大數據時代高職院校檔案信息化建設的困境及對策

文/荊州理工職業學院 陳靜

最近幾年，我國教育部門開始重視職業教育發展，并且制訂了一系列的改革政策。國家教育部要求：必須加快職業教育體系發展，以使其能夠滿足我國廣大人民群眾的生活需要。為了跟上我國教育部門的改革號召，我國國內的高職院校開始不斷進行辦學規模的擴展。并且在此基礎上，不斷建立和完善院校內的各項組織制度。經過一段時間的整改工作，我國高職院校已經形成了新型的檔案信息化管理體制。

一、大數據時代高職院校檔案信息化建設工作的現狀

許多高職院校的成立時間并不算久遠，甚至成立僅有幾年時間。因此，高職院校內部的各項管理體制還正處于初步建設階段，并不成熟。故對于高職院校而言，其在檔案信息化建設方面存在許多問題。主要表現在：高職院校在檔案信息管理方面沒有系統的管理制度，并且在進行檔案信息化管理時也缺乏具體的實施措施。另外，大多數高職院校在檔案信息管理方面，都沒有相當清晰的檔案信息化管理條例。這樣的話，一旦高職院校在檔案信息化建設方面出現問題，沒有可供參考的管理條例，無法對其進行制度處罰，就會導致高職院校在檔案信息化管理方面發展受到制約。

二、大數據時代高職院校檔案信息化建設方面存在的問題

當前我國高職院校在檔案信息化建設方面存在的問題，主要表現在硬件方面。高職院校的檔案信息存儲一般需要紙質檔案和電子檔案同步進行。電子檔案只需要儲存在計算機設備上就可以完成，但是高職院校內年紀稍大的那一部分管理人員，并不掌握計算機操控這門技術，這對于他們進行檔案信息化建設和管理工作來說，是非常不利的。另外，紙質檔案需要利用特定的檔案庫來進行存儲。所謂的特定的檔案庫需要滿足以下條件：（1）適宜的溫度。（2）干燥的環境。（3）做好蚊蟲管理措施。通過調查我們發現，絕大多數高職院校內部的檔案庫都不能完全滿足以上三個條件，這樣有關檔案信息化管理和建設工作也是無法正常進行下去的。

三、大數據時代高職院校檔案信息化建設開發利用方面存在的問題

大數據時代，我國社會最顯著的特點就是“信息化”。而高職院校作為我國社會中的教育機構代表，其發展與否將直接決定我國社會的發展狀況。然而，隨著我國高職院校教育人數的增多，有關高校大學生的個人檔案數量也隨之增多。這一局勢使得我國高職院校內部原有的檔案管理體系，已經完全無法維持正常工作運轉。這時就需要利用信息化的手段對其進行工作運轉推進。但是，高職院校往往在檔案信息化建設方面缺乏充足的投入資金，這直接導致其在檔案管理方面無法滿足實際需求。另外，我國高職院校內沒有完善的數據庫銜接鏈，使得其檔案室數據庫子系統彼此之間無法實現正常銜接。

四、大數據時代高職院校檔案信息化管理模式的建立

（一）建立完善的高職院校檔案信息化管理制度。在高職院校內部，要想維持該院校在檔案管理方面的正常工作狀態。首先，要建立完善的高職院校檔案信息化管理制度，通過這種標準化建設的方式，來使高職院校的檔案管理制度維持科學化、系統化發展。其次，在與時俱進的基礎上，引進國外先進的檔案信息化管理模式，來促進高職院校檔案信息化建設發展。當然在此過程中，還要充分考慮該高職院校檔案信息管理與建設方面的實際狀況。

（二）建立系統的高職院校檔案信息化管理預警。大數據時代，我國在網絡信息化方面飛速發展。因此，在對高職院校進行檔案信息化管理的同時，還要充分考慮到檔案信息的安全存儲問題。倘若高職院校大學生的個人信息檔案發生泄露，將會給大學生個人，乃至家庭帶來巨大的威脅。我們經常還會看到這樣的新聞信息：“某某高職院校內部檔案信息網絡系統，因漏洞問題導致系統癱瘓，大學生檔案信息被黑客盜竊”等。因此，為了防止這樣的事件出現，高職院校檔案管理工作人員，需要建立一個完善的檔案信息化管理預警系統，來防止上述問題出現。關于檔案信息化管理預警系統的建設，可以從構架檔案信息保護系統出發，設置危機預警裝置。這樣一旦出現系統危機問題，檔案管理人員能夠立馬發現，并且快速做出應對措施。

五、結束語

綜上所述，檔案信息化管理系統是高職院校檔案管理工作方面的核心部分。同時，對高職院校內部檔案進行信息化建設，有利于驗證該院校的綜合活動情況。但是，信息化檔案管理具有一定的缺點，如存儲檔案信息的計算機設備被損壞，那么就無法對其進行修復還原。另外，加強高職院校檔案信息化建設，有利于維持該院校教育教學工作的穩定運行，甚至還有可能間接提高高職院校的教育教學水平。