信息化背景下武漢藏龍集團有限公司檔案管理體系優化研究

文/武漢藏龍集團有限公司 方龍仙子

隨著我國社會經濟的不斷發展，科技時代的不斷進步，信息化技術早已經滲透到各個行業之中。檔案部門的管理工作一直都是非常繁瑣復雜且十分重要的，但是隨著信息技術的發展，在檔案管理過程中要將信息化技術充分應用到其中，促使檔案管理能夠大幅度提高其工作效率，是當代檔案管理的發展大趨勢。另外，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代的檔案管理，所以要構建全新的檔案管理體系，避免檔案管理部門成為收、藏組織，不斷提高檔案管理效率，通過檔案管理為所在單位創造更大經濟效益。另外，要對檔案管理人員進行嚴格的培訓，增強人員檔案信息管理意識，不斷加強信息化管理人員的管理水平，促使檔案在企業內部實現資源共享，以便企業人員查閱檔案信息。近幾年，我國信息化時代得到快速的發展，在當前檔案管理工作過程中要將傳統的管理理念全部拋棄掉，全面引入信息化管理措施，通過對企業的實際發展狀況進行調查，采用先進的信息化管理技術不斷優化企業檔案管理模式。企業檔案信息主要是對企業發展狀況進行記錄，為企業未來的發展提供準確的數據信息，進而明確企業發展的方向。隨著企業檔案建設的逐漸深入，人們意識到檔案管理對企業發展有著非常重要的作用。因此要采取一定的措施不斷提升企業檔案信息化管理水平，加強企業檔案管理人員的信息化管理意識，提升自身工作能力，為企業不斷發展奉獻自己的力量。基于此，本文針對武漢藏龍集團有限公司（以下簡稱：武漢藏龍集團）檔案信息化管理中所遇到的問題展開研究，以期通過本次研究，希望對武漢藏龍集團檔案管理方面相關工作有所幫助，進一步加快企業的發展，不斷提升企業檔案信息化管理水平。

一、武漢藏龍集團簡介

武漢藏龍集團成立于2001年，是大型的國有企業，注冊資金8個億，經過長期的發展，集團資產總額已經達到43.9億元，在區域企業發展中名列前茅，集團的實力已經得到同行業的肯定與認同。通過集團員工長期的探索，集團由原有單一的市政建設向多個領域進行發展。目前所涉及的領域有市政建設、園林綠化、房地產建設開發、環境科技以及商業運營等多種行業。集團之所以能夠發展得如此之快，主要是因為集團內部擁有一套良好的管理體系及多年的技術和資金積累，在此之中，檔案管理部門是不能不提的關鍵部門，發揮了舉足輕重的作用，為企業的發展作出了重大貢獻。但是我國社會經濟正在快速發展，信息技術也在不斷進步，集團檔案管理已經跟不上時代的步伐，在管理上出現了諸多問題，嚴重影響了集團的發展。由此可見，一個企業的發展與企業內部檔案管理水平有著重要關系，完善檔案管理體系對企業發展有著重要影響。

二、武漢藏龍集團檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業性的檔案管理人員。目前我國信息化技術發展非常迅猛，檔案管理工作要求管理人員具有一定的專業理論知識和實踐經驗，并且能夠熟練運用計算機，這樣才可以勝任檔案管理這一崗位。但是在武漢藏龍集團中，一部分檔案管理人員參差不齊，業務素質偏低，專業性不高，大部分人員都是從其他部門調配過來的，導致工作人員對檔案管理的相關操作流程不是很了解，一部分檔案管理人員缺乏檔案管理方面的理論知識，管理人員還停留在簡單的資料整理上，對于計算機還無法熟練操作，所以檔案管理工作無法順利進行。

（二）檔案管理保管方式存在一定的風險。隨著信息化時代的到來，集團對檔案管理從傳統的紙質檔案轉變成電子文檔。電子文檔很容易進行更改，不像紙質檔案那樣容易保存，存在一定的風險問題。信息時代，有很多不法分子通過高科技技術來竊取集團機密檔案資料，對其進行更改，甚至惡意破壞。部分檔案都是集團比較重要的技術成果，信息一旦泄露，就會給集團造成一定的損失。并且有的不法分子將竊取的信息進行販賣，導致企業在市場競爭中被動且缺乏競爭優勢。

（三）檔案管理體系不夠完善。武漢藏龍集團的檔案管理體系目前還不夠完善，檔案管理信息化制度比較落后，完全不符合時代發展的趨勢，無法適應現代檔案信息化管理的需求。并且武漢藏龍集團在進行檔案信息化管理時根本沒有結合自身的發展狀況，構建自己的檔案管理體系，欠缺一定的自主性和創新性。

三、加強武漢藏龍集團檔案管理的相關措施

（一）提升檔案數據信息的安全性。確保檔案信息的安全，主要是為了能夠獲得完整、真實的檔案信息。檔案數據信息的安全可以采取訪問驗證的方式來加以保障。1.完善計算機應用程序。武漢藏龍集團使用了安全的計算機操作系統和數據庫系統，同時不斷升級和完善計算機應用程序，進行必要的安全升級設置，及時消除計算機系統中的安全隱患。2.對檔案數據進行加密。在訪問人員信息時，需要員工提供密碼，進而防止非內部人員對檔案信息進行惡意破壞，確保檔案信息的安全。另外，通過先進信息技術對檔案信息進行控制，防止非法人員入侵，即使竊取成功，也無法進行破解，使檔案信息無法使用。3.安裝系統防火墻以及入侵防御軟件。防火墻是一個系統防御裝置，一般處于機構內與外網之間，對信息進行監測、限制以及更改跨越防火墻系統文件，對外界的用戶進行限制，促使網絡時刻都處于安全狀態。實踐證明，一個網絡化信息系統要安全避免越權操作是很困難的，但要做好防御工作并采取補救措施減少損失卻是可以做到的。

（二）加強檔案信息化管理人員的管理水平。加強檔案管理人員的綜合素質能力水平，對其進行培訓，到相關部門去學習，加強自身的專業知識，進而檔案人員的業務水平和工作質量得到有效的提高。通過老員工帶新員工的方式，促使新員工盡快熟悉掌握相關的技能和理論知識；通過專家講座的形式對檔案管理人員進行相關的培訓工作，使檔案管理人員的專業理論及實踐技術有進一步的提升。定期考察檔案管理人員的工作情況，充分進行了解并及時改進。

（三）夯實基礎，完善檔案管理的設施設備。擁有良好的地基，高樓才會更加安全，所以檔案管理部門要抓好內部基礎工作。在企業領導的大力支持下，檔案室設有庫房占地約90平。在庫房外面安裝了鐵門、防盜網、防盜報警器；室內的窗戶還有厚窗簾加固，并且檔案庫房內還安裝了空調和去濕機以及溫濕度自動控制系統。檔案室配有計算機、復印機、照相機、掃描儀、防磁柜、監控系統、電子檔案管理系統等。

（四）合理利用，重視效果。檔案的用途非常廣泛，并且具有一定的特殊性，在管理上非常困難。為了能夠充分發揮檔案的作用，對其管理進行了加強，集團制定了《檔案利用制度》并嚴格遵守。一是建立便捷的檢索工具和參考資料，加大檔案的利用率，精簡手續，自覺搞好服務。二是詳細記錄檔案的借閱和歸還信息，明確責任。三是對檔案的利用效果做好登記，確保檔案能夠充分地發揮其作用，不斷提高集團經濟效益以及社會效益。

（五）對檔案管理體系進行完善。對檔案信息管理制度進行完善，促使檔案管理工作得到保障。同其他工作一樣，檔案管理好不好，關鍵在領導。武漢藏龍集團成立了以集團總經理任組長、集團辦公室主任任副組長、各部門、子公司負責人任成員的檔案管理領導小組，實施由分管領導分管，辦公室主任主管、檔案管理人員具體管的分工負責制。檔案管理制度要根據不同的部門進行相應的制度管理，對工作人員的工作進行細化，確保員工充分了解自身的責任，做好自己的工作，促進檔案工作再上新臺階，武漢藏龍集團設立了檔案工作領導小組、檔案鑒定領導小組，并制定了《檔案管理制度》《檔案利用制度》《保密制度》《檔案保管制度》等規章制度，使檔案管理工作每個環節都有章可循，責任明確。另外，對檔案管理人員進行有效的監督，完善內部的監督手法，不斷提升集團檔案信息化管理水平。

四、結語

綜上所述，隨著我國社會經濟不斷發展，科技水平也得到很大的提高，信息化技術在各個行業已經得到廣泛的應用。通過對武漢藏龍集團內部發展情況進行詳細的分析，該集團在檔案管理上存在著一定的問題，例如人員信息化管理意識薄弱，缺乏專業檔案管理人員等。因此，要不斷加強企業檔案管理模式，確保檔案管理制度科學合理，不斷提升集團的檔案管理水平，改善檔案管理信息系統，針對檔案信息管理人員的工作進行相關的培訓，提升管理人員工作能力，增強檔案信息化管理意識，進而提升企業工作效率，加快企業發展。