探析OA辦公系統與檔案管理系統的數據對接

文/ 陜西龍門鋼鐵有限責任公司 李玲

隨著企業科學化技術的不斷發展，對于以往的公文流轉和檔案管理而言，目前正在進行大規模的變化，但是因為OA辦公和檔案管理責任不同，所以雙方之間既有著很大的聯系性，也有其單獨性，在查閱資料時要求由同一個界面完成，由此一來，能夠很好地實現多個系統的運行。

一、需要對數據進行自動采集

一般情況下，對于OA中所有已經辦理完成的內部數據而言，需要進行發文和傳輸等多種過程。如果這些信息不進行處理或者不經過程序加工的話，那么這些檔案就沒有辦法轉入到檔案管理系統里，檔案歸檔時又需進行人工錄入、掃描掛接，從而會造成嚴重的人力、財力的浪費。如果選擇把OA系統和檔案管理系統的界面結合起來，就能夠很好地將OA系統數據直接轉換到檔案管理系統中去，如此一來，能夠節省人力、財力和時間。另外，從技術角度出發，OA系統數據保存在關系數據中會簡化流程。這是因為絕大多數檔案管理系統是屬于關系數據庫方式，并且也是直接讀取關系數據就即可。因為兩個系統數據庫的字段不一致，所以就需要把相對應的字段結合起來。而當前OA系統需要從內部入手，重點是將數據庫設計模板的底層中讀取出來，之后對數據庫進行破解，提取有關的字段，最后將其應用到檔案管理系統數據庫中。

二、對于集中式流程管理

從OA角度出發，其具有的過程分別是收文、發文、閱讀等，所以在這種情況下就需要選擇使用集中方式過程管理技術，直接把OA和檔案管理過程保存在流程管理中心，并與領導審批的界面聯系起來，其審批功能還需要直接在OA中展現出來，在這樣的情況下，領導完成審批以后，能夠防止進入多個界面帶來的困擾。因為要想最大限度地實現該功能，包括到OA和檔案管理的共同協作，所以需要建立起共同使用的過程控制界面。不僅如此，OA和檔案管理過程需要結合為一體，使用者在一個界面中能夠控制不同的系統。

三、對于界面部分的數據轉換

一是在對檔案信息進行管理的時候，需要對檔案系統進行轉換，這就包括掃描檔、各種網絡檔案檔、鏈接方式直接掛接的檔、用OA起草的檔、用戶編輯檔等多界面數據格式，能夠根據模塊的破解處理直接轉換為一個獨立的電子檔，這樣可以直接將其保存在檔案管理系統中。二是在對檔案進行處理和轉換的時候，需要將OA系統范圍內處理記錄或者是領導審批的電子簽名信息直接轉換為帶有文檔格式的檔案信息數據庫中。三是界面根據兩個過程完成：首先，要求結合文檔條目相對應地進行轉換，換而言之就是目錄轉換，那么目錄在完成以后，相關的檔案人員就不需要再進行手工錄入。其次，是電子檔案在轉換完成以后，要求相關的檔案人員不需要再次進行掃描。待兩個過程完成以后，保存OA系統中的公文信息會直接轉換存放到檔案系統中，而在這個階段上要結合檔案管理系統的數據統計功能，直接檢查出所導入的數據是不是符合界面要求。此外數據庫導入完成后，檔案管理信息需要進行分類等過程，以此形成相應的查閱。

四、加強OA辦公系統與檔案管理系統數據連接的措施

（一）有效地劃分類型，提升使用效率。現階段，相關部門需要從實際情況入手，有效地優化文書整理方法，以件為基本的單位，借助計算機系統來實施組盒工作，加強對于檔案數據的管理力度。針對數目較多的檔案而言，可以使用計算機在全引目錄上面進行有效的分類和標記，不過，針對形式比較特殊的文書檔案而言，可以直接應用計算機編程程序，將相關數據記錄到檔案管理信息化系統中，然后進行劃分，最后提升檔案管理系統中數據的準確性。

（二）做好隊伍建設工作，大力增強檔案管理人員自身的素質。對于現有的檔案管理人員而言，必須嚴格加強自身的素質化建設，全面提升業務技能。1.引進專業人才。應該從多方面來引進檔案管理經驗相對豐富并且計算機使用技能高超的人員來實施OA辦公系統與檔案管理系統數據連接工作，促使工作得以穩定開展。2.定期對檔案管理人員進行業務方面的培訓。對在職的檔案管理人員采取集中化培訓的方式來提升檔案管理系統操作人員的素質，重點提高計算機、檔案信息管理系統等相關軟件的操作能力。只有全面提升專業知識和自身素養，那么才能夠為OA辦公系統與檔案管理系統數據連接工作的實施提供有力的保障。

（三）保證紙質文件與電子文件的對應。將OA系統歸檔的收、發文連同處理單、正文、附件、底稿轉入檔案管理系統的文件庫中，實現文檔一體化。（1）電子文件與紙質文件一一對應好，且同一文件共用一個檔號。（2）依據年度、檔案門類、件號、分類號，系統中自動生成檔號。（3）歸檔的電子文件可自動生成歸檔章，也可依據字段對應生成歸檔章內容并打印出。

五、結語

通常情況下，對于界面部分數據轉換而言，具體表現為以下方面：從文檔角度出發，需要建立相應的OA數據庫和檔案數據表，并且形成統一的對應關系，結合界面模塊將OA公文數據信息轉換到有關檔案管理系統內，同時，這個階段上還應當建立起相應的數據庫表，在檔案管理中結合檔案目錄進行轉換。