醫學院校附屬醫院教學檔案管理的實踐與思考

文/威海市婦幼保健院 高莉莉 孫鵬飛

檔案是重要參考資料，是各樣寶貴歷史經驗，是我們國家機關與社會團體還有個人在社會活動中發生的一些重要事件而記錄起來的資料。對相關醫學類的檔案而言，對醫院學術技術進步的研究，幫助醫療衛生事業的有效發展具有特別的參考價值。現在的醫學院校附屬醫院在檔案管理方面，都會存在一些檔案的系統問題、檔案的分類問題、檔案資料不完善、不完整等之類的情況，嚴重阻礙了醫學院校附屬醫院有效管理檔案的進展，不言而喻，同時也對醫院整體技術水平的提升帶來了不利影響。

一、教學檔案的現狀及問題

（一）院校缺乏溝通。盡管相關的學校對教學檔案都有統一的制度，不過對醫學院校附屬醫院的教學檔案通常都會缺乏相應的指導溝通，會對醫學院校附屬醫院檔案教學缺乏監督，它只在每年進行例行檢查，附屬醫院經常在檢查前夕急于補充教學檔案，缺乏教學過程中積累經驗的有效總結，學校很少深入醫院，未能有效宣傳檔案的重要作用。

（二）人員素質低下，人力投入不足。現在有的醫學院校附屬醫院的臨床教學檔案都會交由教學秘書兼職管理，一般教學秘書會參與臨床教學活動，對教學的內容，計劃和過程有明確的控制，能夠充分了解教學檔案信息，可以很好地收集檔案。不過有的教學秘書對檔案知識缺乏專業性，在收集數據、整理數據的有效性會存在一些不足。眾所周知，醫療資源在醫學院校附屬醫院供求矛盾突出，醫院教學部門沒設立專業的檔案管理人員。教學秘書通常是兼職人員，他們厭倦了處理一些麻煩的日常事務。因此，由于對教學活動的重視和對資料積累的忽視，就影響了檔案質量。

（三）管理體制混亂，制度缺失。機構設置時，醫學院校附屬醫院按衛生行政部門編制，人事部門編制人事檔案，病案室編制病歷，綜合檔案室編制文件、基礎設施等專項檔案，教學檔案則是由科教科和各教研室完成。教學檔案管理人員分散，沒有完善的教學檔案管理制度，從教學檔案的來源入手，整個過程進度不一，檔案質量良莠不齊。缺乏一套完整的管理體系來控制所產生的檔案，使數據及時收集和歸檔。

二、加強醫學院校附屬醫院教學檔案管理的措施

（一）完善制度。各級相關領導要高度重視專業檔案的教學，制定醫學院校教學管理專業的檔案管理詳細規則，擴展檔案內容來源，提升軟硬件環境，建立審查制度，做好教學管理工作。醫學院校附屬醫院應培養檔案工作者的綜合素質，增強責任感。檔案工作者的素質和能力決定了高校教學管理檔案的綜合性，檔案質量的保證是需要檔案工作者的水平和能力實現的。做好高校教學檔案管理工作必須有專業知識水平與綜合的素質，這就要不斷增強對管理人員的專業知識水平、管理能力、信息化技術的培訓，保證管理人員的水平、能力、技能的提高。同時，高校要努力提高檔案管理人員的福利待遇，對于兼職管理人員可以考慮設立專門的獎勵待遇，鼓勵檔案管理人員申報檔案專業職稱，通過組織專業培訓和提高相關待遇，穩定檔案管理人員的隊伍，增強檔案管理人員的工作意識和責任感。

（二）優化醫學院校附屬醫院的分類歸檔工作。普通高校的教學檔案工作根據教學年度提交和交付。在和平時期收集和整理教學檔案特別重要。各檔案管理工作者應該具有實時整理感。他們應該每學期至少設置三個時間段，并組織教師在第一段時間內收集材料。第二段時間由檔案人員進行分類整理，第三段時間作為檔案的預立卷，每學期進行實時整理，同時保證了每學年的檔案整理工作穩步進行。檔案分類存檔是管理的骨架。它確定檔案的流程，是檔案查詢管理的索引，所以，如何管理教學業務檔案應首先建立分類存檔的系統和水平，然后歸納提交業務檔案。

（三）完善檔案管理制度，建立健全工作機制。按照學校自身的實際情況，進一步對檔案管理規章制度的制定與完善，明確規范管理工作者的職權，明確檔案管理范圍，建立各部門檔案管理制度，調動全體教師參加工作，負責檔案的收集整理工作，并按照檔案管理的范圍，納入檔案管理部門，確保檔案管理人員對檔案進行重新整理和分類。學校安排教育行政部門有關人員定期檢查落實各部門教學檔案獎懲制度，如有發現問題及時解決，使全體教師都能參與檔案工作，使教師重視檔案工作，在思想上看重工作，間接地形成保護自己的教學效果。為了能夠保障檔案信息的完整性，在教學管理與教學實踐的過程中，需要對各種教學活動進行檢查，包括計劃、總結與后效的記錄，保障檔案信息的完整有效。這樣能夠讓教學活動和教學工作更為詳細的參考依據，實現它的功能。

（四）加強專業指導和學習。檔案管理在醫學院校附屬醫院教學中是一項重要的管理事項，相關教學管理者，尤其是教學檔案管理者，應加強學習檔案專業知識，了解檔案管理的有效進展，并定期檢查教學研究部門和教學部門的檔案。此外，還應加強高校教學管理檔案網絡建設。因網絡的發展，需要把教學模式和網絡信息技術融為一體，教學中常常應用多媒體技術，但教學管理檔案也能夠很好地與網絡信息技術結合起來，這將是一種新的方式。

三、醫學院校附屬醫院教學管理的檔案信息化管理

（一）建立醫院教學管理電子文件歸檔體系。把電子文件歸檔事項落實到醫院檔案管理的歸檔制度，按時對教學電子文件進行檢查工作，建立檔案庫和虛擬檔案庫。

（二）利用現代科學技術管理醫院教學檔案。由原來的分散管理轉向集中統一的管理，由原來的手工管理轉向現代管理，不斷提高檔案管理人員的專業素質。有效運用科技信息技術對檔案的管理，從而有效提升教學檔案的管理工作，達到實現教學檔案的目標。

（三）提升教學管理部門和教學運營部門檔案的意識。尤其是兼職檔案工作者，重點收集平常的電子檔案，通過各樣的渠道開發檔案信息資源，增強檔案管理工作。通過學習檔案專業知識、檔案規章制度和標準，加強檔案工作者的專業培訓，提高檔案工作者的專業素質，形成更多的檔案工作者。如經驗交流、主動走訪教研室、教學科室了解師生對教學檔案使用的需求，系統地在線查閱部門檔案目錄，更好地服務教學，以刺激檔案管理員和使命感。

四、總結

醫學院校要認真督察所屬醫院檔案教學的形成工作，加大指導與檢查力度，有效宣傳臨床教學檔案中的一些有利資料，利用教學評估指標體系加大對教學檔案的重要依據，有效引導醫學院校附屬醫院在評估、獎懲、目標管理等方面努力做好檔案教學工作。