淺談檔案管理現代化與信息化的融合

文/日照市東港區秦樓街道辦事處 趙偉艷

檔案作為一項信息存儲、知識貯存、文化積淀與傳播的關鍵形式，也是保存和查閱關鍵信息的重要手段。檔案管理的有效實施是現代知識信息管理、文化資源開發的一個重要環節，深受政府部門和社會群眾的關注與重視。因此，在新時代，不斷強化信息化技術在檔案管理中的應用顯得尤為重要，也是現如今檔案管理優化改善的重點內容之一。需要各檔案管理者把握時代需要、運用可行性技術、提升檔案管理主體業務水平，以此來不斷促進檔案管理現代化與信息化的融合發展。

一、檔案管理現代化與信息化發展的意義分析

檔案管理的現代化與信息化融合是新時代社會主義發展的必要趨勢，而隨著信息技術不斷地在生活、工作中的應用，將信息技術融入日常的檔案管理之中也是大勢所趨。因此，從社會發展的角度來說，檔案管理的現代化與信息化融合是一項與時俱進的體現。如果在具體的檔案管理現代化與信息化融合過程中，能夠充分地發揮信息化技術對于檔案管理的便捷性、大容量性及永久性等特征，將極大地提升檔案管理的工作效率。并且，在檔案事業與其他各行各業的發展極為緊密的環境下，加強檔案管理的信息化建設，也能夠為其他領域實施檔案借閱、信息查詢、資料比對等帶來極大的好處，會極大地提升社會工作的效率，因此，加強檔案管理現代化與信息化的融合也是社會發展的需要體現，具有較強的社會價值。

二、檔案管理現代化與信息化發展存在的問題

（一）管理觀念的落后。在傳統的檔案管理中，檔案的存在形式以紙質版為主，對檔案的存儲、查詢、調閱，甚至是收集整理都需要翻閱紙質檔案，這不僅增加了檔案工作的難度，長此以往也加速了檔案的磨損，對檔案的長久保存極為不利。但是，紙質檔案所具有的實物特征、可見性、可讀性也是電子檔案所具備的優勢。特別是有些檔案管理工作者喜歡這種紙質檔案的體驗感覺，而對電子檔案缺乏興趣，這種觀念的存在也影響了檔案管理現代化與信息化的融合。甚至，有些領導對檔案管理的更新換代重視程度不夠，對其現代化和信息化融合發展的資金投入不足，特別是軟件和硬件設施的補充上較為消極，甚至擔心檔案管理的信息化建設會影響到資料的泄密，這是現如今檔案管理觀念較為落后的典型問題所在。

（二）信息化人才的缺失。檔案管理現代化和信息化的發展需要擁有較為完善的信息化人才，需要他們能夠熟練進行檔案電子化編制、查詢、軟件與硬件的處理。但是，就現如今檔案管理的現狀來說，普遍的檔案管理人員不具備熟練的信息化技術能力，至于服務器維護、數據存儲、檔案數據分析等方面的專業人才就相對更少，而這種信息化技術人才的匱乏也是影響檔案管理融合發展的一個典型問題。

三、檔案管理現代化與信息化的融合路徑分析

（一）落實現代化的檔案管理理念。轉變檔案管理的觀念是促進其融合發展的重要基礎，在具體的實施過程中，需要不斷強化和宣傳檔案管理現代化及信息化發展所具有的優勢，消除檔案管理信息化發展的疑慮。比如，在擔心檔案資料泄露方面，組織信息技術專家進行講座，講述信息防范的具體過程和方案。其次，對于檔案管理的領導層來說，應當積極參觀其他領域信息化建設的成果，充分吸收其他領域在信息維護、資料管理等方面的貢獻，特別是一些大型企業在檔案管理上的經驗具有極強的借鑒參考性。通過觀念的改變，來為單位的檔案管理現代化與信息化融合提供有效保障。

（二）加強信息化人才隊伍的建設。人才建設是確保檔案管理現代化和信息化融合的關鍵因素，在具體的實施改善過程中，不僅需要提供檔案管理人員的基本信息化作業業務水平，在實施信息化檔案管理培訓的過程中。也需要對檔案管理人員的數據分析能力進行培養，比如參觀學習其他大型企業在檔案信息化管理方面的成就、學習大數據信息化處理的基本技巧。同時，也可以通過積極引進具有專業管理知識和技術的人才，有效地推動檔案管理工作的現代化和信息化融合，為檔案的儲存、查閱等帶來便捷性。

（三）健全信息化檔案管理制度。制度建設是確保檔案管理現代化和信息化融合可持續發展的重要保障，首先，建立檔案信息化作業的基本流程與原則，比如前瞻性原則、實用性原則、協作性原則等。在通過信息網絡處理、傳遞檔案資源的過程中，嚴格遵守檔案密級規定，涉密檔案絕對不能分發給無關人員，并通過信息化技術進行后天監控，對于違規作業的人員進行嚴懲。其次，檔案信息化建設需要堅持實用性原則，以檔案實用性為作業基礎，滿足使用者的需求，而不是無規律地進行檔案編排，提升檔案數據分析的有效性。

四、總結

在社會主義新時代和信息技術不斷發展完善的信息時代，檔案管理的基本模式也發生了改變，這種改變既優化了檔案的存在狀態、也方便了檔案的存儲與查閱效率，對于提升檔案的使用價值關系重大。然而在具體的檔案工作中，還需要通過落實現代化的檔案管理理念、加強信息化人才隊伍的建設以及健全信息化檔案管理制度等來改善其現代化與信息化的融合體系。