基于大數據的高校檔案管理信息化建設路徑分析

文/黑龍江工程學院 王紅

當前國內各大高校不僅對辦學質量和水平的要求不斷提高，其對高校信息化管理的要求同樣越來越嚴格。當前國內高校的檔案管理信息化中存在的問題較多，如軟硬件設備落后、檔案管理人員專業能力不足、業務水平不高等。妥善解決這些問題，加快建設一支專業的信息化檔案管理隊伍，對高校的發展來說意義深遠。

一、國內高校檔案管理信息化現狀

信息化技術近年來的不斷普及和發展對于高校檔案管理工作來說，既是一個機遇，又是一個挑戰。當前國內的大部分高校均建立起了相對完備的信息化檔案管理機制，初步實現了檔案管理的信息化，同時還加強了信息化建設相關人員的培養力度，并增加了用于信息化建設的經費。但與此同時，高校在檔案信息化管理的進程中也普遍存在著一些亟須解決的問題。首先，當前國內高校往往傾向于忽視信息化檔案管理機制中的安全保存條件，且對檔案管理信息化建設的認知仍舊不足。普遍認為檔案的信息化只在于對紙質材料進行簡單的掃描和處理，并將掃描后的文件保存在磁盤等媒介中。其次，對檔案的保護意識往往不足。雖然很多高校已經建立起了檔案的快捷查詢網頁，但由于缺乏相應的技術人員對檔案材料加以維護，導致高校檔案保護工作困難重重。

二、基于大數據的高校檔案管理信息化建設策略

目前國內高校所面臨的任務越來越多，不僅包括教育部對本科學校教學工作的評估，還包括省教育廳的本科專業評估等任務。與此同時，國內各大高校間普遍存在著生源競爭激烈的情況。為妥善解決以上問題，各高校加強了校內教學相關報告的重視度，其中包括教學質量報告、校內科研報告、就業狀況報告等。鑒于此，高校內檔案管理相關人員將要面臨更加嚴峻的挑戰。

（一）提高檔案管理隊伍建設力度，提升管理人員業務能力。在高校檔案管理工作中，檔案信息化建設人員的從業水平往往決定著整個高校的檔案管理質量。眾所周知，電子計算機、教育技術以及視覺媒體傳達等在信息數字化處理的轉換編輯中占據著重要的地位。如果沒有足夠完備的理論知識和實踐體系，則整個數字化處理轉換編輯的全過程都將受到影響。因此，各大高校應加強對信息化檔案管理人才的培養力度。堅持以人為本的理念，加強信息化人才的引進力度，同時堅持引進與培訓相結合的原則，從而構建一支高水平的信息化檔案管理隊伍。一方面，應加強檔案管理人員的培訓力度，并積極為其提供進修與外出調研的機會，從而不斷提高其工作能力和業務水平。另一方面，應提升檔案管理人員的檔案保護意識，這樣才能有效保證檔案保護工作的順利進行。同時應鼓勵檔案管理從業者積極學習先進的檔案管理理念和技術，從而獲得更為先進的管理方法，不斷推動檔案管理工作的開展。

（二）不斷提高檔案信息資源共享水平。大數據信息中心的建設是一項涉及多個方面的系統工程。首先，應基于大數據處理技術的具體特點，并結合多種手段和方式，從而有效推動信息化網絡管理工作的開展。與此同時，高校應加大檔案管理信息中心建設力度，重新整合校內相應部門與二級學院的數據信息，從而達到信息有效管理的目的。其次，對于老舊或出現故障的計算機、掃描儀等信息處理設備，應對其進行及時的更新。為提高高校檔案信息化管理效率，還可以建立相應的信息管理服務器，并做好服務器維護人員的培訓工作，保障各項工作的順利開展。新時代，各大高校內的數據量都較之以往有了大幅度的增長，因此應充分建立更為完備的數據信息平臺，從而為數據的訪問和查詢等創造便利，并為高校各部門的信息資源調集工作提供方便。

（三）提高檔案材料收集與數字化的重視度。鑒于教學單位中的教師、輔導員以及各類職能部門的輔助機構等多方面人員共同構成了整個高校辦學系統，因此，想要全面實現高校信息化檔案管理工作，只靠檔案管理人員的努力顯然是不夠的。這就要求校內其他人員，包括教務人員、管理人員等，積極參與到該項事務中來。校內各單位和部門應在專業檔案管理人員的協助下，對各類材料加以整理。同時按照相應的規范和標準，進行源文件的數字化轉換工作。及時將處理好的檔案信息更新至檔案管理系統中，并基于以上工作，充分發揮各部門相關人員的主觀能動性，不斷推進校內檔案管理的系統化、科學化、全面化，為學校辦學工作奠定良好的基礎。

三、結語

大數據時代的到來對高校檔案管理信息化提出了新的要求。作為一個龐大的體系，檔案管理信息化是當今高校不斷提升教學質量和水平的重要根基。要求各大高校結合實際情況進行統籌布局，合理運用信息化手段對檔案進行科學規劃和管理，使檔案的收集和挖掘具有高效性和科學性，從而為高校的決策工作提供扎實、準確的信息依據。