信息化背景下文書檔案管理工作

摘要：隨著社會科技的不斷加快，信息技術的得到廣泛使用，部分紙質檔案向著電子檔案方式過渡，創新文書檔案的管理方式是今后發展的必然趨勢，提高管理質量與效率，保證文書檔案管理的便利性與精確性。因此，將文書檔案管理的信息化發展作為切入點，針對當前文書檔案信息化管理中存在的問題進行簡要分析，提出相關創新策略，積極引入現代化工具，對信息化管理模式進行規范，提高信息化管理工作質量。

關鍵詞：信息化背景;文書檔案;管理工作

一、信息化背景下文書檔案管理的要求

（一）高素質管理隊伍

在政府機關、事業單位以及企業的發展歷程中，文書檔案管理工作起到重要作用，但是文書檔案工作自身性質的影響，在實際的開展過程中需要耗費較長的時間，工作效率較低，檔案管理的時效性與精準性受到直接影響。因此，構建一支高素質且基本功過硬的管理團隊，改變當前存在的問題。在信息化時代下，文書檔案的載體逐漸向著多元化方向過渡，由以往的紙質檔案向著電子檔案轉變。因此，檔案管理部門的相關領導人員，應對電子信息化的文書檔案進行全面分析，了解電子信息技術的重要性，明確管理團隊的信息化素養對于提高文書檔案管理工作質量的意義。文書檔案管理人員之間還應加強交流互動，滿足現代化檔案管理工作的需求。

（二）基礎條件的保障

實現文書檔案管理工作向著信息化與現代化方向過渡，需要將足夠的資金作為保障，同時還需要信息化設備與技術軟件的支持。相比較而言，文書檔案的信息化屬于一項系統工作，開展這項工作需要投入大量的人力、財力、物力。首先，將人員配備與繼續培訓交流等開支考慮其中，同時考慮基礎設備以及擴大空間的資金花費。其次，單純加強辦公室設備的現代化是遠遠不夠的，還需要借助信息網絡以及處理軟件，實現文書檔案向著數字化方向發展，并且定期開展測試、鑒定、處理等工作，將專門的檔案信息管理軟件作為基礎，對文書檔案管理人員進行培訓，文書檔案管理工作向著現代化方向過渡，對其進行精確的分類與編碼。

（三）信息化管理理念

在當前的大環境下，計算機與網絡在各個領域當中得到廣泛適應，將其應用到文書檔案管理工作當中，對文書檔案管理工作的開展提出了更高的要求。為滿足當前時代發展的需求，應有針對性的進行改進完善，采取信息化管理理念。將文書檔案管理工作與現代信息化技術相互結合，就是所謂的文書檔案管理信息化管理理念，實現文書檔案管理的現代化進程，對文書檔案管理工作流程進行完善，提高工作人員綜合素養，將網絡資源與實物資源有機相互結合，提高文書檔案管理工作水平與效率。

二、信息化背景下文書檔案管理的策略

（一）建立信息化管理平臺

為保證文書檔案管理工作向著現代化方向發展，實現檔案管理信息化，應建立檔案信息平臺為各項工作的順利開展提供保障。隨著信息技術的飛速發展，傳統檔案管理模式以及人工管理方法逐漸被淘汰，將信息數據庫的強大編輯功能凸顯出來，提高檔案管理質量與效率，降低文書檔案管理工作人員的工作強度，提高檔案管理水平與效率，建立科學的信息化管理平臺，加速檔案管理工作的創新。針對文書檔案的工作性質，建立文書檔案加工系統，將其作為發展目標處理文書檔案中的資料，減少人工的投入，使文書檔案管理工作向著自動化發展過度。

（二）樹立信息化管理理念

文書檔案管理的信息化進程，需要借助現代化的管理理念作為指導。開展文書檔案管理工作的過程中，充分利用信息技術，為后期各項工作的開展提供便利。因此，相關工作人員應明確檔案管理工作現代化的意義，改變傳統管理思想，不斷加強創新意識，樹立現代化的檔案管理理念，逐漸形成信息管理理念。另外，開展文書檔案信息化管理工作時，還應有計劃、有步驟的進行開展，加強人力、資金、基礎設施等方面的建設，借助信息技術與技術，合理應用到文書檔案管理的各個流程當中，減少人力的手工操作，對各項資料進行搜集與分類，實現數字化與信息化的檔案管理模式。

（三）建設高素質檔案隊伍

文書檔案管理水平，從某種程度來看，能夠衡量一個單位的檔案管理水平，提高文書檔案管理水平，需構建一支專業的檔案管理隊伍。在信息化背景下，文書檔案管理向著數字化、規范化、信息化方向發展，檔案管理人員在開展這項工作時應采取科學的方式，提高自身信息化意識，熟練掌握計算機應用功能。第一，構建科學的檔案規劃隊伍，在開展文書檔案管理工作時，保證檔案管理的合理性與科學性，將專業人才的優勢充分發揮出來，熟練掌握計算機信息技術，滿足文書檔案管理的需求。第二，加強檔案管理隊伍的培訓，要求每位檔案管理人員具備過硬的基礎能力，樹立信息化管理思想，實現文書檔案向著信息化方向過渡。

三、結語

總而言之，隨著社會經濟的飛速發展，文書檔案管理方式被創新，同時帶來許多挑戰，在信息化時代下提高文書檔案管理工作質量，是今后發展的必然趨勢。受傳統管理模式的影響，文書檔案管理模式難以滿足當前發展的需求。因此，在文書檔案管理工作中融入科學信息技術，提高信息化文書檔案管理的質量，滿足文書檔案信息化管理的持續發展。

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作者簡介：王貝（1989.11.09）女，民族：漢，籍貫：湖南省祁東縣，職務：辦公室副主任，職稱：政工師初級，學歷：大學本科，研究方向：檔案管理，單位：湖南省衡陽市耒陽市人力資源和社會保障局。