淺談科研檔案收集工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

文/海南醫(yī)學(xué)院 黎丹

科研檔案的收集工作是目前檔案管理工作中的難點(diǎn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研電子數(shù)據(jù)的收集工作也越來越難。在新形勢(shì)下做好科研檔案收集工作，相關(guān)單位提出了可以適應(yīng)新形勢(shì)以及實(shí)際的工作需要的科研檔案收集策略，這在一定程度上提高了科研檔案的歸檔效率。科研項(xiàng)目的檔案是科技工作者進(jìn)行科學(xué)研究的真實(shí)記錄，是無形的資產(chǎn)，它源自科研活動(dòng)的同時(shí)也是開展科研工作的必要條件，具有相當(dāng)大的科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。只有將科研檔案合理收集好才可以進(jìn)一步實(shí)施推廣和驗(yàn)收等工作。例如有的科研項(xiàng)目檔案處于運(yùn)動(dòng)和分散的狀態(tài)下，就很難做到及時(shí)歸檔，進(jìn)而造成檔案資料的缺失。

一、各部門加強(qiáng)管理，強(qiáng)化重視力度

當(dāng)前科研項(xiàng)目的檔案很難做到及時(shí)歸檔，部分單位高層的管理者也沒能將檔案管理的方針及時(shí)落實(shí)下去，導(dǎo)致員工很難及時(shí)正確理解并仔細(xì)地執(zhí)行。對(duì)此現(xiàn)狀，高校科研部門應(yīng)對(duì)高校科研檔案人員的職責(zé)履行情況進(jìn)行考評(píng)，考核標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)實(shí)際工作情況，比如將文件的收集、歸納、積累、分類歸檔等要求納入考核范圍。科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)項(xiàng)目所歸檔的文件進(jìn)行檢查，以確保文件的完整性和系統(tǒng)性，各科研工作人員應(yīng)在自身負(fù)責(zé)的工作中形成文件材料的收集工作，并且對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。檔案管理人員應(yīng)該負(fù)責(zé)收集以及整理歸檔文件的工作，并對(duì)歸檔的整體文件的質(zhì)量負(fù)有一定的責(zé)任。

二、建立健全規(guī)章制度

任何工作的開展都離不開與之配套的規(guī)章制度，檔案的收集工作便是如此，當(dāng)前階段沒能建立健全項(xiàng)目檔案的管理制度，導(dǎo)致收集工作開展的過程也受到了一定的阻礙。對(duì)此現(xiàn)狀，首先，堅(jiān)持科研的檔案管理工作與科研工作的執(zhí)行制度，科研工作與檔案的管理工作同步進(jìn)行，這對(duì)于各自目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)十分有利。其次，檔案工作是項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，科研單位也應(yīng)該將項(xiàng)目的檔案管理工作納入項(xiàng)目管理的程序以及項(xiàng)目的年度計(jì)劃中去，讓檔案管理工作和科研項(xiàng)目同步進(jìn)行，進(jìn)而保障檔案材料一直處于管控的范圍之內(nèi)。最后，將項(xiàng)目的檔案收集歸為合同管理的范圍內(nèi)，并且在合同的條款中明確規(guī)定參加研究的單位中，檔案收集的義務(wù)以及對(duì)于規(guī)定文件的具體要求，并且通過一定的法律手段來保障檔案的收集和歸納。項(xiàng)目檔案收集的基礎(chǔ)是制度化和規(guī)范化，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的具體保障。

三、實(shí)行系統(tǒng)化的管理工作

科研項(xiàng)目具有周期長(zhǎng)、專業(yè)涉及范圍較廣以及文件數(shù)目眾多的特點(diǎn)，進(jìn)而使科研檔案具有分散性和階段性的特點(diǎn)。當(dāng)前，檔案收集工作一直處于被動(dòng)和滯后的狀態(tài)，很多時(shí)候檔案收集工作都是在科研項(xiàng)目結(jié)束后再進(jìn)行收集和整理，這勢(shì)必會(huì)造成檔案資料殘缺不全，對(duì)此，我們要想改變這種現(xiàn)象，應(yīng)采取前端控制和全程管理的方法以確保項(xiàng)目檔案收集工作的完整。首先，需要做到對(duì)科研項(xiàng)目的檔案收集工作的超前管理，也就是前端的控制原理。在項(xiàng)目立項(xiàng)的前期過程中，除了健全檔案管理的制度外，還需要確定科研項(xiàng)目的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，在項(xiàng)目管理部門需要對(duì)科研項(xiàng)目的資料進(jìn)行收集整理，在項(xiàng)目立項(xiàng)審批后向檔案部門備案，檔案部門應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理人員的收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)由項(xiàng)目檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組、專業(yè)的檔案人員以及檔案部門所組成的科研項(xiàng)目檔案的管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于科研項(xiàng)目檔案實(shí)施跟蹤和管理。其次，從項(xiàng)目開始檔案管理人員需要對(duì)每個(gè)階段以及每個(gè)環(huán)節(jié)的產(chǎn)生進(jìn)行整體的把控，以確保在整個(gè)檔案的實(shí)施過程中所有的科研環(huán)節(jié)都處在全面的跟蹤情境下，真正做到科研項(xiàng)目管理與文件材料的同步。

四、歸納總結(jié)科研項(xiàng)目檔案的收集范圍

目前針對(duì)科研項(xiàng)目檔案的收集范圍尚且不夠明確，很難反映出科研活動(dòng)的真實(shí)性，事實(shí)上，具有一定的利用價(jià)值的各種載體的文件都應(yīng)該被納入收集的范圍。通常來說，科研項(xiàng)目的各個(gè)文件素材主要包括了準(zhǔn)備階段以及實(shí)驗(yàn)階段等，申報(bào)階段以及推廣應(yīng)用的階段所形成的相關(guān)材料，主要包括了建議書以及合同等。就此情況來看，如果是因故中斷、終止等文件均應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔；對(duì)于一些協(xié)作的科研項(xiàng)目，應(yīng)該由主持的單位來保存檔案，參加研究的單位也需要保存與自己所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的原件，并且及時(shí)地將復(fù)印件提交給主持單位。在總結(jié)科研項(xiàng)目收集范圍時(shí)，應(yīng)調(diào)動(dòng)科研室以及科研管理人員的積極性，并征求其意見進(jìn)而不斷地完善收集的范圍以及各方面的制度體系。

五、結(jié)束語(yǔ)

做好科研項(xiàng)目的檔案收集工作是整個(gè)檔案管理工作的首要前提，本文就如何加強(qiáng)科研項(xiàng)目的管理工作進(jìn)行了深入的探討和研究工作，主要從建立制度、明確責(zé)任以及加強(qiáng)收集模式等方面進(jìn)行系統(tǒng)的完善，進(jìn)而保障科研檔案收集工作的順利實(shí)施。