基層生態環境部門做好本單位環境保護檔案收集工作研究

文/安徽舒城縣環境監測站 吳斌

依據《中國檔案分類法·環境保護檔案分類表》的劃分，環境保護檔案分為環境管理、環境監測、環境污染及其防治、自然保護、環境科學研究、環境工程基本建設、設備儀器、環境標準計量和其他共計九大類，基層生態環境部門要嚴格對照《中國檔案分類法·環境保護檔案分類表》對本單位環境保護檔案進行收集。生態環境部門檔案管理工作主要有以下幾個環節：檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統計。檔案收集工作是檔案管理工作的起始環節，是檔案管理工作的基礎，基層生態環境部門應做好環境保護檔案的收集工作，著重要抓好以下幾個方面。

一、建立管理制度，保障檔案收集工作順利開展

基層生態環境部門要根據單位的具體情況，在檔案收集、移交、管理和使用等方面制定一整套完整的規章和制度。明確“歸檔范圍”，按照“歸檔制度”要求，對本單位的文件材料進行收集整理。研究制定詳細的可具體操作的《單位收文、發文制度》《單位檔案管理制度》和《機關檔案室管理制度》等規章制度，確保本單位檔案管理工作有章可循。用制度規范檔案收集工作，強化單位內部各科室（股室）檔案材料收集整理。針對本單位工作特點，制定檔案業務工作標準，推行檔案工作標準化，實行規范管理，內部各科室（股室）要嚴格對照標準，規范化收集、整理檔案文件材料，努力提高檔案收集工作質量。

二、提高思想認識，加強對檔案收集工作的領導

單位主管和分管領導要進一步提高思想認識，重視本單位檔案收集工作，成立檔案工作領導組，明確領導組各成員分工，劃分具體職責。努力做到單位領導負總責，各業務科室（股室）負責人要親自抓，具體事項要有專人負責。領導組各成員要經常過問檔案管理工作，及時幫助檔案管理人員解決相關困難和存在的問題。定時召開會議，研究檔案材料收集、管理等相關事宜。從事檔案管理的專業技術人員要進一步端正工作態度，增強責任心，確保本單位文件材料收集齊全完整，避免遺失。單位內部各職能部門要有大局意識，抓好檔案收集工作是大家共同的任務，這項工作不是可有可無的，單位每個部門每位同志都要重視和關心，每個科室（股室）須確定一名同志專門負責檔案收集工作。認真做好單位內部協調，在檔案的收集、登記和移交過程中，努力做到責任明確，職責分明，防止各部門之間相互推諉、扯皮，不利于工作的正常有序開展。

三、明確歸檔范圍，確保檔案收集工作有序進行

文件材料的收集工作不是單位檔案管理部門一個部門的事情，是靠單位辦公室和相關職能部門的同志共同努力才能完成的。生態環境部門內部的相關業務科室（股室）在日常工作中產生的環保文件材料都是屬于環境保護檔案范疇，各部門要依據《中國檔案分類法·環境保護檔案分類表》的劃分，及時做好文件材料的收集。基層生態環境部門文件材料歸檔范圍主要包括：環境管理、環境監測、環境污染及其防治、自然保護、環境工程基本建設、設備儀器等幾大方面。這里涉及的業務部門主要有辦公室、生態保護、污染控制、環境監測、環保執法等科室（股室）和機構，單位內部各機構要各司其職，各負其責，負責收集本科室（股室）業務范圍內的環保檔案文件材料。平時大家在工作中要認真做好文件材料的收集工作，處理完畢的文件材料要及時收集登記，及時整理移交，防治遺失，更不能把文件材料據為己有。

四、注重工作重點，提高檔案材料收集工作質量

基層生態環境部門任務重，事情多，日常工作中形成的文字材料繁多，要力求避免“有文必收、凡文必檔”現象的發生。凡是反映本單位生態環境業務工作的紙質文字材料和其他載體的材料都應作為重點內容進行收集，諸如環境管理、環境監測、環境污染及其防治、自然保護、環境工程、基本建設、設備儀器等方面的文件材料都要予以收集整理，不得有遺漏。凡是與生態環境建設無關，或與本單位人員和工作無關的文件材料均不作為收集對象，有些文件雖然有紅頭文字和文件號，但內容與生態環境工作、與本單位人和事毫無關系的文件不應列入收集范圍。在具體的工作中，單位要根據內部機構“三定”方案設置的科室（股室）及業務范圍，劃定檔案材料收集范圍，做到收集文件材料內容準確，不斷調高檔案文書收集工作質量。

五、適應時代發展，努力做好音像檔案的收集

隨著科學技術日新月夜的發展，電子計算機等電子設備的廣泛使用，在生態環境工作中出現了大量的音像檔案，真實地記錄著生態環境工作各個方面，需要收集和保存。這些音像檔案和紙質檔案一樣同等重要，在檔案收集工作中要給予重視。收集音像檔案時，我們要用文字形式加以描述和標注，便于查找和利用。處理完畢的音像檔案要及時收集歸檔，避免遺漏；對于零散完成的或需要長時間完成的音像檔案，要和紙質文件材料一樣于年終一并收集，承辦人員要做到心中有數。另外在收集音像檔案時，要注意材料的齊全完整，聽音看像，檢查內容與文字說明是否相符，音像效果是否清晰。音像檔案的收集工作也要“以我為主”，凡是反映本單位、本部門工作的音像檔案材料都要列入收集范圍，反之，與本單位工作或人員無關的一律不予收集，杜絕“凡文必收”現象的發生，從而提高音像檔案材料收集質量。

六、注意相關問題，認真做好檔案收集工作

1.要加強對生態環境業務材料的收集。生態環境保護工作專業性強，在日常工作中產生的業務材料，如環境統計報表、污染源普查報表、企業環保申報材料、環評報告書（表）、環境監察執法記錄、環境監測數字等都是屬于應當收集整理歸檔的范圍。由于這部分材料大多是以報表和表格形式存在的，沒有紅頭文字和文件號而被忽視，不能及時收集，常有遺漏現象發生，因此要特別加以注意和重視。2.單位內部辦公室和各科室（股室）需要確定一名專職或兼職人員負責收集文件材料。文件材料的收集工作不是單位檔案管理人員一個人的事情，做好檔案收集工作是全體人員共同的責任。3.無論是專職或兼職人員都要對檔案管理知識有所掌握和了解。檔案管理是門學問，國內許多大學都專門設有檔案管理學專業，從事檔案管理工作的人員一定要結合實際，學好、用好檔案管理知識，確保檔案管理工作能夠高標準、高質量完成。4.文件材料收集人員和檔案室工作人員不能由同一個人兼任。按照規定，單位內部的檔案材料的收集人員負責文件材料的收集和整理，檔案室工作人員具體負責檔案的接收和管理。單位內部辦公室和各科室（股室）收集的文件材料經過鑒定、分類、裝訂、整理后，要建立文件材料登記簿，一式兩份，日常工作時使用一份，另外一份留作備存。在文件材料移交過程中，要完善檔案移交手續，以年度為單位制定《檔案移交清冊》，辦公室、各科室（股室）負責人和文件材料收集人員與檔案室人員在《檔案移交清冊》上要分別簽字，防止檔案丟失。

七、結語

檔案收集工作是保障高質量、高效率的檔案管理工作的重要環節，基層生態環境部門內部辦公室和各業務科室（股室）在日常工作中要有目的地收集積累文件材料，凡是在生態環境保護工作中產生的文件材料均屬收集范圍，應當歸檔的文件材料是收集的重點。在具體的工作中，要嚴格按照歸檔范圍進行收集，建立完善的制度，明確具體人員責任，保證歸檔文件材料齊全完整。