高效儀器設備和檔案管理存在的問題和對策

文/長江師范學院國有資產管理處 劉艷

隨著學校經費的不斷投入，學校規模的不斷擴大，高校需要購置的儀器設備越來越多，這就涉及對儀器設備及其檔案的管理問題，尤其是對一些大型的、精密的、重要的儀器設備的管理，如果處理不當，勢必給儀器設備的使用帶來諸多困難，一定程度上影響學校整體的教學、科研。所以，加強高校儀器設備及其檔案的管理，對于整體教育更好更快地發展，具有十分重要的意義。

一、存在的問題

（一）資產管理隊伍不穩定，管理混亂。這是我校存在的比較突出的問題，尤其是在系院調整或者領導班子換屆的時候，資產管理員經常更換，且資產管理員是兼職的，而不是專職，兼職資產管理員往往由于精力有限，資產管理意識不強或者不夠專業，在出現資產異動時候，沒有及時對資產作相應的調整、改動，導致下次資產清理時，又重復勞動，資產越清越多，越清越復雜。另外，在理工科系院，特別是生物、化學、物理，實驗儀器多，稍不注意管理，就常常有弄混或者丟失的情況，如：在實驗室之間相互借用儀器設備的情況普遍存在，但是由于疏忽大意沒有做好相應的記錄，事后忘記歸還，最后導致明細賬目模糊不清、賬物不符，無形中造成了一些資產的流失。

（二）資產管理信息化程度不高。現在是信息化時代，要管理好儀器設備和檔案資料，實現信息化管理是必然趨勢。我校為加強資產儀器設備和檔案的管理，順應時代需求，采購開發了信息化平臺，但是由于功能限制，不能準確如實反映每一臺儀器設備的現狀，所以信息化平臺需要不斷優化，不斷完善，增強功能性，使全校資產管理更加條理化、清晰化、明細化，能如實且全面反映資產的真實情況。

（三）資料收集不齊全。1.檔案工作人員沒有參與開箱驗收設備。我校在這個環節做得不夠，認為設備是交給使用部門的，檔案也應該由使用部門收集，然后每年再由使用部門一次性交給檔案部門，殊不知這樣失去了第一時間現場收集檔案的機會，由使用部門收集檔案，由于他們不是專業的檔案管理人員，沒有檔案收集管理意識，往往是驗收時候有什么就收集什么，不會主動向商家要儀器設備必備的檔案材料，這就造成了檔案資料完整性的缺失。2.在儀器設備登記使用管理過程中存在同樣的問題。具體一件設備的廠家、型號、編號、使用人、領用人、存放位置、運行記錄等等，這些是儀器設備管理必須采集的檔案資料，但是往往由于管理人員的疏忽，缺少相關內容的登記，從而導致一些有價值的資料沒有及時歸檔，使設備的采購、運行使用、維護情況等得不到真實的反映，沒有充分發揮設備檔案應有的效益，給資產管理帶來諸多困難。

（四）規章制度不健全。儀器設備及其檔案管理工作必須有健全的制度保障，我校在這方面也建立了相關的規章制度，但顯得粗糙，沒有具體化、明細化，執行起來無章可循，沒有可操作性，有的方面執行起來走了樣，在實際工作中不起作用，導致儀器設備管理困難重重，檔案質量也很難保證。另規章制度主管部門職責不明確，缺少系統的獎懲考核制度，無法對儀器設備及其檔案管理工作加以衡量。

二、加強儀器設備及其檔案管理的措施

（一）完整收集檔案資料。1.在開箱驗收環節收集檔案。開箱驗收是資產檔案管理的一個重要環節，因為設備開箱驗收時可以直接對隨機文件進行清點、登記、整理和歸檔，可以有效保證所驗收設備檔案資料的完整性和系統性，具有直接、快捷、有效的特點，尤其重要的是，現場檔案人員的參與，直接完成檔案篩選和分門別類歸檔的過程，不用通過中間環節，這樣檔案工作人員直接把關，不容易出錯，資料也收集齊全完整。2.采購環節雙方在合同條款中就隨機文件的要求事先約定好。提供一手資料，這就在源頭上方便了檔案的收集管理，保證了其完整性。3.資產、財務部門積極配合把好檔案關。為了保證檔案的及時收集歸檔，要求相關職能部門規定儀器設備開箱驗收后，使用部門按照檔案收集要求把相關資料送到檔案館整理歸檔（我校規定十萬元以上儀器設備的檔案必須檔案館歸檔，十萬元以下的文件資料自行保管），由檔案館出具歸檔證明，然后資產管理部門和財務處才給予辦理轉固手續，在實踐中，這項措施有力保證了檔案資料的及時收集和檔案的完整性和系統性。

（二）建立健全規章制度。制定和完善高校設備及檔案管理的規章制度，是當前設備和檔案管理部門的重點工作。建立健全規章制度，合理配置、充分利用學校條件，提高設備使用效益。明晰產權關系，保障學校設備的安全、完整，為高效教學、科研及各項教育、管理、服務工作提供必要的物資保障。首先要明確檔案的歸檔范圍，以便工作中有章可循，不至于在工作中沒有目標，胡亂收集。其次嚴格制定設備檔案收集、整理、保管和使用制度，使工作內容有據可依。最后建立完善的考核制度，獎懲有度，考核內容具體化，起到激勵監督大家工作的作用。

（三）不斷優化完善信息化平臺。由于儀器設備的不斷增多，必須加強對儀器設備及其檔案的信息化管理，在實踐操作中不斷優化、完善平臺功能，使信息化平臺滿足儀器設備及其檔案管理需要，能真實反映儀器設備的現實情況，如每臺設備具體的型號、編號、領用人、使用人、存放地點等等參數必須準確無誤，賬物相符，賬賬相符，這樣，才能減少和防止國有資產的流失。

（四）加強培訓，提高管理隊伍素質。加強儀器設備及其檔案的管理，對管理隊伍的建設培訓不可缺少，只有管理人員對規章制度熟悉，對義務熟練，加上認真細心的工作態度，才能做好本職工作。首先是學校的資產管理職能部門要起好帶頭作用，我校是國有資產管理處總體負責全校的資產管理，該部門的資產管理工作人員首先要嚴格按照資產管理及其檔案管理的規章制度嚴格要求自己，參與設備的驗收，收集好十萬元以上儀器設備的檔案資料，做好信息化平臺的建設工作，熟練掌握并運用平臺功能，加強對二級資產管理員的管理：一是要做好對資產管理員的業務培訓，定期（一年一次）為資產管理員做業務指導，包括規章制度的講解，辦理資產登記、異動的程序，信息化平臺的操作等等。二是隊伍的建設，要求二級學院、部門必須有專職的資產管理員，資產管理員不能頻繁更換。三是資產管理職能部門要定期派人下二級學院開展調研工作，對二級學院在資產管理中遇到的問題，進行指導或者協助解決，以便能更好地開展資產管理工作，加強全校資產管理。