淺談做好檔案管理工作的幾點體會

文/廣西壯族自治區(qū)第七地質(zhì)隊 王媛媛

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的逐漸完善，以及市場競爭力的不斷提升，當(dāng)前，能夠衡量一個企業(yè)發(fā)展實力的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)就是其自身是否能夠妥善地處理檔案管理工作。在行業(yè)發(fā)展中，強化檔案的建設(shè)工作，完善檔案管理的體制，能夠有效加強企業(yè)的競爭能力以及生存能力，從而促使其更好地發(fā)展。

一、完善工作管理體制，構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)

結(jié)合我國當(dāng)前現(xiàn)行的相關(guān)法律制度以及工作標(biāo)準(zhǔn)，在開展檔案管理工作時，相關(guān)的管理人員需要結(jié)合實際的工作情況以及單位性質(zhì)，對其內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行綜合的管理保存，同時還需要構(gòu)建一套完整的管理體制，保證工作等級的明顯性，落實責(zé)任，構(gòu)建完善的管理體系。其次，在工作中，管理人員應(yīng)選擇工作能力較強、工作素養(yǎng)較高的檔案工作人員，并在各個辦公室構(gòu)建檔案歸口，以保證工作的整體效率。再者，每個不同的部門以及科室都應(yīng)該安置專門的檔案管理人員，要求其做好自己的本職工作，負(fù)責(zé)好本科室的檔案管理人員，以為綜合檔案部門的人員提供便利。最后，企業(yè)可以結(jié)合信息技術(shù)，構(gòu)建強大的網(wǎng)絡(luò)溝通系統(tǒng)，以此為平臺開展檔案收集工作，大大提升工作的效率。

二、提升檔案管理工作的歸檔質(zhì)量以及完整性

在開展檔案管理工作的過程中，對檔案信息進(jìn)行收集整理是行業(yè)人員需要開展的第一個任務(wù)，同時也是檔案管理工作的基本保障。比如，就衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息管理來說，其自身所形成的分類就有很多，比如職業(yè)衛(wèi)生檔案、食品衛(wèi)生檔案、疾控衛(wèi)生檔案以及公共衛(wèi)生檔案等等，所以對于檔案管理人員來說，自身的工作量極為繁重，工作壓力極高。所以，為了有效緩解人員的工作壓力，提升工作的準(zhǔn)確性以及整體效率，在開展工作時，相關(guān)行業(yè)人員可以參考以下幾點：

（一）加強自身的基礎(chǔ)職業(yè)能力。對《檔案法》進(jìn)行深入的研究以及學(xué)習(xí)，提升自身的檔案法律意識，并將其貫徹到整體工作體系中，對自身形成監(jiān)督以及警示，從而有效加強整體的檔案工作質(zhì)量。同時，在此階段，單位的管理人員也可以號召其他工作人員進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)，使其意識到檔案的重要性，能夠主動提供支持以及幫助，促進(jìn)工作效果的提升。

（二）制定合理完善的工作計劃。在開展檔案管理工作的過程中，工作人員需要結(jié)合實際的情況制定完善的工作計劃，而管理人員也需要構(gòu)建明確的管理制度，并嚴(yán)格按照制度開展管理工作，以保證檔案信息的完整性以及準(zhǔn)確性，促使檔案信息安全性的穩(wěn)定提升。同時，在此過程中，檔案管理人員可以對各個部門的文秘進(jìn)行管理要求，要求其按照正規(guī)的程序以及格式進(jìn)行文章的發(fā)布，當(dāng)完成這一工作后，還需要將原稿件以及打印好的稿件交到檔案管理部門，對其進(jìn)行歸檔存儲。

（三）保證檔案及時歸檔。作為一名檔案管理人員，在開展相關(guān)工作的時候，應(yīng)具備高度的注意力以及集中意識，能夠主動地進(jìn)行檔案監(jiān)督、檔案收集以及檔案管理工作。針對沒有及時上交檔案信息的部門，應(yīng)及時對其進(jìn)行通知催促，以保證檔案的及時歸檔，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（四）開闊視野，多學(xué)習(xí)多思考。在開展檔案管理工作時，工作人員不僅要負(fù)責(zé)好本部門內(nèi)部的工作，同時也應(yīng)該走出自己的辦公室，對整個企業(yè)的工作性質(zhì)以及工作內(nèi)容進(jìn)行了解，與其他部門的工作人員處好關(guān)系，獲取其認(rèn)同以及支持，以此加強對檔案信息以及工作進(jìn)度的了解，從而提升整體的工作效果。

三、促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化以及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

首先，在開展實體化檔案管理工作時，管理人員應(yīng)構(gòu)建完整的實體管理系統(tǒng)，并保證管理設(shè)備的全面性以及完好性。例如，在實體化檔案室中應(yīng)配備計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，并定期對其進(jìn)行檢查，防止檔案信息出現(xiàn)發(fā)霉、丟失以及被蟲子損壞等情況。其次，檔案管理人員需要根據(jù)不同檔案的性質(zhì)對其進(jìn)行分類，構(gòu)建不同的檔案體系。例如文書檔案、統(tǒng)計檔案、會計檔案以及專業(yè)檔案等等。當(dāng)分類工作結(jié)束，工作人員還需要對其進(jìn)行合理化的排列歸檔，進(jìn)行妥善保存。最后，為了保障檔案信息的安全性，檔案管理部門還需要對現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，將實體化的檔案信息錄入到電子系統(tǒng)中進(jìn)行保存。針對檔案的公開權(quán)利進(jìn)行嚴(yán)格控制。當(dāng)有人想要查閱檔案信息時，一定要明確其自身的身份以及查閱理由，檢查通過后方可對其放任權(quán)利，以此保障檔案信息的機(jī)密性以及穩(wěn)定性。同時，針對檔案的修改權(quán)，檔案管理部門一定要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，防止對信息的真實性造成威脅。

四、結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前的行業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作會對企業(yè)的發(fā)展形成較大的影響。在檔案中，不僅包括所有員工的信息資料，同時也包括企業(yè)的內(nèi)部私密信息以及發(fā)展歷史等寶貴的文件，需要進(jìn)行隱秘性的保存。所以，對檔案管理工作的高度重視應(yīng)該被列入企業(yè)的工作體系中，從而推動自身的長遠(yuǎn)發(fā)展。