新時期高校檔案管理保密工作研究

文/寶雞文理學院 郭志鵬

高校檔案一般是指高等學校從事教學、科研、招生、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案中包含有涉密文件資料，這些涉密文件資料一方面是接收中央、省、市的密級文件資料，另一方面是學校日常管理中產(chǎn)生的密級文件資料，以及部分涉密科研項目材料。這些涉密檔案的管理、保存、使用與國家、單位和個人利益息息相關(guān)，一旦泄密，將會給國家、單位和個人帶來無法挽回的損失。近年來，我國綜合實力和國際競爭力不斷提高，也成為境內(nèi)外間諜機構(gòu)關(guān)注的重點對象，他們通過網(wǎng)絡(luò)拉攏，重金利誘等方式策反相關(guān)人員，竊取大量國家秘密，造成嚴重危害。高校作為產(chǎn)學研相結(jié)合重要場所，在日常的教學和科研活動中會產(chǎn)生具有機密性質(zhì)的信息，因而做好高校檔案保密工作也是一項極為重要的工作，只有在檔案保密工作做好的前提下，才能夠使檔案信息的安全得到保障，檔案工作才能進行有效地開發(fā)和利用。

一、高校檔案管理保密工作的主要內(nèi)容及意義

高校涉密檔案主要包括以下幾個方面：一是高校檔案涉及上級部門的涉密文件，包含特定人員可獲取的會議資料、黨政部門下發(fā)的秘密資料等。二是高校檔案存有高校師生的知識產(chǎn)權(quán)的問題，例如部分重點學科以及國家重大項目的研究與開發(fā)。三是在日常管理中產(chǎn)生的秘密資料，如高校的未來發(fā)展方向、職稱評定工作中的表決評議文件等。四是國家級考試產(chǎn)生的涉密資料，如研究生入學考試、四六級英語考試以及各種職業(yè)資格考試等工作過程中，產(chǎn)生的涉密資料。“保密就是保安全，保發(fā)展”，保密工作一向是我黨十分重視的工作，毛澤東同志曾親筆題詞“保守機密，慎之又慎”。做好高校檔案管理中保密的工作，有利于保證國家機密檔案的安全，有利于保證高校各項工作的順利開展，對高校具有非常重要的政治意義。因此，高校檔案部門和檔案管工作者應高度重視保密工作。本文將從當前高校檔案管理中的保密工作存在的不足進行分析，對改進高校檔案保密工作提出合理建議。

二、當前高校檔案保密工作存在的問題

（一）高校檔案管理人員保密意識不強。近年來，國家高度重視保密普法宣傳教育，“兩識”教育不斷深入人心，人民群眾的保密常識、保密意識得到了普遍提升，但在高校檔案管理工作中，往往比較重視檔案的收集整理和利用，卻忽視了檔案管理中保密工作的重要性，認為高校是一片凈土，存在高校無密可保的認識偏差。從本質(zhì)上分析，這與檔案管理人員的保密常識、保密意識不強有著密切關(guān)系。據(jù)了解，高校檔案管理人員，大多沒有進行保密培訓就已上崗，更談不上參加保密學習，保密意識淡薄，表現(xiàn)為保密工作“說起來重要，做起來次要，工作中不要”，導致一些涉密資料和涉密檔案泄露或被非法利用，嚴重損害了黨和國家以及個人的安全和利益。

（二）高校涉密檔案與非涉密檔案混合管理。進入新時代，我國發(fā)展已駛?cè)肟燔嚨溃鞲咝＜涌彀l(fā)展，各項管理體系和規(guī)章制度日趨完善，但檔案管理中保密工作仍沒有得到足夠重視，管理方法仍處于傳統(tǒng)階段，歸檔資料分類、審核工作不細致，涉密文件資料與非涉密文件資料混合歸檔混合管理現(xiàn)象比較突出。一些高校因辦公條件制約甚至沒有購置保密柜，將涉密檔案與非涉密檔案混合存放在沒有保密防護措施的一般庫房和普通檔案柜中。檔案使用中難以有效控制知悉范圍，在查閱利用非涉密檔案的過程中容易造成無意識泄密，以致泄密者不以為然，將涉密信息繼續(xù)擴大傳播。

（三）普遍缺乏先進的檔案保密管理技術(shù)。在信息化社會和大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作中，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮著重要作用，越來越多的文件及資料都以電子文檔的形式存儲到計算機中，其中也包含涉密文件資料，給檔案管理工作中保密工作帶來很大的風險與挑戰(zhàn)。各種病毒、漏洞、黑客攻擊，隨時都有可能發(fā)生失泄密事件。在這種情況下，如果高校缺乏先進的保密技術(shù)防護手段，一旦遭受黑客攻擊，將造成難以估量的損失，所以擁有和掌握先進的保密技術(shù)是做好高校檔案管理中保密工作的基礎(chǔ)。

（四）高校檔案管理工作中涉密檔案管理機制不完善。高校檔案工作容易被邊緣化,檔案管理者大多也有這樣的認同，出現(xiàn)了工作不積極，消極怠慢，敷衍了事，過著當一天和尚撞一天鐘的日子。檔案管理者所做的工作得不到領(lǐng)導的重視，各項管理體制機制不完善，長此以往，這樣的工作狀態(tài)嚴重影響工作積極性，對涉密檔案的管理尤為不利，容易造成涉密檔案失泄密事件。

三、新時期做好高校檔案保密工作的幾點建議

（一）構(gòu)建完善涉密檔案管理機制。一是各高校設(shè)有保密委員會辦公室，校保密辦應根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《中華人民共和國檔案法》以及《高等學校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，結(jié)合高校實際工作，制定完善涉密檔案歸檔、管理、利用等規(guī)章制度。二是國家保密局于2014年印發(fā)了《機關(guān)、單位保密自查自評工作規(guī)則（試行）》，并附有詳細的自評自查標準，作為涉密檔案的管理者，應主動對標，加強學習，有計劃地定期開展保密自查自評工作，查漏補缺，及時消除安全隱患，確保涉密檔案安全萬無一失。

（二）進一步提升檔案保密管理技術(shù)。涉密檔案作為一類特殊檔案，應精細化管理，建立完善的涉密檔案接收標準制度，按照密級等級、知悉范圍以及保密期限分類整理歸檔，將涉密檔案與非涉密檔案分開保存，有效防止涉泄密事件發(fā)生。檔案存放庫房建設(shè)與保密設(shè)備配備是做好涉密檔案保密工作、維護涉密檔案安全的重要手段。涉密檔案存放庫房應安裝防盜門窗、視頻監(jiān)控、防盜系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)以及高壓水霧滅火系統(tǒng)，室內(nèi)存放涉密檔案應按要求配置保密文件柜，確保涉密檔案存放安全可靠。

（三）進一步增強涉密檔案管理人員的管理水平。高校檔案管理工作是一項比較枯燥而繁雜的工作，這就要求管理者有高尚的道德情操，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起考驗，自覺抵制外來誘惑。檔案管理人員有著知密多、知密深的特點，因此增強涉密檔案管理人員管理水平是此項工作的關(guān)鍵所在。一是加強保密宣傳教育力度，使“兩識”教育入心入腦，內(nèi)化于心，外化于行。結(jié)合每年5月的保密宣傳月，通過開展形式多樣的宣傳活動強化高校檔案保密工作人員的保密常識和保密意識。二是組織高校檔案管理人員全面系統(tǒng)地學習保密法律法規(guī)知識，高校的管理者應對《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國國家安全法》進行學習，學校可采用“走出去、請進來”的方式對檔案管理工作人員進行培訓，走出去，即是送到相關(guān)培訓機構(gòu)進行專業(yè)培訓學習，提高業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力；請進來，即是邀請省、市國家保密局專家來校組織培訓，使其強化保密意識，增強保密責任意識，防止工作中失泄密案件發(fā)生。

（四）科學應用先進技術(shù)，完善檔案保密管理水平。當前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展進步，為高校檔案提高利用率的同時，也增加了保密工作的難度。由于檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)復雜，種類繁多，因此對從事檔案管理的人員技術(shù)水平要求進一步提高。一是高校在加強對檔案管理人員的保密意識培訓同時，及時引進先進的檔案管理手段，應進一步強化管理人員信息技術(shù)培訓，提高保密檔案技術(shù)管理水平，能及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的保密信息泄露隱患問題并能夠采取相應措施進行及時處理。二是檔案管理人員應積極參加相關(guān)培訓工作，不斷提升自身綜合管理水平，適應新形勢下保密檔案管理工作的需要，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，確保高校涉密檔案不被泄露。