信息化技術(shù)在行政檔案管理中的作用價(jià)值

文/山東省日照市人民醫(yī)院 張?chǎng)?/p>

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能符合時(shí)下檔案管理的需求，行政檔案管理也在向信息化管理靠近，信息化技術(shù)在現(xiàn)階段檔案管理中起著積極的影響，一定程度上提高了檔案管理工作效率，方便了對(duì)檔案的整理和查閱，有效提升了新時(shí)代行政檔案管理工作的水平。

一、在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的意義

（一）滿足社會(huì)發(fā)展的客觀要求。對(duì)于新時(shí)期的檔案管理工作，檔案管理的信息化標(biāo)志著一個(gè)單位對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，一定程度上反映了國(guó)家信息化建設(shè)的質(zhì)量。在信息化時(shí)代，對(duì)行政檔案的管理也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提出了新的要求，在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，就是為了滿足國(guó)家社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中提出的客觀要求，對(duì)于行政檔案的管理，其核心內(nèi)容就是信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，逐步形成行政檔案管理的綜合性管理的機(jī)制。從而有效提升檔案管理的透明度，促使行政檔案管理向信息化技術(shù)邁進(jìn)，催使單位走向安全穩(wěn)定發(fā)展的實(shí)際道路。

（二）提升檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。新時(shí)期的行政檔案管理要符合時(shí)下檔案管理的需求，由于單位的檔案需要進(jìn)行長(zhǎng)期的儲(chǔ)存，因此，對(duì)于檔案的儲(chǔ)存環(huán)境和安全性的要求都比較高，必須要得到有效保障，避免出現(xiàn)受潮以及自然災(zāi)害的影響，盡可能避免出現(xiàn)災(zāi)害的發(fā)生概率，對(duì)于傳統(tǒng)的行政檔案，由于儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，文檔損失也相對(duì)比較嚴(yán)重，再加之受傳統(tǒng)管理模式的影響，以及檔案需要經(jīng)常進(jìn)行查閱，檔案自然會(huì)受到一定的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)各類腐蝕現(xiàn)象，加重了行政檔案的管理難度。而對(duì)于信息化技術(shù)普及的今天，讓檔案管理插上信息化的翅膀至關(guān)重要，可形成相應(yīng)的電子檔案，方便查閱和進(jìn)行相應(yīng)的檢查，還可能通過(guò)信息化技術(shù)加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)，轉(zhuǎn)變對(duì)行政檔案的管理理念，從而提升檔案管理的綜合能力水平。

二、信息化背景下行政檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）行政檔案管理工作得不到有效重視。對(duì)于檔案管理工作而言，領(lǐng)導(dǎo)重視的程度不高，在以往的管理中，對(duì)于檔案的管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和理解，在實(shí)際運(yùn)用中的作用也不明顯，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層也是對(duì)該工作下達(dá)給相關(guān)的檔案管理部門(mén)后，過(guò)問(wèn)次數(shù)也相對(duì)較少，在單位的長(zhǎng)期發(fā)展中，形成一個(gè)不良的循環(huán)，導(dǎo)致檔案管理人員缺少工作的積極性，直接影響著檔案的管理水平。

（二）檔案管理的設(shè)施相對(duì)落后。對(duì)于信息化時(shí)代，檔案的管理沒(méi)有專門(mén)的檔案存放的場(chǎng)所，個(gè)別單位將行政檔案存放于辦公室等場(chǎng)所，對(duì)正常的辦公產(chǎn)生了相應(yīng)的影響，也給檔案的管理帶來(lái)了諸多不便。對(duì)于檔案的管理非專業(yè)化，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象，影響著檔案管理的質(zhì)量和效益。此外，還缺乏行政檔案管理方面的人才，現(xiàn)實(shí)情況下，部分檔案管理人員對(duì)檔案的管理不具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，對(duì)相關(guān)檔案的管理系統(tǒng)不熟悉等，直接影響著檔案的管理，也由于當(dāng)前國(guó)家及單位對(duì)一些檔案管理的綜合人才培養(yǎng)方式存在一定的不足，影響著檔案管理工作的合理開(kāi)展。

（三）缺乏相應(yīng)的檔案管理制度。部分單位的行政檔案管理工作，其實(shí)就是一種形式上的存在，沒(méi)有發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值。在管理的過(guò)程中，缺少相應(yīng)制度規(guī)范，缺乏相應(yīng)的科學(xué)管理策略，對(duì)檔案管理的工作沒(méi)有管理的目標(biāo)，方向不明，對(duì)于一些陳舊的檔案不能進(jìn)行有效的整理，不能及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更新，降低了檔案的使用效率。還有部分檔案管理人員對(duì)檔案管理不夠重視，沒(méi)有形成相應(yīng)制度約束，導(dǎo)致檔案管理整體水平有待提升。

（四）服務(wù)理念有待提升。信息化時(shí)代的檔案管理工作，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀需求，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)步伐，從而加強(qiáng)檔案的管理，由于檔案管理的服務(wù)對(duì)象在擴(kuò)展，影響力在提升，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理理念必須要依據(jù)信息化技術(shù)發(fā)展要求，進(jìn)行必要的技術(shù)革新，改進(jìn)檔案管理的工作方式方法，讓現(xiàn)代化信息技術(shù)得到合理的運(yùn)用，從而有效提升檔案的綜合管理服務(wù)水平。

三、信息化技術(shù)用于行政檔案管理的作用價(jià)值

（一）提升了檔案管理的質(zhì)量水平。在檔案管理工作中，信息化技術(shù)的運(yùn)用起著至關(guān)重要的作用，它可以讓檔案的管理工作更加順暢，呈現(xiàn)給人一種清新整潔的畫(huà)面感，在管理中可以加大電子檔案的應(yīng)用，讓檔案以數(shù)據(jù)的方式存在，節(jié)約了檔案管理的實(shí)際占用空間，保證了檔案的完整性內(nèi)容的清晰性，有效提升了檔案管理的質(zhì)量效益。

（二）節(jié)約人力資源，提升工作效率。行政檔案管理工作都是紙質(zhì)的檔案，需要進(jìn)行人工的收集和相應(yīng)的整理，便于被查閱或檢查，不僅浪費(fèi)了人力物力，還浪費(fèi)了大量的時(shí)間成本，導(dǎo)致相關(guān)的檔案管理人員工作的積極性不高，工作效率低下。而在信息化技術(shù)發(fā)展下，對(duì)于行政檔案管理的信息化技術(shù)運(yùn)用，讓檔案的管理通過(guò)移動(dòng)存儲(chǔ)進(jìn)行有效實(shí)現(xiàn)，提升了檔案的存儲(chǔ)效率與存儲(chǔ)量，避免了人力資源的浪費(fèi)，一定程度上提升了檔案管理的工作效率，還節(jié)約了檔案管理成本，避免檔案丟失損壞等現(xiàn)象。

（三）發(fā)揮了時(shí)間和空間的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。在行政檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)十分明顯，一定程度上擺脫了時(shí)間和空間的束縛，特別是對(duì)于行政檔案的查詢工作的開(kāi)展，就可能充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，在不定時(shí)間、不定地點(diǎn)、任何的環(huán)境下都可以實(shí)現(xiàn)檔案的調(diào)取查詢、更新輸入等，為現(xiàn)代企業(yè)或單位和行政檔案管理工作提供了便利，促進(jìn)了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，提升了檔案的管理質(zhì)量。

（四）實(shí)現(xiàn)了檔案管理的復(fù)制共享。信息化背景下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)的區(qū)別，傳統(tǒng)的紙質(zhì)行政檔案在復(fù)印過(guò)程中，對(duì)于一些內(nèi)容復(fù)雜、時(shí)間跨度大的檔案資料，可以說(shuō)是一項(xiàng)非常巨大的工程，而對(duì)于信息化檔案技術(shù)的應(yīng)用中，它突破了傳統(tǒng)的理念，不再受紙質(zhì)檔案的束縛，可以通過(guò)調(diào)閱電子檔案的形式，保證檔案的完整性，從而保證不被丟失或損壞。而對(duì)于一些行政檔案的復(fù)制過(guò)程中，也存在一定的負(fù)面效應(yīng)，相關(guān)信息檔案的資料容易受一些計(jì)算機(jī)病毒的侵害，導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，還應(yīng)加強(qiáng)這方面人員的相關(guān)培訓(xùn)，定期對(duì)檔案的數(shù)據(jù)情況進(jìn)行檢查，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培養(yǎng)，設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，避免檔案信息資料的泄露，從而保證檔案的完整性不受損失，有效提升檔案信息化管理技術(shù)水平。

（五）提升了檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平。信息化技術(shù)在行政檔案管理工作應(yīng)用中，對(duì)單位或企業(yè)行政檔案管理工作人員的綜合能力都提出了較高的要求，在信息系統(tǒng)的了解和學(xué)習(xí)中，都必須要進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)學(xué)習(xí)，才能有效完成相應(yīng)操作系統(tǒng)知識(shí)的掌握，從而更好地進(jìn)行檔案管理工作的開(kāi)展，為了讓其掌握相關(guān)的知識(shí)，并必須定期或不定期組織相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，有效提升檔案管理人員的綜合能力素質(zhì)，讓其在管理工作中向?qū)I(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)，從而提升檔案的管理水平，也可以提升團(tuán)隊(duì)人員的整體能力素質(zhì)，從而加強(qiáng)檔案的管理，促使其檔案的安全合理性得到保障，促進(jìn)檔案管理工作步入發(fā)展的正規(guī)道路上，為促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代，檔案的信息化管理給行政檔案管理工作帶來(lái)了便利，有效提升了檔案管理的信息化和科學(xué)化的水平。相關(guān)的檔案管理人員在實(shí)際工作的開(kāi)展中，可以借信息化技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，深入了解檔案管理中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并采取針對(duì)性措施，促進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，提升行政檔案的實(shí)際管理水平。