高職院校校友檔案收集工作探析

文/遼寧金融職業(yè)學(xué)院 魏曉琳

校友檔案是高職院校檔案的重要組成部分，屬于學(xué)校的寶貴財(cái)務(wù)，對(duì)于服務(wù)和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)對(duì)于校友也有很大的幫助。在高職院校辦學(xué)越來(lái)越重視校友資源的今天，校友檔案必將迎來(lái)嶄新的面貌，對(duì)校友檔案收集工作也提出了新的要求。新形勢(shì)下，必須完善校友檔案收集工作，為校友檔案工作其他環(huán)節(jié)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而推動(dòng)高職院校校友檔案建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展，服務(wù)于學(xué)校建設(shè)。

一、校友檔案的重要性

校友檔案作為高職院校檔案的組成部分，近年來(lái)發(fā)揮的作用越來(lái)越顯著。校友檔案是見(jiàn)證校友與母校情誼的第一手材料，是校友與母校的溝通橋梁，對(duì)服務(wù)和促進(jìn)母校發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。通過(guò)建立與開(kāi)發(fā)校友檔案可以促進(jìn)學(xué)校硬件設(shè)施建設(shè)，提升師資隊(duì)伍建設(shè)和科研水平，提高學(xué)校的知名度，還可以開(kāi)展學(xué)生思想政治教育，豐富校園文化建設(shè)，加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。校友檔案可以服務(wù)校友，能夠有效地促進(jìn)高職院校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)，為畢業(yè)生提供豐富的就業(yè)創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和就業(yè)資源。同時(shí)還可以為畢業(yè)生走向社會(huì)提供可靠憑證，在校期間產(chǎn)生的學(xué)籍檔案包括招生錄取名冊(cè)、學(xué)籍卡、登記表、學(xué)生成績(jī)單等材料可以為校友畢業(yè)后走入社會(huì)提供依據(jù)，如出國(guó)留學(xué)、參軍入伍、辦理退休等，都需要提供學(xué)籍檔案作為可靠憑證。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，高校越來(lái)越深入地參與到了社會(huì)的發(fā)展中，與社會(huì)發(fā)展的聯(lián)系也越來(lái)越密切。高校除了為社會(huì)提供人才、科技、智力等支持外，還因其特有的辦學(xué)傳統(tǒng)、文化精神等，能夠有效地促進(jìn)政治經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。如2005年連戰(zhàn)先生訪問(wèn)大陸，北大特意復(fù)制了連站母親在76年前在燕京大學(xué)（北京大學(xué)前身）學(xué)習(xí)的相關(guān)檔案和照片贈(zèng)予連站先生作為紀(jì)念，以此來(lái)表達(dá)兩岸的友好之情和熱切期望和平統(tǒng)一的愿望，此處是校友檔案發(fā)揮重要政治作用的體現(xiàn)。

二、高職院校校友檔案收集工作的現(xiàn)狀分析

（一）校友檔案收集意識(shí)不強(qiáng)。在高職院校中，校友檔案工作一直沒(méi)有得到足夠的重視。盡管校友工作近些年越來(lái)越受到重視，很多高職院校也成立了校友辦這樣負(fù)責(zé)校友工作的工作機(jī)構(gòu)，但是校友檔案卻沒(méi)有得到高度重視。許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到校友檔案的重要作用，在人才配備、制度建設(shè)、軟硬件條件等方面都比較落后，導(dǎo)致校友檔案數(shù)量較少、載體單一，甚至很多高職院校還沒(méi)有開(kāi)展校友檔案管理工作。

（二）從事校友檔案的人員不足。在高職院校中，檔案工作人員通常一人身兼數(shù)職，平時(shí)忙于各類(lèi)檔案的歸檔整理和各種行政工作，沒(méi)有精力和時(shí)間來(lái)收集校友檔案。雖然現(xiàn)在很多高職院校設(shè)立了專門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)校友工作，但是由于相關(guān)人員缺少檔案意識(shí)和相關(guān)的檔案知識(shí)，工作精力都放在了如何開(kāi)展校友活動(dòng)上，忽視了校友檔案的收集，沒(méi)有及時(shí)、全面地將各次校友活動(dòng)的相關(guān)材料收集上來(lái)，出現(xiàn)了校友活動(dòng)不少，但是校友檔案卻寥寥無(wú)幾不成體系的情況。

（三）校友檔案收集內(nèi)容和方式單一。傳統(tǒng)的高職院校校友檔案收集方式還是一種被動(dòng)的方式，等著各院系和相關(guān)部門(mén)主動(dòng)上交，內(nèi)容基本上就是在校生的學(xué)籍檔案和少數(shù)校友返校活動(dòng)或畢業(yè)周年聚會(huì)的相關(guān)照片等。單一的學(xué)籍檔案不能全面記錄學(xué)生在校期間多方面的發(fā)展情況，不能綜合反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)情況。對(duì)于已經(jīng)畢業(yè)的校友，由于其分散各地，同時(shí)缺少有效的聯(lián)系手段，很多校友的檔案信息難以掌握，校友檔案的收集工作難以開(kāi)展。

（四）校友檔案收集工作相關(guān)制度不完善。目前，各高職院校對(duì)檔案一級(jí)類(lèi)目的分類(lèi)主要依據(jù)是《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但是這兩項(xiàng)規(guī)章制度都沒(méi)有提到校友檔案。黨群、行政、教學(xué)等有明確劃分的一級(jí)類(lèi)目檔案經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，在規(guī)章制度、管理辦法等方面都有一套成熟的體系。校友檔案作為一個(gè)新的類(lèi)別，缺少相關(guān)的規(guī)章制度，沒(méi)有完善的制度支撐。很多高職院校在制度制定上沒(méi)有將校友檔案納入到歸檔范圍，甚至沒(méi)有開(kāi)展校友檔案工作。

三、完善校友檔案收集工作的對(duì)策

（一）提高校友檔案收集意識(shí)。1.強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)校友檔案建設(shè)的意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是校友檔案收集工作的重要支持來(lái)源，校友檔案在收集的過(guò)程中，需要學(xué)校多個(gè)部門(mén)相互配合，如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，收集工作就會(huì)舉步維艱。因此應(yīng)該積極爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)校友檔案的支持，呼吁各個(gè)部門(mén)配合檔案部門(mén)收集校友檔案。2.要提高校友辦工作人員的檔案意識(shí)。將校友檔案收集工作納入到學(xué)校校友辦的職責(zé)范圍，提高校友辦工作人員的檔案意識(shí)，在開(kāi)展校友活動(dòng)的同時(shí)注意及時(shí)收集校友檔案。3.提高校友們的歸檔熱情。將檔案工作與校友工作緊密結(jié)合，充分利用校友活動(dòng)，積極宣傳校友檔案，講解校友檔案的重要意義，激發(fā)校友們的熱情，積極主動(dòng)地將形成的重要材料歸檔，促進(jìn)校友檔案的收集。

（二）完善校友檔案相關(guān)收集制度。只有完善相關(guān)制度才能保障收集工作有章可循、順利開(kāi)展。一是高職院校應(yīng)該將校友檔案作為一個(gè)獨(dú)立的門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理并制定相應(yīng)的管理辦法，明確校友檔案的歸檔范圍和歸檔具體要求，并納入相關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍。二是對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高他們檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，要求他們及時(shí)、全面地收集校友檔案。

（三）拓寬校友檔案的收集途徑。高職院校應(yīng)該組織專業(yè)檔案工作人員收集校友檔案，最好由專人負(fù)責(zé)校友檔案的收集和管理工作。針對(duì)在校生檔案收集，可以院系為單位，由兼職檔案員或是輔導(dǎo)員、班主任負(fù)責(zé)。學(xué)校檔案部門(mén)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確歸檔范圍，要求他們及時(shí)、完整地收集本院系學(xué)生在校期間的所有個(gè)人信息、學(xué)籍檔案、獲獎(jiǎng)情況、重要活動(dòng)的照片視頻等資料，并定期移交檔案部門(mén)，重要的檔案可以隨時(shí)移交。對(duì)于畢業(yè)校友檔案收集，應(yīng)該利用多種途徑，采取多種方式開(kāi)展。如通過(guò)學(xué)校論壇、BBS、微信群、QQ群聯(lián)系各地校友，從而開(kāi)展檔案信息的收集；將檔案工作與校友工作有效結(jié)合，充分利用校友活動(dòng)，如利用校慶日邀請(qǐng)校友返校參加校慶，利用同學(xué)會(huì)、老鄉(xiāng)會(huì)等活動(dòng)，宣傳校友檔案重要性，促進(jìn)校友檔案收集等。

（四）豐富校友檔案收集內(nèi)容。學(xué)生學(xué)籍檔案是高職院校校友檔案的主要來(lái)源，主要包括學(xué)籍卡、成績(jī)單、登記表、獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)相關(guān)材料等基本內(nèi)容。隨著日益豐富多彩的大學(xué)學(xué)習(xí)和生活的到來(lái)，單一的學(xué)籍檔案已經(jīng)不能全面反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)情況，也不能反映出學(xué)生的興趣愛(ài)好和特長(zhǎng)。所以高職院校校友檔案除了收集學(xué)籍檔案外，應(yīng)該側(cè)重收集學(xué)生的個(gè)性化信息。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，高職院校的校友工作嚴(yán)重滯后，是高職院校檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。而校友檔案工作的首要環(huán)節(jié)就是收集，收集工作是起點(diǎn)和重要基礎(chǔ)，因此必須提高對(duì)校友檔案收集工作的重視，提供人財(cái)物保障，完善相關(guān)工作制度，拓寬校友檔案的收集途徑，豐富校友檔案收集內(nèi)容，為校友檔案工作打下良好基礎(chǔ)。