新形勢下醫院會計檔案管理信息化建設探討

文/呂梁市人民醫院 康保英 趙麗麗

醫院會計檔案不僅是記錄經濟業務的憑證，而且也是搭建醫患關系的平臺，它可以為行政主管部門及醫院管理層分析、處理醫患糾紛案件提供準確的參考依據。在互聯網、大數據平臺廣泛應用的今天，醫院應借此契機，在會計檔案管理方面引入信息化手段，在提高內部管理水平與效率的同時，為公平解決醫療糾紛、教學調研提供寶貴的影像與文字資料。

一、新形勢下醫院會計檔案信息化管理的重要意義

會計檔案可以綜合反映醫院在診療過程中的經濟活動，并可為各級部門及外界信息使用者提供監督、論證的準確依據。醫院通過對日常經濟業務形成的診費收據、藥品銷售清單及患者診療報告等原始憑證進行分類、整理后形成會計檔案，不但可為患者日后查詢費用、處理質疑案件提供依據，還可以為院方提高醫療與管理水平提供歷史案例。因此，準確、完整的會計檔案對醫院行使公益職能、處理醫患矛盾、開展科研論證提供了寶貴的數據財富，強化醫院會計檔案的管理有助于提升醫院整體的管理水平。

（一）可以提高會計核算效率及簡化就診流程。由于我國醫療資源的分布現狀，一些如北京協和、上海仁濟醫院等國際知名醫院更是出現人滿為患，一號難求的現象，加之，個別醫院由于管理不善，使一些“黃牛”從中賺取利益。這種在診治前已經形成的緊張醫患關系極易使醫院面臨被投訴或產生醫患矛盾。因此，在醫院內部實現掛號、診治、拿藥、入院與出院、診費結算及會計檔案管理為一體的醫院信息化管理系統管理，可在規范患者診治全流程的基礎上，大大節約患者就診時間成本，并提高了醫院的行政管理水平。例如，患者可通過手機APP實現對專家號、藥費余額、床位空閑等信息的查詢，為患者與醫生之間搭起了一座橋梁。

（二）徹底改變了醫院傳統會計檔案保管的模式。會計檔案的信息化管理擴寬了檔案的查詢范圍與領域。傳統紙制檔案的管理只注重檔案的安全、完整，而檔案的查詢、借鑒作用卻被忽視，而服務性是檔案工作得以存在和賴以發展的前提條件，樹立為公眾服務的嶄新理念，改變保管、保密為主的觀點，改變會計檔案的借閱管理，通過修訂會計檔案借閱制度，可以使患者隨時隨地了解藥品、器械、住院費用標準，增加了醫院收費的透明度。

（三）強化了醫院反饋、監督機制。醫院可通過在大廳設置查詢終端，為廣大患者查詢專家坐診時間、藥品目錄與醫療收費、入院辦理與收費標準等信息提供方便，并通過網上論壇、座談會、投訴箱、投訴電話，處理和解決患者有關收費的疑問和投訴。還可以院外聘請價格監督員，特別是可為每位患者建立唯一的電子會計檔案，在方便患者查詢的基礎上，為行政主管部門監管檢查提供平臺。

（四）加強了醫院與患者之間的溝通、理解。目前，多數醫院存在的醫患關系緊張問題主要是由于醫院在診療過程中與患者在信息上的不對稱所致，主要表現在檢查費用、藥品價格的不透明，使患者對醫院產生了信任上的危機。會計檔案作為聯結患者與院方的橋梁，它通過使用大數據、互聯網建立的信息化平臺，使患者在手機APP或醫院大廳顯示屏中清楚了解專家出診、藥品目錄、醫院床位、患者費用等信息，促使患者將提出的問題與醫院進行交流，使行政主管部門、廣大社會各界對醫院進行監督，不斷提升醫院醫療診治的水平及藥品價格及診治費用的透明度，加強與患者之間的信息流通。

（五）為衛生監管部門處理醫療糾紛提供依據。醫院的會計檔案是體現醫院管理水平的重要內容，它不但可以真實反映醫院的經濟活動，也是判斷醫患矛盾過錯方的主要依據。實現醫院會計檔案信息化管理可以安全、完整地保存醫院處理相關事項的資料，通過對醫院會計檔案資料進行掃描處理，將具有保存價值的憑證、協議、證書、報表、報告等資料存儲于計算機中，醫院所舉證完整的、真實的會計檔案信息可以作為法律依據。完整、真實的會計檔案可以為解決醫患矛盾提供可靠、公平的法律依據。

（六）增加了醫院各科室之間的聯系。醫院會計檔案管理在實現互聯網、大數據信息化目標后，可以使醫院管理層、各診室坐在電腦前完整、及時地查詢某個患者的病情及案例信息，減少了傳統查詢紙制檔案的工作量。會計檔案信息化管理還能夠使醫院成本效益關系更加清晰平衡，密切醫院管理部門和臨床各科室之間的協作，調動醫務人員的工作積極性，醫院還可根據會計檔案公平地對每位醫生進行執業考核，并及時對醫療中出現的管理漏洞進行反映，不斷提升醫院的診療與服務水平。

（七）規范了醫院的收費流程與標準。醫療從進藥、提供檢測、專家會診、辦理入院與出院及收取藥品與服務費用等一系列過程，會形成眾多的原始憑據，醫院在實現會計檔案信息化后，可以方便院方管理層對醫療整個過程進行監督。各個環節實現全方位、全過程的監控，可以最大限度地減少和糾正差錯，堵塞收費漏洞，對于人為操作容易出現的問題，通過信息化系統中對藥品價格、檢測費用及診療費用的限定，可以避免工作人員人為加價行為的發生，降低了醫患糾紛的概率。

二、新形勢下實現醫院會計檔案管理信息化建設的途徑

（一）醫院領導應提高會計檔案信息化管理重視程度。首先，院方管理層應高度理解實現會計檔案信息化管理的意義，并在人、財、物等方面給予信息管理必要的支持。其次，聘請專業的軟件開發公司為本醫院量身定制信息化管理平臺，保證會計檔案管理落實到位。若想真正實現醫院會計檔案信息化管理目標，首先，應轉變醫院管理層保有的會計檔案管理舊思想，使其了解信息化手段對于提高會計檔案管理效率與安全性方面的優勢，在醫院內部形成正確的會計檔案信息化管理觀念。醫院管理層應在內部建立會計檔案信息化管理制度與考核監督制度，以確保會計檔案信息化管理順利開展。醫院的會計檔案信息化管理考核機制，可以促使醫院各診室、全體工作人員提高對檔案信息化管理的重視程度，積極參與到檔案信息化管理工作之中。此外，醫院管理層應不斷提升對會計檔案信息化管理的重視程度，以確保醫院健康、有序地發展，為我國醫療事業貢獻力量。

（二）建立健全醫院會計檔案信息管理制度。醫院應根據自身檔案管理需要在內部建立會計檔案信息化管理制度，同時，制度應完全遵照《會計法》《會計檔案管理辦法》等相關規定，確保制定完善，保證其準確性、系統性。不斷優化會計信息系統，對原有的系統進行升級與更新，在提高其利用價值，為醫院發展、醫患溝通提供服務的同時，應時刻關注會計信息化檔案的網絡安全、硬件安全，避免會計檔案出現丟失、篡改。

（三）強化對會計檔案信息管理監督。由于醫院會計檔案涉及業務科室多、憑據繁雜及專業性強等特點，給歸檔人員增加了許多工作量，并極易出現檔案錯誤。因此，醫院應建立會計檔案監管體系，實現對會計檔案生成、復核、流轉、查詢、歸檔全過程的監管。醫院會計檔案監管體系不僅包括醫院內部審計機構的監管，還包括計生委、財政與檔案部門的外部行政監管，保障會計檔案信息的準確性、及時性、完整性，降低差錯率，提高透明度。只有通過完善管理和監督制度才能用好會計檔案信息，實現高效的監管不僅是保證醫院健康有序發展的基石，也是有效解決醫患糾紛的重要保障。

（四）提高醫院財務、檔案保管人員的業務素質。先進的會計檔案信息化系統及完備的管理制度均離不開有職業素養及專業技術的人才。因此，醫院應加大對檔案管理人員業務培訓及職業道德教育的力度，并通過定期考核的方式，調動醫院檔案管理人員熱愛本職工作的積極性。同時，應提高醫院財務人員的法律意識，促使其在日常經濟業務過程中能堅持原則，避免財經違紀行為的發生。

（五）提高醫院會計信息化檔案的安全性。醫院應指派信息中心工作人員負責會計檔案信息化安全，通過安裝、更新網絡防火墻，避免醫院電子數據被網絡惡意攻擊。定期對醫院電子數據進行備份，防止本醫院服務器、電腦硬件損壞而涉及會計檔案的安全。同時，信息中心與檔案管理、財務部門應聯合對會計檔案進行索引分類，以方便日常監管查詢。

三、結語

醫院會計檔案既涉及財經法律法規，又涉及醫療診治流程及相關規定，實現會計檔案信息管理目標是體現以人為本，科學、合理解決醫患關系的重要手段。因此，醫院應在人才建設、環境提供、網絡安全等方面為會計檔案信息化管理提供支持。