事業(yè)單位檔案管理存在的問題及處理策略

文/青海省農(nóng)牧業(yè)項目管理中心 竇穎

事業(yè)單位檔案內(nèi)容較為龐雜，包含很多方面；其管理工作對人才的考核、選拔及單位其他工作者幫助很大。事業(yè)單位人員可通過查看檔案相關(guān)信息，獲取所需的資料，利于下一步工作的開展。近年來，隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，新型管理理念的涌現(xiàn)，單位檔案管理質(zhì)量不斷提高，但仍然存在諸多問題。對此，本文即對當(dāng)下事業(yè)單位存在的問題進行綜述，并提出相應(yīng)處理方法。

一、檔案管理中存在的問題

（一）信息化程度較低。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用與推廣，在各行各業(yè)中都取得滿意成績。檔案管理工作中信息化技術(shù)的引入，更有利于事業(yè)單位工作開展，其好處顯而易見。檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，可極大提高工作質(zhì)量、效率，減少人為因素誤差。同時信息化技術(shù)的應(yīng)用，可更方便、快捷地進行檔案的提取、整理、查詢等。此外，信息化檔案管理實施，更為符合環(huán)保理念，減少成本等，可使重要地方有更多資金周轉(zhuǎn)運用。但實際情況，目前大多數(shù)事業(yè)單位仍然較為守舊，沒有意識到檔案管理信息化的好處與優(yōu)勢，導(dǎo)致即便實施信息化檔案管理，但落實不夠徹底，依然應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理模式。

（二）管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低。當(dāng)前事業(yè)單位雖然開展信息化檔案管理，但檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，或直接由其他部分人員替代，甚至部分單位并無專業(yè)人員進行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作過于松懈、簡單，不僅影響檔案管理質(zhì)量，且不利于單位發(fā)展。即便部分事業(yè)單位有專業(yè)人員進行檔案管理，但缺少考核、考察、培訓(xùn)等相應(yīng)管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)較差、專業(yè)程度較低等，影響檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作涉及科學(xué)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、計算機等多方面知識，并非想象中那般簡單，若檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，則無法滿足檔案管理需求，難以做到科學(xué)化、專業(yè)化的管理。此外，因管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，可能造成檔案管理不當(dāng)、丟失、損毀等情況，甚至嚴重者利用檔案資料，做一些違法犯罪事情，則不僅對事業(yè)單位，也對社會安定造成嚴重影響。

（三）事業(yè)單位檔案管理工作缺乏收集力度。檔案管理工作較為煩瑣、復(fù)雜，工作量大，事業(yè)單位管理工作中常存在歸檔不及時、收集歸檔工作被動、執(zhí)行不嚴格、收集歸檔監(jiān)督制度不健全等，嚴重影響檔案資料的收集、歸檔。同時普遍存在部分歸檔資料準(zhǔn)確性差、不夠真實、材料不全面等問題，且這類虛假現(xiàn)象較為嚴重，大多考核、鑒定資料，存在“如出一轍、千篇一律”的現(xiàn)象，對于每個接受考核人員信息，無法真實反映，降低檔案管理工作利用率，嚴重歸檔質(zhì)量。

（四）重視度較低。以往檔案管理工作中，大部分人認為其只是單純的資料保管工作，只需將制定資料、放置于指定位置，做到不丟失即可，導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問題。同時，也正是因為事業(yè)單位管理層的不夠重視，松懈的思想，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量差、效率低，管理方式落后。事業(yè)單位檔案管理的重要性，對社會、國家不言而喻。部分重要檔案中，包含關(guān)系重大的機密文件，一旦因管理不善，造成遺失、損毀、泄露情況等，可能對單位、社會甚至國家都造成巨大影響。

（五）管理力度薄弱。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的重視度不足，導(dǎo)致其管理手段落后、管理水平不高、管理力量薄弱，不重視檔案管理工作。近年來，隨著事業(yè)單位科室重組、機構(gòu)調(diào)整，改革的縱深推進，檔案管理工作崗位變動。部分檔案管理人員，對工作性質(zhì)覺悟不高，重視度不足，且大部分未經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，對于檔案管理工作中的裝訂、歸檔、整理、收集等業(yè)務(wù)并不熟悉，甚至大部分人員兼職檔案管理，投入精力不足。檔案管理工作中，對于檔案資料未及時整理歸檔，對檔案管理水平造成嚴重影響。而檔案管理設(shè)備上，大多仍然采用“因陋就簡”的原則，將庫房、查閱、辦公等集為一體，缺乏鐵窗、鐵門等基礎(chǔ)設(shè)備，同時缺少防盜、防潮、防火等安全措施。管理手段單一陳舊，大多是采用人工方式進行調(diào)閱檔案，嚴重影響工作效率。而紙質(zhì)檔案對保存要求較高，若多次翻閱、陽光照射，檔案資料存在較高損害風(fēng)險，易發(fā)生字跡褪色、紙張發(fā)黃等情況，對檔案完整性造成直接影響。

二、應(yīng)對措施

（一）加強信息化、現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)。隨著信息化的推廣，事業(yè)單位需深刻認知到其發(fā)展的必要性與重要性，信息化檔案管理的開展是必然趨勢。事業(yè)單位在政策、資金上，均需加大對檔案管理科技的投入，完善其相應(yīng)設(shè)備，促進信息化、現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展，進而提高檔案管理質(zhì)量與安全性。同時，加強管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，促使每位檔案管理人員均符合崗位職責(zé)需求，使其在工作上更快速、熟練地掌握現(xiàn)代技術(shù)，推進信息化檔案管理建設(shè)。

（二）人員綜合素質(zhì)提高。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與工作人員綜合素質(zhì)存在必然聯(lián)系，在檔案管理人員的聘用、選拔中，因高度注重人才的職業(yè)道德、修養(yǎng)、綜合素質(zhì)、專業(yè)能力等，在進行全面考察后，再選拔出優(yōu)秀人才，保證崗位需求。同時，事業(yè)單位需加大對在職檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其學(xué)習(xí)先進技能、掌握最新的管理理論，滿足崗位需求。同時，設(shè)立相應(yīng)考核機制，避免工作人員出現(xiàn)松懈情況，使其緊跟時代發(fā)展。

（三）檔案管理認知的提高。事業(yè)單位檔案管理工作的開展與落實，與領(lǐng)導(dǎo)者的重視度息息相關(guān)；領(lǐng)導(dǎo)需帶動、教育下屬，調(diào)動工作人員的檔案管理工作積極性、提高其認知，使檔案管理工作做得更好。同時，需制定完善的管理細則，并嚴格要求、規(guī)范執(zhí)行，以保證工作的原則可依，進而加大對信息化檔案管理的開展。

（四）加強信息化、現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理工作要求高效率工作，因此，加強現(xiàn)代化、信息化檔案管理建設(shè)是必要的，實行計算機輔助管理，利用現(xiàn)代技術(shù)與掃描儀、計算機等現(xiàn)代科技設(shè)備，在計算機中錄入檔案資料，將聲像、圖片、文字等轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，儲存于現(xiàn)代化設(shè)備中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式與自制檔案并存的管理體系，提高檔案管理質(zhì)量，同時信息化檔案管理，更方便人們對需要的檔案資料進行查詢，提高工作效率。同時，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理，利用網(wǎng)絡(luò)共享功能，將不屬于保密范圍的檔案資料共享，提高檔案信息管理質(zhì)量。

三、小結(jié)

事業(yè)單位信息化檔案管理工作開展中，因其自身具備的復(fù)雜性、特殊性，導(dǎo)致信息化檔案管理建設(shè)存在一定難度。對此，我們需根據(jù)自身單位特性，不斷探索，找到最理想、合適的方式、方法，更好落實、開展信息化檔案管理，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。