文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及強(qiáng)化措施

文/中共黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局委員會(huì)黨校 張華

一、文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。一段時(shí)間以來(lái)，部分單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)和管理員對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視。一些單位認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的整理文件，只要保證文件不丟就算完成工作了，并沒(méi)有從信息分類(lèi)、歸檔和提取的角度看待文書(shū)檔案管理工作。正因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視程度不夠，各部門(mén)在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入等方面都很少，這不能滿足新時(shí)代文書(shū)檔案管理工作的需要。例如，在信息化時(shí)代，有些部門(mén)沒(méi)有配備數(shù)字化檔案管理設(shè)施和專(zhuān)業(yè)人員，致使文書(shū)檔案的管理和查閱比較繁瑣，一定程度上影響了文書(shū)的應(yīng)用。

（二）部門(mén)之間協(xié)調(diào)不好。當(dāng)前，在文書(shū)檔案管理的具體工作中，各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合還有待加強(qiáng)。有些部門(mén)為了自身的利益或者其他原因不愿意把文件歸案，而是放在本部門(mén)自己手中，即使文書(shū)檔案管理員多次親自去收集也不能完成歸檔，這就使文書(shū)檔案管理工作遇到阻力，致使文書(shū)檔案不完整。有些部門(mén)即便對(duì)文書(shū)檔案管理工作表面配合，但是也很難自覺(jué)把文件送到檔案室或者到年底才一并把所有文件送到檔案室。另外，個(gè)別部門(mén)往往以工作需要為由借閱文件，但是在借閱文件后，不及時(shí)歸還，導(dǎo)致文件找不到或者丟失，這在一定程度了影響了文書(shū)檔案管理工作。

（三）檔案管理員素質(zhì)不高。新時(shí)期檔案管理工作處于公司或單位的底層，文書(shū)檔案管理員的地位和工資待遇也不高。因此，有能力、有擔(dān)當(dāng)?shù)娜硕疾辉敢鈸?dān)任文書(shū)檔案管理工作，很多部門(mén)的檔案管理人員是接近退休的人員或者是臨時(shí)聘用人員。加之，文書(shū)檔案管理員很少有外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，這就造成文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高，部分人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理水平，這就致使部分部門(mén)的文書(shū)檔案管理工作不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。目前，一部分單位和部門(mén)的管理員在檔案管理方面還是停留在對(duì)文書(shū)檔案的整理和存放，他們只是把各種文件放在檔案室，并沒(méi)有進(jìn)行有效的分類(lèi)，導(dǎo)致大量的文件堆放在一起，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，在需要查找和翻閱的時(shí)候很困難。

二、加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)文書(shū)檔案的重視。思想決定著行為。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性和積極作用。1.各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要重視文書(shū)檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的態(tài)度影響著文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展情況。所以，領(lǐng)導(dǎo)一定要把文書(shū)檔案管理放在重要位置，了解文書(shū)檔案管理工作的情況，定期聽(tīng)取檔案管理員的匯報(bào)，幫助文書(shū)檔案管理員解決突出問(wèn)題，加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的支持力度。同時(shí)，要對(duì)優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的工作積極性。2.文書(shū)檔案管理員要提高認(rèn)識(shí)。檔案管理員的態(tài)度直接關(guān)系著文書(shū)檔案管理工作的好壞。所以，檔案管理員一定要高度重視文書(shū)檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任，在工作中兢兢業(yè)業(yè)，不斷創(chuàng)新，使文書(shū)檔案管理工作不斷向前推進(jìn)。

（二）加強(qiáng)配合，做好文書(shū)檔案的對(duì)接。機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)都會(huì)有很多文書(shū)，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理必須要加強(qiáng)各部門(mén)的協(xié)調(diào)配合，確保文書(shū)檔案的收集和管理工作有序開(kāi)展。1.文書(shū)檔案管理員要積極主動(dòng)收集文書(shū)檔案。文書(shū)檔案管理員要及時(shí)地收集整理各個(gè)部門(mén)的文書(shū)檔案，避免遺漏或者丟失。2.各部門(mén)要配合文書(shū)檔案管理工作。當(dāng)一些文件審閱之后應(yīng)自覺(jué)地將其送到檔案管理室保存，以確保文書(shū)檔案的完整。3.查閱人員要配合文書(shū)檔案管理員的工作。文書(shū)檔案管理有其規(guī)章制度。例如，在查閱文書(shū)檔案時(shí)要登記，查閱人員就應(yīng)該按要求登記，不得隨意翻閱。再如有些文件不能帶出檔案管理室，這就要求查閱人員配合文書(shū)檔案管理工作，不得強(qiáng)行帶走文件，使文書(shū)檔案管理工作在規(guī)范的制度下運(yùn)行。

（三）強(qiáng)化隊(duì)伍，提升文書(shū)檔案管理員素質(zhì)。在新時(shí)期，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作必須要提升文書(shū)檔案管理員的綜合素質(zhì)。1.要引進(jìn)和選拔一批專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作需要一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，各單位要通過(guò)選拔、人才引進(jìn)等形式把檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才納入檔案管理工作中，打造一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。2.要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。在信息化時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，這對(duì)檔案管理員提出了新的要求。所以，各部門(mén)要建立文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期組織文書(shū)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過(guò)外出學(xué)習(xí)交流和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等形式使文書(shū)檔案管理人員提高計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和文書(shū)檔案管理能力，從而發(fā)揮好文書(shū)檔案管理工作的積極作用。