醫(yī)院檔案資源開發(fā)價值與利用策略研究

文/海南省海口市瓊山區(qū)婦幼保健院 胡詩

醫(yī)院是我國關乎民生的一種公共性機構，在醫(yī)院的經營發(fā)展中會產生很多檔案信息，醫(yī)院檔案包含的內容比較多，比如醫(yī)療、科研、基礎建設以及人事等相關信息，都是醫(yī)院最寶貴的信息資源。在醫(yī)院資料中，檔案有著其自身原始性和真實性，在醫(yī)院管理和發(fā)展中發(fā)揮著十分關鍵的作用。而經過對檔案資源的開發(fā)，可以促使醫(yī)院獲得更加穩(wěn)定的發(fā)展，為人們的健康與社會的穩(wěn)定作出一定的貢獻。因此，對醫(yī)院檔案資源開發(fā)價值和利用措施進行研究有一定現實意義。

一、醫(yī)院檔案資源構成

與其他單位的檔案資源相比，醫(yī)院檔案資源有著其一定特殊性。根據相關功能與作用，醫(yī)院檔案基本可以被分成以下幾方面：其一為病歷檔案，也稱為病案，主要是醫(yī)務人員對病人診治程中產生的文字、符號、圖表或者是影像等相關信息的匯總，病歷可以客觀真實地記錄病人病情變化與診治的過程，這是醫(yī)院義務工作人員和信息管理人員，在經過采集、整理與加工之后形成的有科學性與邏輯性的診斷記錄，同時也是臨床診斷、教學和研究中最重要的資源信息。其二是文書檔案，這是醫(yī)院在進行行政管理時產生的，其中包含了命令、指示、決定、會議記錄等。其三是科研檔案，這是一種在醫(yī)院科學研究中直接產生且應該歸檔的文字，這些資料有一定的價值，經常是以文字、圖表以及聲像等形式保存的。除此之外，還有人事、設備、會計、基礎建設、專題以及實物等相關的檔案內容。

二、醫(yī)院檔案資源開發(fā)的價值

檔案資源開發(fā)，主要是將檔案資源中具備的各種價值進行挖掘，從中獲取比較集中或者是有價值的信息。對開發(fā)檔案信息進行使用，為醫(yī)院發(fā)展與社會的建設提供必需的資料信息。對于醫(yī)院而言，檔案信息的開發(fā)價值體現在以下幾方面：

（一）創(chuàng)新檔案工作。對醫(yī)院檔案的開發(fā)，可以讓醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)模式走向開放，這也是新時期中醫(yī)院的發(fā)展需求。長時間以來，醫(yī)院檔案工作一直都在整個醫(yī)院的管理工作中沒有存在感。醫(yī)院檔案工作要想做出創(chuàng)新，就需要對當前的現狀進行改善，要將檔案信息的收集、整理保管發(fā)展成利用，加強檔案資源的開發(fā)工作。

（二）社會發(fā)展需求。對醫(yī)院檔案信息進行開發(fā)，是醫(yī)院與社會對檔案工作的實際需求。醫(yī)院對于社會而言是一個十分關鍵的機構，所以醫(yī)院檔案也是一種不可替代的資源，其蘊含了十分豐富的信息。在社會進步、發(fā)展之下，社會與醫(yī)院對信息資源需求量逐漸增多，經過對醫(yī)院檔案的開發(fā)，能讓檔案管理工作為醫(yī)院與市場發(fā)展作出貢獻。

（三）利于提升醫(yī)院工作水平。經過開發(fā)醫(yī)院檔案資源，可以有效提升醫(yī)院檔案室業(yè)務水平，加強管理人員綜合能力。為了做好檔案資源管理工作，管理人員要做好自己職責范圍內的工作，為檔案資源開發(fā)與利用打好堅實基礎。所以，開發(fā)醫(yī)院檔案資源，可以在實踐中發(fā)現檔案構成與管理中的問題，使檔案管理人員積累更多的經驗，從而有效提升人員綜合素質，加強檔案管理水平。

三、醫(yī)院檔案資源利用策略

醫(yī)院檔案資源利用，主要是及時地為檔案用戶或者是社會機構檔案信息，檔案利用是檔案工作基礎與前提，是檔案最大的一個功能與作用。對醫(yī)院檔案信息利用，是目前醫(yī)院檔案工作發(fā)展重要形勢。在實際工作中，要采取以下措施來進行檔案資源的利用：

（一）加快檔案信息化建設。在社會不斷發(fā)展之下，醫(yī)療改革也逐漸深入。在發(fā)展過程中，醫(yī)院也開始注重醫(yī)療檔案利用，為了能夠提升檔案資源的利用水平，醫(yī)院要加快檔案資源信息化建設，提升檔案管理水平，實現醫(yī)院電子病歷與辦公自動化目標。從目前的情況來看，醫(yī)院的檔案資源種類十分多，檔案資源的豐富可以為醫(yī)療、科研以及教學等領域提供豐富的資源信息，同時也可以為醫(yī)院管理層的決策提供可靠的信息。信息化時代，檔案資源信息化在醫(yī)院發(fā)展中起到了十分關鍵的作用，做好醫(yī)院檔案信息化建設，創(chuàng)新檔案管理工作理念與方式，使用現代技術來收集、管理與開發(fā)檔案信息，在此基礎上科學合理地配置資源。通過這些方式的實施，為醫(yī)院其他的工作提供高質量檔案信息。

（二）制定合理的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案信息開發(fā)的基礎與前提，所以醫(yī)院檔案工作除了加快信息化建設、規(guī)范檔案工作之外，還需要制定合理的管理制度。在目前的檔案信息化建設工作中，管理標準與規(guī)范還有一些問題，這對醫(yī)院檔案信息化工作形成了一定影響。所以，醫(yī)院要建設健全的管理制度，對醫(yī)院檔案管理體系進行優(yōu)化，規(guī)范檔案管理工作。在實際工作中，各個醫(yī)院可以結合自身的真實情況，依據國家相關的法規(guī)制定與自身符合的檔案管理制度，在此過程中要保障制度的合理性與可操作性。將制度作為檔案工作的重要基礎與依據，對醫(yī)院各大科室的檔案進行統(tǒng)一管理。并且對檔案工作考核機制加以完善，讓檔案工作可以和醫(yī)院業(yè)務共同考核與評價，實現統(tǒng)一發(fā)展目標。

（三）健全醫(yī)院檔案信息資源。在科學技術的發(fā)展之下，檔案工作中使用的現代化技術逐漸增多，這不但提高了檔案信息儲備量，同時也加強了檔案管理工作質量和效率。使用信息技術的過程中，傳統(tǒng)的紙質檔案被電子檔案代替，這讓檔案信息可以被大量儲存，不像紙質檔案那樣占據空間位置與資源。同時也為醫(yī)院檔案的利用帶來了良好條件，讓檔案利用有著更強的直觀性和可操作性。長時間以來，檔案管理中都對病歷管理十分重視，但是卻忽視了對文書檔案的管理，這就致使醫(yī)院文書檔案管理相關制度不夠規(guī)范。因為沒有清晰的歸檔標準，醫(yī)院文書檔案收集缺乏相應完整性。在這種情況之下，需要對醫(yī)院的檔案藏室進行優(yōu)化，提升檔案信息資源完整性，為檔案資源的利用打好堅實的基礎。除此之外，醫(yī)院檔案還要開展集中管理，不但要保障信息化管理中設備的完整性，同時還要加強醫(yī)院檔案信息庫建設，構建完善的規(guī)章制度，保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范性，發(fā)揮醫(yī)院檔案信息資源作用，為檔案資源利用提供優(yōu)質條件。

（四）加強管理人員綜合素質。檔案管理工作技術性較高，工作內容也十分復雜，因為人員編制和機構上的限制性，一些醫(yī)院檔案管理人員是辦公人員兼職，檔案業(yè)務水平較低，學習機會也比較少，沒有經過系統(tǒng)培訓，這樣就讓管理人員專業(yè)能力無法符合檔案工作的要求，同時也和社會發(fā)展趨勢不契合，缺乏一定的創(chuàng)新。所以，醫(yī)院在開發(fā)利用檔案時，要把檔案管理人員列入人才培養(yǎng)方案中，有效提升檔案管理人員的素質與專業(yè)能力。首先要對其進行專業(yè)培訓與教育，讓管理人員及時掌握最新知識，通過進修與學習提升檔案人員業(yè)務水平，使管理人員的專業(yè)素質符合管理工作的實際需求。其次還需要對臨床展開調查工作，研究醫(yī)療、教學和科研等領域對檔案信息的各種要求，進而積累檔案資源，利用工作經驗總結相關的方案，促使檔案業(yè)務發(fā)展，提升檔案管理水平。

四、結束語

檔案資源開發(fā)與利用是醫(yī)院發(fā)展的實際需求。對檔案進行開發(fā)，能夠提高醫(yī)院檔案管理工作水平，促使醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。要想對醫(yī)院檔案資源進行合理利用，就要加快信息化建設，對管理制度進行規(guī)范，提升管理人員的綜合素質，在根源上提升管理工作水平，充分發(fā)揮檔案資源的最大作用。通過對檔案資源的開發(fā)和使用，讓醫(yī)院的決策管理工作有可靠的依據，為醫(yī)院的發(fā)展建設作出貢獻。