檔案館實物檔案的收集與管理探討

文/佛山市規(guī)劃城建檔案館 陸丹婧

實物檔案是傳統(tǒng)文書檔案的重要補充，一般都會作為地方或單位歷史發(fā)展過程中的佐證材料被檔案館收集。近年來，隨著國家經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，許多展現(xiàn)民族民俗文化，反映中國特色社會主義和改革開放成果的實物檔案也逐步走入檔案館中，進入民眾的視野。做好實物檔案的收集與管理工作對于擴大檔案館的收藏范圍和規(guī)模，更好地為地方發(fā)展和廣大人民群眾服務具有重大意義。

一、“實物檔案”的界定、特點與收集途徑

（一）“實物檔案”的界定。通過文獻研究可以發(fā)現(xiàn)，《檔案學詞典》中并沒有“實物檔案”這個名詞，但在日常工作中我們卻經(jīng)常用到。檔案學界對于“實物檔案”的含義解釋也是眾說紛紜，然而，通過對《中華人民共和國檔案法》的研究，可將 “實物檔案”的定義概括為：國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的由其原始價值為主轉(zhuǎn)化為備以查考價值為主的實物形態(tài)的直接歷史記錄。

（二）實物檔案的特點。1.實物檔案具有隨機性。實物檔案在其形成的過程中往往沒有固定的形成時間和形態(tài)。比如，一些古代、近現(xiàn)代的石碑、石門額、牌匾、徽章等也屬于實物檔案，但獲取這些實物檔案動作發(fā)生的時間和形式都是隨機的，因此很難及時地將這些實物歸檔。2.實物檔案具有載體的多樣性。比如陶瓷、塑料、布匹、金屬等，都可以作為實物檔案的載體，用以反映當下發(fā)生的事件或歷史經(jīng)歷。3.實物檔案具有復雜性。實物檔案的形狀、大小、重量都無法給予一個規(guī)定的標準，而是根據(jù)不同事件不同需要自然而然形成的。

（三）實物檔案的收集途徑。實物檔案的收集途徑有三個：1.正常收集。這通常是用來收集檔案館成立以后由上級單位或其他檔案館轉(zhuǎn)送來的實物檔案。2.公民捐贈。這通常是一些明星或熱心市民將自己所掌握的文史資料等實物檔案無償捐贈給檔案館，豐富館藏資源。3.網(wǎng)絡征集。信息時代的檔案征集通常可以通過網(wǎng)絡來進行，在確定主題后通過網(wǎng)絡、微信公眾號、官方微博等發(fā)布實物征集信息，同時，要在檔案館內(nèi)部成立專門的網(wǎng)絡渠道征集小組，專職負責網(wǎng)絡實物檔案的征集事宜。

二、提升檔案館實物檔案收集與管理水平的建議

（一）實物檔案的收集范圍應科學合理。檔案館在進行實物檔案收集的過程中首先應明確主題。比如，以佛山市某老街老巷作為對象進行征集，通過照片等實物了解在歷史上發(fā)生的舊事，講述當?shù)氐臍v史文化故事，凸顯城市的人文情懷。其次作為佛山市規(guī)劃城建的專題檔案館，其所收集的實物檔案應該反映出當?shù)氐臍v史風貌和文化傳承，并在發(fā)展中不斷通過具有代表性的實物檔案的收集記錄本地區(qū)在社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)生的城市變化。

（二）實物檔案的保管方式應標準妥當。實物檔案由于其本身材質(zhì)、來源等方面的特殊性，在保管的過程中需要格外小心。征集實物檔案的目的就是為了能夠體現(xiàn)事件當時的本來面貌，為還原歷史場景貢獻一分力量，因此，無論是保存還是展覽運輸過程中都必須嚴格按照程序進行，并采取相應的保護措施加以防范，力求做到萬無一失。此外，檔案館還應掌握一定的修復技術(shù)，用來修復具有較高歷史文化價值的實物檔案因客觀條件影響所出現(xiàn)的問題。

（三）實物檔案管理人員應具備高素質(zhì)。檔案管理人員對檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣起著決定性作用。因此，檔案管理人員在檔案管理中，特別是在對實物檔案進行維護的過程中必須要具有保護意識，并嚴格遵守相關(guān)的制度規(guī)范和操作流程，確保實物檔案的安全性。另外，檔案管理人員除了應具有檔案學方面的專業(yè)知識外，還應對實物檔案的歷史背景、文化淵源等予以了解。同時，還應不斷加強檔案管理人員的政治素質(zhì)、法律意識和信息技術(shù)能力，適應新時代現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展速度，提升工作效率。

三、結(jié)束語

實物檔案與普通的紙張檔案和電子檔案不同，其所具有的隨機性、多樣性和復雜性決定了實物檔案收集方式和途徑較為靈活多元。因此，要做好檔案館的實物檔案收集與管理工作，就必須保證實物檔案收集范圍的科學合理，保管方式的標準妥當，并不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)涵養(yǎng)，這樣才能持續(xù)豐富檔案館的館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，推檔案資源體系的建設(shè)，發(fā)揮實物檔案的應有價值，提升檔案館的影響力和公共服務水平。