高級職稱人員檔案管理的重要性

文/昆明市第三人民醫(yī)院 陳春燕

在我國，職稱是對技術(shù)人員的學(xué)術(shù)、技術(shù)、能力進(jìn)行衡量評價的標(biāo)準(zhǔn)，高級職稱人員檔案是技術(shù)人員在申報、評審職稱過程中形成的材料，確保內(nèi)容的真實性、全面性能為人事管理工作提供科學(xué)依據(jù)。新形勢下提高檔案管理水平成為從業(yè)人員的關(guān)注重點，以下結(jié)合個人實踐進(jìn)行探討。

一、高級職稱人員檔案管理的特點和重要性

（一）管理特點。分析高級職稱人員檔案管理的特點，一是范圍廣，職稱評定主要包括申報評審、資格考試、申報評審+資格考試等類型，且不同途徑的流程和方法也不同，期間會有主管單位、管理部門、評審組織等多個主體參與，由于文件材料多樣，因此管理范圍廣。二是系列多，職稱涉及教師、衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)、新聞、工程技術(shù)、會計、審計、藝術(shù)及執(zhí)業(yè)資格。在不同系列中，對技術(shù)人員的學(xué)歷、經(jīng)驗、專業(yè)能力的要求不同，因此檔案資料復(fù)雜多樣。

（二）重要性。針對高級職稱人員檔案進(jìn)行管理，重要性如下：1.防止檔案損壞。從檔案損壞的原因出發(fā)，掌握損壞規(guī)律，采用針對性的管理措施，及時消除可能導(dǎo)致檔案損壞的因素，從而降低自然損壞率，保證檔案的完整性。2.維護(hù)檔案安全。維護(hù)高級職稱人員檔案的安全，包含兩層含義：一是檔案資料作為一種物質(zhì)，應(yīng)處于安全保管的狀態(tài)下。二是檔案管理作為一項工作，要避免資料信息泄露，防止引發(fā)政治風(fēng)險事件。3.延長檔案壽命。高級職稱人員檔案會伴隨著技術(shù)人員的整個職業(yè)生涯，延長檔案壽命，才能發(fā)揮出檔案資料的參考價值，為技術(shù)人員的發(fā)展指引方向，并降低維護(hù)成本。

二、高級職稱人員檔案的管理內(nèi)容

（一）文書類檔案。文書類檔案一般來自于兩個方面：一是上級主管部門，例如人事部、人事廳、系列單位等，形成和職稱管理工作相關(guān)的文件。二是單位內(nèi)部在職稱管理中，形成的具有保存價值的文件，例如：（1）評審標(biāo)準(zhǔn)、聘任要求、考核條例。（2）職稱評審?fù)ㄟ^的發(fā)文、會議紀(jì)要、人員公示情況。（3）各級評委的議政和投票結(jié)果。（4）前人的工作建議和總結(jié)等。文書類檔案的收集整理，對人員工作具有借鑒作用。

（二）業(yè)務(wù)類檔案。業(yè)務(wù)類檔案指的是技術(shù)人員的學(xué)識水平、科研成績。其中，學(xué)識水平包括：（1）學(xué)歷學(xué)位證書。（2）培訓(xùn)和進(jìn)修情況。（3）技術(shù)資格證、聘任書。（4）計算機(jī)能力考試成績、外語統(tǒng)一考試成績等?？蒲谐煽儼ǎ海?）和科研相關(guān)的成果、論著。（2）申報人的工作業(yè)績。（3）任職報告。（4）單位和專家的評審意見。（5）獲獎情況等。針對業(yè)務(wù)類檔案，按照專業(yè)或科目進(jìn)行歸類整理，有利于制定個人發(fā)展規(guī)劃。

（三）人事類檔案。人事類檔案主要是：（1）技術(shù)職務(wù)申報評審表。（2）畢業(yè)生初聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表。（3）聘用審批表。（4）年度考核表。人事類檔案在收集整理時，應(yīng)該檢查有無遺漏，確保檔案資料的完整性。

三、高級職稱人員檔案管理的注意事項

（一）做好保密工作。職稱檔案的保密性更強，因為評審材料需要對外保密，例如單位評價意見、專家鑒定結(jié)果、評委的評審結(jié)論等。管理人員對職稱檔案進(jìn)行收集、整理、檢查時，不論是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，均要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。站在管理人員的角度，不僅要提高責(zé)任心和服務(wù)水平，還要具備保密意識，檔案中的個人信息均屬于個人隱私，應(yīng)落實保密工作。

（二）確保信息真實。職稱檔案在收集和整理時，應(yīng)該遵循真實性、準(zhǔn)確性的原則，維持檔案的歷史原貌。在專業(yè)人員的職稱申報上，要提供技術(shù)人員的學(xué)歷、資歷、業(yè)績成果等材料，由單位和評審人員進(jìn)行評議。這些審核資料，要在單位內(nèi)進(jìn)行公示，接受職工的監(jiān)督，確保資料信息真實。對于弄虛作假的行為，不僅影響職稱的正常申報，技術(shù)人員還要受到相應(yīng)的處罰。

（三）提升人員素質(zhì)。提升人員素質(zhì)才能促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高，針對目前管理人員存在的一些問題，要求單位加強培訓(xùn)教育。其一從理論知識入手，采用專家講座、主題會議等形式，學(xué)習(xí)最新的管理知識和方法，提高職稱檔案管理的效率和質(zhì)量。其二從實際操作入手，為管理人員提供進(jìn)修機(jī)會，通過技能比武，將理論和實踐有機(jī)結(jié)合，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高檔案管理技能。其三要做好思政教育工作，增強管理人員的責(zé)任心，認(rèn)識到職稱檔案管理的重要意義，提高工作積極性，構(gòu)建一支高素質(zhì)、復(fù)合型的管理團(tuán)隊。

（四）加強信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在高級職稱人員檔案的管理中，融入信息技術(shù)是必要趨勢，可以提高管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。例如：建立職稱檔案數(shù)據(jù)庫，對紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行整合；加快檔案的更新速度，定期升級檔案模塊；培養(yǎng)信息技術(shù)人才，防止黑客或病毒攻擊等。

四、結(jié)語

綜上所述，高級職稱人員檔案的范圍廣、系列多，開展管理工作能防止檔案損壞、維護(hù)檔案安全、延長檔案壽命。文中介紹了職稱檔案管理的主要內(nèi)容，只有做好保密工作，確保信息真實，提升人員素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，才能提高檔案管理效率和質(zhì)量。