加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展研究

文/吉林市食品藥品檢驗所 薛欣

近幾年，隨著食品藥品立法的推進，各地食品藥品安全監管工作力度不斷加大，進而產生了大量的執法案卷、檢測報告、督查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統地管理并利用這些檔案，并及時對社會公布有價值的信息，是我們在執法以外必須重視的工作。

一、食品藥品監管對人們生活的重要性

食品和藥品是人們日常生活中的重要組成部分，對于人們的身心健康有著較大影響。隨著環境污染問題的日益加劇，人們對食品藥品質量的關注度也在不斷提高，這是因為在當前快節奏的社會大環境中，快餐成為人們生活的首選食物，而快餐中很多食物在制作過程中，為了提升其口感和鮮味，會添加一定量的化學藥品，如果人們長期食用化學藥品較多的食物，會對自身機能帶來較大影響，嚴重時還會導致食用者死亡。基于此，監管部門及人員有必要加大對食品藥品監督管理的力度，按照國家規定的標準要求，履行自身職責，降低不合格食品藥品對人體的傷害，保證人們的健康。

二、強化檔案管理促進食品藥品監督管理事業發展

（一）加強領導重視，為檔案管理工作開展提供依據。食品藥品監督管理中涉及的內容較多，所需的材料文件也較為復雜，如相關政策文件、辦件手續等，所以做好檔案管理工作對開展食品藥品監管有著非常重要的作用。同時在開展檔案管理工作時，也要對檔案信息予以不斷完善和優化，及時掌握食品藥品監管工作的情況，合理調整監管模式，從而推動監管事業的進一步發展。首先，應該加大領導層人員對監管工作的重視力度，明確檔案管理在食品藥品監管中的重要性，嚴格按照規劃好的內容開展檔案管理工作。其次，將檔案管理與年度考核融合起來，提高其落實效率。再者，明確劃分管理人員的責任和義務，構建完善的工作網絡，加強對檔案管理工作的約束和規范。最后，加大資金投放，設置專項資金保證檔案管理中軟硬件設施制備的齊全性，為工作開展提供可靠依據。

（二）建立健全的管理機制。食品藥品監管工作中涉及的檔案文件數量相對較多，且由于監管部門的不同，檔案內容也不盡相同，要想加強檔案調閱的及時性，以及管理工作的有效性，有必要建立健全的管理機制，對不同類型的檔案信息實行合理歸檔和存儲，為食品藥品監管提供幫助。在管理機制建立過程中，一方面要結合國家現有的法律規章制度，完善管理機制的相關內容，如《檔案保密制度》《檔案人員工作職責》及《檔案室管理制度等》，合理規劃各部門的工作職能，促進監管工作的順利開展。另一方面也要做好檔案的分類、清潔和歸檔工作，加強檔案資料的齊全性、安全性和長久性。或者還可以通過信息技術的應用來促進管理機制的全面落實，提高管理水平。

（三）組織崗位培訓。檔案管理人員能力素質的高低直接決定著管理工作質量的好壞，尤其是在藥品食品監管企業中，檔案管理人員存在著較大的流動性，很多工作人員都是從其他部門臨時借調過來的臨時工，自身對于檔案管理的認知較為薄弱，而且也沒有接受過專業培訓，使得檔案管理中存在諸多問題，阻礙監管工作的順利開展。為此，監管單位應定期組織員工開展崗位培訓活動，明確檔案管理的具體內容及要求，并聘請專家進行現場指導，對存在的管理問題予以及時解決，以此完善檔案管理人員的綜合素質，保證檔案管理有效性。同時，還可通過組織自學等方式來加深員工的法律意識，改善其檔案管理工作的處理效率。

（四）優化食品藥品監管檔案資料的服務性能。檔案管理是為食品藥品監管工作的開展提供詳細信息資料，促進監管工作有序執行的必備條件，其具有較強的服務性能。因此在實際工作中，為了發揮自身的功能性，檔案管理部門需要加深自身的服務意識，協助相關部門進行檔案數據的查找和翻閱，保證工作的順利開展。另外，在檔案翻閱前，應做好相應的登記，以免出現檔案信息泄露或丟失的情況，避免風險的產生。

（五）加大資金投入，改善檔案管理環境。在信息社會下，計算機技術、網絡技術被廣泛應用到各企業數據資料管理工作中，對于食品藥品監管單位也不例外。相關人員應通過計算機技術、網絡技術的合理應用來提升檔案管理的有效性、及時性，改進傳統紙質檔案管理中存在的弊端，實現無紙化辦公，從而提升檔案資料的翻閱效率，延長檔案資料的保存年限。通過信息技術的應用可將原始資料數據轉化成電子數據，做到信息的有效管理，為相關工作的順利開展提供幫助。同時還需合理劃分檔案室，將辦公區、查閱區及庫房予以有效劃分，加強檔案資料的安全性。此外，檔案室環境的合理性也需引起部門人員的高度重視。在檔案室內需要設置溫濕度測量儀，及時觀測檔案室的溫濕度變化情況，以免檔案受潮損害。在條件允許的情況下，可在檔案室內安裝空調，提高環境質量。不僅如此，在閱讀區域內可安裝數碼照相機、掃描儀等設備，以提高檔案閱讀效率。只有保證軟硬件設施的合理性、齊全性，才能更好地為食品藥品監督管理工作提供準確數據支持，進而推動相關工作順利開展，促進行業的穩步前行。

（六）加大案卷檔案管理的工作力度。案卷檔案其實就是案件檔案，是實施行政處罰時的重要參考依據。案卷檔案除了具有一般檔案的特征外，還具有一定的法律效益。案卷檔案中包括日常監督、專項檢查、投訴舉報等相關內容，這些內容對于工作人員了解區域內相關人員的具體情況有著顯著效果，所以做好案卷檔案的監管有著重要意義。在開展案卷檔案管理工作時，工作人員需先根據區域情況建立完善的基礎檔案信息庫，按照功能、經營特點等對商戶進行分類，如食品、藥品、醫療器械、化妝品等，保證在監管和檢查過程中，不會存在重復、遺漏等現象，進而影響后期執法效果，導致權責不明等問題。按照食品藥品監督法的相關要求來看，案卷檔案中還應將來源信息、現場檢查信息、整改通知書、行政處罰決策等相關材料信息記錄其中，并按照時間順序將其予以排版裝訂，增強資料記錄的準確性、詳細性、清晰性，從而為后期審核工作的開展提供幫助，避免違法現象的出現，造成較大的經濟財產損失及人員傷亡。只有保證案卷檔案的準確性、合理性，才能為后續工作提供更加準確的參考依據，維護人員的生命安全。

（七）全面實施檔案管理的“三個落實”，注重稽查工作。1.全面落實監管對象。藥品食品檔案管理機構應根據當地實際情況制定較為完善的檔案管理結構圖，讓相關工作人員能夠明確掌握檔案管理人員的具體信息及企業情況。同時落實實時監管的相關內容，做好檔案資料的更新和完善，提高監管效率，為檔案作用的充分發揮提供幫助。2.全面落實案件線索。在發生食品藥品類案件時，全面了解案件線索內容是尤為必要的。相關工作人員應展開詳細的調查工作，并結合舉報內容對食品藥品企業進行調查和研究，并將調查結果詳細記錄到檔案資料中，保證后續工作的順利進行。此外，在食品藥品類案件處理中，監管部門人員還應對信息來源進行審核，加強信息的準確性，確保在規定時間內完成相關工作，提高檔案管理的工作效率和質量。3.注重案件質量。在食品藥品監督管理工作中，檔案的收集、整理及歸檔都需要有專人簽字確認，并將相關責任落實到各個案件承辦人身上，以此提高案件處理效率，加強信息資料調取的準確性，提高檔案內容質量。

三、結語

綜上所述，在食品藥品監督管理工作中，加強檔案管理有著非常重要的現實意義。也只有確保檔案管理工作的高質量和高效率，充分發揮檔案管理的服務性能，才能為食品藥品監督管理單位提供更大的支持，進而促進監管工作的全面落實，加大食品藥品的安全系數，提升人們的健康指數。