事業單位檔案管理信息化建設問題探究

文/中國航天科工集團第三研究院后勤集團 郝文娟

現階段，信息化技術已經在諸多行業領域中得到了廣泛的應用，尤其針對事業單位的檔案管理工作，已經引起了事業單位內部的高度重視和關注。通過加強事業單位檔案管理信息化建設，可以不斷提高事業單位檔案管理水平，節約諸多人力、物力以及財力，避免出現浪費現象，將事業單位檔案管理工作落實到位，充分彰顯出信息化建設的應用優勢，進而促進事業單位的健康發展和進步。

一、信息化背景下對事業單位檔案管理工作的影響

首先，可以將事業單位檔案管理水平提升上來，借助檔案管理信息化建設，可以促進檔案管理工作順利進行，比如借助信息化建設，可以優化檔案的保存，而且也可以大大提高各類檔案資料的數字化處理水平，提高檔案管理工作效率。其次，還可以將檔案管理工作職能拓展開來看，實現檔案管理和使用的整合，進一步拓展檔案管理工作職能。

二、事業單位檔案管理信息化的優勢

（一）環境優勢。在以往事業單位檔案管理中，主要以紙質檔案為主，但是在一些客觀因素的影響下，增加了信息查詢的工作量。如果環境比較潮濕，極容易使紙質檔案出現發霉現象，進而加劇信息丟失的發生概率，以免造成不必要的損失。所以，加強事業單位檔案信息化管理，要及時備份檔案，將檔案存儲空間進行控制，并避免受到環境因素的影響，確保檔案信息的順利保存。

（二）查詢與利用的優勢。對于傳統檔案管理工作來說，具有高度的復雜性，而且手段也是比較單一化的，加強檔案管理信息化，可以為檔案信息的查詢和檢索提供極大的便利性，與個性化信息需求相符合。而且借助檔案管理信息化，還可以進一步優化程序，避免浪費較多的時間和精力，以免影響到其他檔案資料。

三、事業單位檔案管理的現狀與問題

（一）事業單位檔案管理現狀。1.檔案管理信息化建設的重視程度不足。加強檔案管理信息化建設，必須要具備良好的條件，以免對檔案管理信息化的目標實現造成影響。現階段，一些事業單位對檔案管理信息化形成了一定的思想認知，但是其重視程度嚴重不足，很難將檔案管理信息化建設水平提升上來，比如一些事業單位沒有落實好檔案管理信息化建設，也尚未集中整合信息化和網絡化，與信息化建設需求出現了極大的差異性，所以很難將檔案管理信息化發展的作用充分發揮出來。2.缺少構建檔案信息化管理網站。在信息化建設中，互聯網發揮著極大的作用，要想促使檔案管理信息化建設目標的實現，必須要加強網站的構建，不斷提高信息資源的傳輸效率，但是在實際上，一些事業單位尚未構建檔案信息網站。首先，檔案資料的網上查詢和傳輸等工作嚴重缺失。其次，缺少網站形式，以此來為社會各界提供檔案服務。

（二）事業單位檔案管理任務。現階段，信息量爆炸性增長現象比較顯著，在信息時代的強大推動下，檔案文件信息化趨勢比較顯著，但是不可忽視的就是網絡安全問題，而且紙質檔案的滯后性比較顯著。基于此，提出了全新的檔案管理任務，必須要不斷提高信息獲取效率，將信息分類進行明確化，進而積極推廣和應用數字信息化，將檔案管理提升至全新的高度。

四、加強事業單位檔案管理信息化的可行性建議

（一）加強對檔案管理信息化的重視。事業單位在檔案管理信息化過程中，要想確保良好的實施效果，必須要提高其重視程度，加大投入力度，并不斷創新。在具體實施過程中，事業單位要結合自身實際情況，加強全面分析和論證，提高對硬件和軟件建設的高度重視，對相關硬件設備進行購置，并加強檔案管理信息化軟件進行自主開發和建設，確保與自身發展需求相適宜。提高對檔案管理信息化的重視，還要注重對組織機構的設置，以此來對檔案管理信息化建設進行負責和管理，進一步規范檔案管理信息化工作。

（二）加強檔案信息網站的構建。對于檔案信息網站來說，主要借助網頁形式以此來展現，向檔案管理人員提供檔案服務功能，為相關人員借助網絡進行檔案資料的查詢和歸檔等提供極大的便利性。同時，在事業單位管理信息系統中，涵蓋檔案管理操作系統，可以確保全面傳送系統的構建，確保網絡信息資源的共享性目標的實現。事業單位要加強檔案信息網站的構建，在選擇檔案信息管理操作系統過程中，要將升級功能和開發能力充分體現出來，爭取與檔案信息化管理發展需求相一致，進而將檔案信息網站的服務功能充分發揮出來。

五、結束語

總之，在事業單位檔案管理過程中，加強信息化建設勢在必行，其應不斷提高檔案管理信息化建設水平，實現檔案管理資源的高效利用和配置，進而推動事業單位的健康發展。