檔案工作電子化管理研究

文/郴州市第十五中學 曾黎

檔案工作的電子化管理產生了大量的電子檔案。電子檔案的內容涵蓋了各個歷史階段工作的成果，與一般文獻一樣也具有重要的歷史價值。特別是檔案工作電子化管理的正式實施，讓電子檔案也具有了法律效力，眾多工作者也開始探索檔案管理工作中的電子檔案管理的實踐策略。

一、電子檔案管理現狀

近年來，檔案管理工作受到了越來越多單位和組織的重視，在硬件設備上更是加大投入，信息化基礎設施明顯改善，辦公自動化應用逐漸成為一種普遍的現象。在電子檔案管理工作中開發了一系列辦公自動化軟件，輔助文件的收發文處理和電子歸檔等工作，基本上實現公文的網上傳遞、辦理和內網的移動辦公。在檔案管理人才方面，通過積極組織相關人員進行培訓教育，檔案工作者的信息化應用水平有所提升，通過對各種辦公信息化系統的使用培訓，讓檔案工作者可以熟悉使用各種計算機軟件，這些都為我國檔案電子化管理工作的開展打下了基礎。

二、檔案信息電子化的優勢與不足

檔案信息電子化，意味著檔案工作者基于特定的辦公自動化系統，在計算機上就能夠完成電子文件的起草、修改、排版、定稿、印發工作，節省了整個文件的制作流程，再加上所有的信息是以電子形式顯示在計算機上的，只需要輕輕點擊鼠標和鍵盤就可以進行修改、復制、多個版本的儲存的特性，節省了工作者的時間和精力。檔案信息的電子化工作只需要一臺電腦，減少了對紙張、筆等的使用，減少對寶貴自然資源的消耗，為檔案管理工作節省了大量的開支。檔案電子化具有眾多優勢，也很容易實現，但在具體的工作中仍舊出現了一系列的問題：首先，電子檔案的保存缺乏歷史延續性，電子檔案管理作為一種新興事物開展時間晚，在這之前的工作缺乏責任主體，大多是誰的資料誰保存，在長期的機構改革、崗位調整和工作移交過程中資料部分丟失。其次，電子檔案應用沒有科學的共享機制，在單位的不同部門中由于工作需要經常要共用到某些文件和資料，但是因為缺少科學的共享機制，導致各個部門檔案資料散存在各處，一旦需要就大范圍地進行借閱和查找，影響工作效率與質量。最后，電子檔案的儲存格式不統一，這樣就導致工作人員在使用檔案時出現“文件打不開”“文件已損壞”“格式不支持”等問題，影響電子資料的使用。

三、實現檔案管理電子化的實踐策略

（一）實現檔案管理電子化，應做到檔案標準化、規范化。針對檔案電子化工作市場上開發出了不同種類的軟件系統，不同的單位由于工作性質和自身實力等因素，可能使用了不同的工作系統，由于軟件工作服務不一致為當下的檔案管理工作帶來了一系列的不便。為此，檔案工作應該建立起一套標準化和規范化的工作模式，規范、有序地應用軟件，在具體工作中多考慮工作細節內容

（二）實現檔案管理電子化，要逐步建設和完善檔案信息數據庫。逐步建設和完善檔案信息數據庫，這是檔案電子化管理的核心，也是這項工作開展的基礎。通過建設檔案信息數據庫，將計算機上存儲的資料信息進行相互關聯，實現了檔案信息數據的集合，為工作者檔案信息的查找、登記、更改提供了極大的便利。為此，部門內部一定要統一認識，軟件開發人員在進行數據庫的開發時應該充分了解本部門工作的內容和特點，做好與檔案工作者的交流工作，明確檔案數據的收集來源和類型，進行數據的錄入和數字化處理、歸檔，為之后的工作打下基礎。

（三）實現檔案管理電子化，要加強管理、做好安全工作。安全工作是檔案信息電子化管理的一項重要內容，檔案工作者要充分做好歸檔電子文件的技術處理工作，采取如加密、備份等具體措施，保護電子文件的原始結構，保護重要文件內容的保密性。特別是在電子文件的保存方面，注意不同存儲介質的特點，電子文件一般要遠離水分、灰塵、磁場等，定期進行檢查、備份，以保證電子文件的完整和安全。

（四）實現檔案管理電子化，應該加強人才管理和培訓工作。人才是一個組織的靈魂，工作者素質水平的高低直接影響了工作最終成果。對于檔案信息電子化工作也是這樣，要想推動這項工作的開展，就需要加強人才管理和培訓工作。首先，為檔案管理工作積極引進專業性人才，更新部門的人才結構。再者，應加強對內部員工的領導和培訓工作，定期傳授一些檔案管理、信息技術基礎技能、網絡安全等方面的知識，提高他們的整體素質，以適應信息時代檔案事業的發展要求。

四、結語

總之，檔案信息電子化管理要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，充分利用技術成果完善現有工作模式，提高檔案管理水平。