醫院文書檔案管理問題及對策分析

文/天津市安定醫院 秦羽

一、醫院文書檔案管理中存在的問題

醫院文書檔案是記載醫院各項業務和事務發展變化的憑證，是醫院在業務考核、績效管理、人力資源管理、黨務考核以及醫院匯編撰寫、醫院文化發展、紅頭文件下達的重要原始記錄。隨著社會環境的不斷發展，衛生事業也發生了翻天覆地的變化。公立醫院中文書檔案管理也存在一些亟須解決的問題，以此來更好適應新形勢下的檔案管理工作需要，以此來促進醫院的不斷進步和發展。

（一）醫院整體檔案管理意識淡薄。在醫院各種類型的檔案中，現階段就整個衛生行業來說，醫院更加重視病例檔案的存檔管理工作，同時隨著互聯網的發展，電子病歷檔案也得到了推廣。但是，這就造成了對于醫院文書檔案的管理工作的重視程度不夠，醫院整體檔案管理意識淡薄的情況。根據現階段施行的《醫療事故處理條例》，當醫院面對醫療事故案件處理時，能夠起到舉證作用的不僅僅包括病歷檔案，同時也包括了文書檔案。當處理醫院相關醫療事故時，往往還需要參考文書檔案中有關醫院紅頭文件的記載、規章制度的制定、各種下設委員會小組的職能、人事任免制度、財務審計檔案以及物資設備采購等相關規章檔案文件等。隨著醫院日常經營管理中的事務越來越繁雜，這就導致醫院管理者檔案意識淡薄與文書檔案需求增長之間不平衡的矛盾。

（二）醫院文書檔案管理空間亟須擴大。隨著人民生活水平的提高，人民對于生命健康的重視程度也在提高，醫院接收的病人和門診數量也在逐年上升。醫院收入的增加也帶來了醫院整體規模的擴建，但是醫院擴建的重點往往是醫院診室以及病區床位的建設，這些基礎設施往往能夠為醫院的發展帶來基礎性作用。醫院事物的繁雜也產生了大量的文書檔案，對于文書檔案的儲存空間也產生了巨大的需求。醫院的實際建設空間重心由于只放在了基礎設施上，導致了文書檔案管理空間十分有限，反而隨著發展空間變得越來越小。積攢的檔案越來越多，空間越來越小，這與文書檔案的規范管理產生了一定的矛盾。

（三）醫院職能科室檔案管理分散。通過調研各大綜合性醫院和?？漆t院可以發現，醫院在發展的過程中由于相關績效考核制指標的壓力，往往存在“重臨床，輕管理”的情況。各大醫院在日常的行政管理中，或多或少缺少相應規范的文書檔案管理規定，同時檔案管理工作人員在操作過程中也存在隨意性。有些醫院職能科室檔案管理比較分散，不能夠集中統一存放，各類型的檔案沒有發揮資源的綜合開發利用效果。檔案管理要真正實現科學規劃、標準歸檔，優化配置醫院的財務資源、人力資源、信息資源等，從而使文書檔案資源得到充分利用，助理醫院的行政管理。

（四）檔案管理模式方法難以適應大數據的發展要求。隨著“互聯網+”以及大數據的發展，傳統的人工檔案管理模式正在發生日新月異的變化。醫院的信息化建設主要放在了臨床以及醫療技術信息網的建設上，對于文書檔案信息化的投入力度不夠，缺少信息化大數據的支撐，往往導致檔案管理工作的效率較為低下，面對越來越多的文書檔案，如何利用好“互聯網+”的大數據紅利，實現數據資源共享，從而提高檔案管理工作的效率顯得尤為重要。

二、醫院文書檔案管理中存在問題的原因分析

（一）文書檔案管理制度不規范。根據現行的檔案管理制度以及《中華人民共和國檔案法》以及黨和國家有關檔案工作的方針、政策及法規的規定，檔案管理制度需要嚴格參照執行。就目前大多數醫院文書檔案管理的現狀來看，醫院文書檔案工作者大多數由職能科室人員兼職管理，這就容易造成檔案管理制度在執行過程中不能進行標準化操作，甚至有些醫院文書檔案只留存在各個職能科室，無法有效進行集中統一管理，這極大降低了文書檔案應該發揮的效果，不利于醫院各項行政事務的開展和醫療事故的處理等。

（二）文書檔案管理職責不明晰。醫院文書檔案不僅僅存在于專職檔案室或者醫院辦公室，文書檔案涉及醫院的方方面面，每個職能科室都可能會產生文書檔案。由于每個職能科室都會產生一定數量和多種類型的文書檔案，并且在醫院日常管理過程中也有使用和查找文書檔案的需求，這就應該把各個職能科室的文書檔案納入到醫院文書檔案的管理體系之中。現階段醫院檔案管理員的在進行文書檔案歸檔中難以與各個職能科室進行標準的檔案移交工作，由于管理職責不明晰，導致個別科室工作人員隨意丟棄或者扣押檔案，檔案歸檔不規范會對醫院的檔案產生不可挽回的損失。

（三）文書檔案管理人員業務素質有待提高。雖然在醫院中專職的檔案員每年能夠得到有效的檔案管理繼續教育，檔案管理工作符合相應規章制度要求，但是除了專職檔案管理員，其他科室負責檔案管理的人員很難有機會接受專業和系統的檔案管理知識培訓，這就容易導致檔案管理不規范，產生檔案缺少或者排序錯亂等情況。同時，由于其他科室的檔案管理人員存在一定的流動性，這對檔案系統歸檔也會產生一定的影響。

三、完善醫院文書檔案管理的對策與建議

（一）建立健全的文書檔案管理規章制度。在醫院的文書檔案管理工作中，醫院管理者要提高檔案管理的意識，將檔案管理的重點放在檔案管理規章制度的建設上。根據《中華人民共和國檔案法》以及相關的檔案規章制度，結合醫院的實際情況，制定出適合醫院自身發展需要的檔案管理規章制度。同時，結合相關的績效考核管理辦法，真正將檔案管理工作放在較為重要的位置。檔案管理員要建立科學合理的檔案臺賬制度以及醫院各項事務檔案報告和存檔制度，規范存檔流程，充分利用大數據以及互聯網，創新檔案管理方法，提高檔案管理效率，做到檔案有據可查、科學排序等。

（二）增強醫院整體的檔案管理意識。檔案管理規章制度的貫徹落實離不開醫院每位職工檔案管理意識的提高，這就需要做好檔案管理工作的宣傳工作。在醫院日常管理過程中，要采用多種形式的檔案工作宣傳方式?？梢酝ㄟ^采取講座的形式，以個別醫療事故案例為樣本，講述醫院文書檔案在處理醫療事故糾紛時發揮的財務、績效、法律效力作用等。同時，加大對醫院檔案管理人員的培訓工作，定期召開檔案管理技能知識的學術性講座，通過建立相應的溝通平臺，及時解答檔案管理過程中產生的問題。

（三）建設完備的檔案管理體系。文書檔案管理工作離不開醫院的頂層設計，因此要建立健全醫院文書檔案管理體系，形成從上到下的檔案管理體系。從上來講，要由醫院的主管院領導擔任醫院檔案管理體系的領導者和監督者，同時由醫院的專職檔案管理員負責醫院檔案管理制度的具體實施，其他職能科室的兼職檔案管理工作人員發揮輔助性作用。檔案管理體系的三個主體相互輔助、相互監督，從而有利于促進檔案管理工作科學、有序開展。

（四）將檔案管理工作納入績效考核體系中。文書檔案管理工作的有序開展離不開績效考核制度的激勵。對于檔案管理意識較強、業務素質較高的檔案管理人員要進行績效獎勵。同時，對于有關檔案管理人員隨意丟棄或者違反檔案管理制度操作方法的現象進行懲罰，真正做到獎懲分明，以此來提高大家檔案管理的積極性和重視程度，做到職責分明，崗位負責。

四、結語

綜上所述，醫院文書檔案管理工作雖然面臨著種種問題和嚴峻復雜的衛生事業環境挑戰，但是檔案管理工作是醫院發展和管理水平的直接體現，因此要努力提高檔案管理工作的質量，創新檔案管理工作方法，促進醫院文書檔案發揮不可替代的作用，為醫院的衛生事業發展貢獻一分力量。