項目負責制下科研項目檔案管理研究

文/山西省醫藥與生命科學研究院 車興

由于缺乏有效的前端控制措施和規范的文檔管理機制，在項目研制各階段仍有部分文檔不能按時歸檔，影響了項目研究的順利進行。為了保證科研工作的順利進行，建立科研項目文檔一體化管理模式，是提升項目管理工作質量的有效措施。科研項目檔案管理工作會受到多方面因素的影響，為了更加有效地提升科研檔案管理的質量，應當從眾多影響因素分析，并建立起項目負責制下的科研項目檔案管理，保證檔案管理的水平與質量。

一、科研項目檔案管理常見問題

（一）檔案意識不強。對于科研單位來說，其日常工作的重點是進行科研項目的研究，因此對于檔案的概念不夠清楚，缺乏檔案管理意識，而且認識不到檔案管理的價值及作用，認為在科研項目的開展過程中對于研究資料沒有必要進行檔案式保存，甚至會覺得檔案的收集與整理非常麻煩，僅僅進行成果匯報就可以了。由于這種意識的影響及思想支配，導致很多科研項目檔案在進行驗收時，只記錄了研究過程中的聲像、照片等資料，但對于細致的項目資料卻沒有進行很好的保存，例如記錄了數碼光盤，卻缺少紙質的數據資料、照片等，而且歸檔人員還認為只要有電子版即可，不需要紙質檔案的保存，這也導致后續科研項目進行重新分析時缺乏有效的檔案資料進行支持，難以達到理想的科研效果。由于檔案意識不足導致檔案管理水平低下，大大影響了科研項目的發展。

（二）檔案資料收集不全。科研項目檔案管理主要就是對科研的相關資料進行收集與歸檔，而目前檔案管理中最大的問題之一還是檔案資料收集不全。造成檔案資料收集不全的原因是多樣的，科研人員以及檔案管理人員的檔案管理意識和資料收集能力不強，或者檔案收集中未能夠重視紙質文件、錄像文件等資料的收集等，都會導致檔案資料收集不全。目前檔案資料收集不全的問題主要也表現在這兩方面：一是檔案意識的缺乏，導致科研項目相關人員在進行科研檔案整理時，忽略了很多檔案內容，比如科研過程中的過程性影像、錄音、原稿等資料。另外雖然目前信息化正廣泛應用于各個領域，檔案管理中電子檔案記錄也十分重要，但不可忽略科研項目中紙質資料的重要性，為了保證檔案資料的有效性以及準確性，應當將科研項目的原稿資料整理好，做好檔案的收錄工作，另外要注意原稿遺失只能提供復印稿的也要由相關單位進行審核后蓋章做出說明，避免影響后續檔案管理工作。

（三）檔案管理人員水平。檔案管理人員的工作水平以及責任意識是影響檔案管理質量的關鍵內容之一，現階段檔案管理人員存在水平參差不齊的問題。檔案管理人員往往是具備相關從業資格的人員，但由于科研項目的重要性和特殊性，在進行科研項目管理中很多檔案管理人員的水平可能不足以完成科研檔案歸檔工作?？蒲袡n案的歸檔并不是單純地將資料匯集在一起存放，而應當對形成的檔案進行收集、鑒定、分類、編目等，部分檔案管理人員的專業水平不夠往往容易導致上述環節出現差錯，出現檔案管理方面的問題。

（四）科研與檔案管理不協調。除了檔案管理人員的工作能力外，科研人員與檔案管理人員之間不協調也是影響檔案管理質量的主要問題?？蒲腥藛T工作側重點在于科學研究，而檔案管理人員則需要根據相關規范對檔案進行收集與整理，而在實際工作中雙方很有可能爆發矛盾，這在科研項目檔案管理中比較常見，科研人員無法按照檔案管理的相關要求提供完整、有序的資料，認為科研資料檔案的細枝末節并不需要歸入檔案，或者原稿遺失等情況都可能造成雙方工作上的矛盾，影響工作質量。

二、項目負責制下的科研項目檔案管理

（一）以科研項目為中心。在項目責任制下開展科研項目檔案管理需要以科研項目作為工作中心。整個科研項目檔案管理工作圍繞著科研項目的要求和內容開展，保證檔案管理的優質性。檔案管理人員在開展檔案管理活動時，應當保持著對科研項目認真負責的態度，分析科研項目各個階段以及不同檔案記錄形式下的科研相關內容。在進行科研項目歸檔時應當注意根據研究項目的不同類型進行分類處理，重視科研檔案中細節性內容，將影像資料、錄音資料、文字資料與電子信息記錄等進行有效的整理。

（二）確立責任人制度。責任人制度是在項目負責制下科研項目檔案管理的關鍵內容之一，項目責任制的關鍵點在于成立對應的責任人制度。為了保證科研項目管理的可靠性，責任人設立也應當強調科研項目組的主體地位，早期的科研項目是以單位作為主體的，而責任人制度的建立能夠強調科研項目主持人的地位，保證科研項目的順利實行。在實行責任人制度中應當貫徹執行責任人制度，項目責任人在批準計劃任務以及預算范圍內享有自主權，并且對于科研項目承擔其法律責任。

（三）合同制管理模式。合同管理模式是保證項目負責制的關鍵，合同管理的建立能夠幫助參與本次科研項目的各個人員之間形成良好的互動關系，雙方的工作、責任、義務等都按照合同進行，并且合同將作為各方行為規范的法律依據，保證了科研項目的可靠性。應用合同制管理中應當注意合同雙方的權、責、利統一性，提高管理的質量。

（四）重視對檔案管理問題的解決。在上述分析中得知，科研項目的檔案管理中，存在檔案意識不足、檔案資料收集不全、檔案管理人員水平低下、科研與檔案管理不協調的問題，對此，科研單位應當充分認識到解決這些問題的重要性，首先應當樹立檔案管理意識，充分認識到科研項目檔案管理的重要性，并且注重在進行科研項目研究過程中的檔案資料收集，同時不斷提升檔案管理人員的專業水平，確保其能夠勝任檔案管理工作，并促進科研與檔案管理的協調性、一致性，從而實現檔案管理水平的不斷提升，以更好地服務于科研項目的管理與發展。此外，基于項目負責制的科研項目檔案管理，應當更加注重實現項目負責制，同時解決檔案管理問題，以更好地滿足科研項目的要求。

三、結束語

項目負責制下的科研項目管理工作有利于提升科研項目管理的質量，通過責任的明確以及責任人的設立等，能夠幫助提升相關人員對科研項目的重視程度，優化檔案管理的相關流程以及操作，進而提升管理的整體質量。