提高檔案管理科學化水平的路徑探討

文/貴陽市市場監管局食品藥品檢驗檢測中心 謝娟娟

檔案管理工作是一項為我國社會建設和發展提供方便的工作。檔案管理工作的主要內容就是對原始檔案之中含有的實體和檔案信息進行收集與統計，從而實現對這些信息的管理與服務的最終目的。但是隨著當前我國社會經濟的飛速發展以及科學技術的日新月異，相應的也對我國行政單位之中的檔案管理工作提出了新的要求標準，我國傳統的檔案管理方法已經無法滿足時代發展的需求，對檔案管理工作進行信息化已經成為當前我國檔案管理工作的必然發展趨勢。

一、信息化時代檔案管理工作存在的問題

（一）硬件設施落后。隨著當前我國科學技術的日新月異，檔案管理儀器設備也隨之飛速更新。在這樣的時代，要想有效提升檔案管理工作的效率以及質量，就必須要注意相關設備的更新換代。但是由于資金有限，導致檔案管理工作之中的儀器設備非常落后，這不利于檔案管理工作效率的提升，同時還導致檔案管理工作人員的工作量大大增加，大大增加了人力成本，不利于事業單位降低成本。

（二）工作人員綜合素質不夠。信息化時代，檔案管理工作之中的專業儀器設備也隨之開始更新換代，網絡技術由于其獨有的特點開始被應用到檔案管理工作之中，這同時也對我國檔案管理工作人員提出了新的要求標準。要求他們除了需要具備檔案管理專業素養之外，還需要對網絡技術等多方面的內容進行了解掌握。并且因為網絡技術依然處于飛速發展當中，因此檔案管理工作人員在日常工作之余，必須要不斷學習，借此有效提升自身的專業素養，有效將檔案管理信息化的作用充分發揮出來。但是現今我國絕大多數檔案管理工作人員都沒有認識到自我學習的重要性，這直接導致檔案管理信息化的作用無法完全發揮出來，不能有效提升檔案管理工作的效率以及質量。

（三）沒有認識到檔案管理工作的重要性。經調查研究顯示，現如今我國檔案管理工作之中存在的一個主要問題就是對檔案管理工作的重要性認知不足。由于檔案管理工作無法有效創造經濟收益，因此我國絕大多數人對于檔案管理工作都不太重視，這就對我國檔案管理工作的信息化建設進程造成了嚴重影響。須知，檔案管理信息化并不是簡單地將文件信息傳輸到計算機之中，而是一個系統的過程，需要工作人員對其進行全方位實施把握控制。

二、提高檔案管理科學化水平路徑的策略

（一）更新相關硬件設施。面對信息化時代檔案管理工作中存在的硬件設施落后的問題，可以對檔案管理工作的設備更新換代，同時可以通過網絡技術建設一個完善的檔案數據庫，將所有檔案信息都錄入到該數據庫之中，工作人員需要使用的時候只需要通過網絡平臺搜索就能夠快速查找到相關信息，有效提升檔案管理工作的效率以及質量的同時，還大大提升了我國檔案管理服務工作的總體質量，為我國檔案管理工作的可持續發展打下堅實的基礎。

（二）培養工作人員的綜合素質。面對信息化時代檔案管理工作中存在的工作人員綜合素質不足的問題，可以專門建設一個培訓機構，組織一個專業化教學隊伍來定期對檔案管理工作人員進行相關專業知識培訓，通過培訓，可以有效提升檔案管理工作人員的知識水平以及工作能力，保證了檔案管理工作現代化的順利進行，有效提高檔案管理工作的工作質量。除此之外，隨著檔案管理工作信息化的不斷深入，也給檔案管理工作之中的保密工作帶來了潛在的安全隱患，在使用計算機網絡進行相關工作的時候，可能會因為硬件軟件設施的故障或者他人的惡意攻擊從而導致信息丟失或泄密，因此還需要加強對于工作人員信息安全專業知識的培養工作。

（三）加強檔案管理工作重要性宣傳。可以通過加強檔案管理工作人員對于檔案管理工作的重要性認知的方法來促進檔案管理信息化建設工作的進程。比如可以通過新興網絡信息平臺如QQ、微信以及微博等給檔案管理工作人員推送關于檔案管理工作重要性的內容；或者在單位內部召開會議，專門對檔案管理工作人員講述檔案管理工作的重要性；還可以通過宣傳欄等形式對檔案管理工作人員進行相應的科普等等。借此在檔案管理工作人員心中樹立一個檔案管理工作非常重要的認知，有效促進檔案管理工作信息化建設的進程。

三、結束語

隨著我國社會經濟的發展，事業單位之中原有的檔案管理方法已經漸漸跟不上時代的腳步，無法滿足人們對于檔案管理工作的要求。在這樣的時代，對當前我國檔案管理信息化之中存在的問題進行研究分析，在此基礎之上找出解決措施，借此有效提高我國檔案管理工作的科學性，將檔案管理工作的作用完全發揮出來，為我國企業的進一步發展創造出一個良好的發展環境，從而給我國社會經濟早日趕超發達國家奠定一個堅實的基礎。