前端控制在高校新校區基建檔案管理中的應用分析

文/重慶航天職業技術學院 王毓芳

高校新校區基建檔案的形成具有自身的特性。這些特性要求檔案部門更新檔案管理觀念和模式，做好檔案前端控制工作，從源頭控制歸檔文件材料質量，保障基建檔案的準確完整。

一、高校新校區基建檔案的特點

（一）數量大，種類多。高校新校區建設包括了教學、行政、生活用房及場館等單項建筑物的建設，整個校區的建設分階段實施完成，在各階段和各單項工程都會有包括立項、選址、初設、規劃、設計、勘察、施工、竣工驗收等大量的文件材料。

（二）內容復雜，專業性強。高校新校區建設從入駐簽約、征地拆遷到項目立項過程中要產生請示報告、會議紀要、協議、合同等大量的前期檔案材料；在建設中還涉及規劃、城建、設計、消防、勘察、質監及土建等多個專業環節，形成內容復雜，專業性強的基建檔案。

（三）來源廣泛，載體形式多樣。新校區基建檔案來源廣泛，校內有基建、財務、審計、后勤等部門；校外有政府部門、設計單位、招投標單位、監理單位、施工單位等。同時，檔案有紙質文件、圖表、電子文件及聲像制品等多種載體形式。

（四）項目多，形成時間長。高校新校區建設有整個校區的建設也有多個單項工程，各項工程都有獨自的基建檔案材料，整個校區建設周期比較長。因此，高校新校區基建檔案的形成也是一個漫長的過程。

二、高校新校區基建檔案前端控制的必要性

高校新校區基建檔案前端控制，就是將檔案管理工作介入節點前置到新校區簽約立項階段，從新校區建設文件形成之時甚至之前，就對整個項目文件從形成到歸檔的全過程進行管控。

（一）檔案前端控制的法律依據。《檔案法實施辦法》規定檔案機構應“指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作”，要求檔案部門將工作節點提前到文件形成之時，即對文件進行前期管控。國家檔案局印發的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》中規定“項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行”，這種“三同步”說明前端控制已經成為項目檔案管理工作的基本要求。

（二）檔案前端控制能夠保障基建檔案的完整準確。由于高校新校區基建檔案的上述特點，實行“后端”管理會使檔案工作滯后，導致檔案資料質量不高甚至缺失。而實施前端控制，可以避免原件簽署蓋章不全、圖紙污損殘缺、圖物不符等質量缺陷及原件散失等問題，

（三）檔案前端控制是提高檔案管理效率的重要手段。新校區基建檔案既包括以新校區為整體項目的前期文件材料，也涵蓋多個單體項目工程建設環節中產生的施工、監理及竣工驗收、審計結算等文件材料，采取前端控制可以優化管理流程，減少文件與檔案管理各環節的重復，提高管理效率。

三、前端控制在高校新校區基建檔案中的應用

（一）在項目檔案管理工作中樹立前端控制思想。檔案部門應在項目立項甚至之前就制定工作計劃，對項目文件材料和檔案管理工作進行全盤規劃。檔案工作者則要將新校區基建檔案工作節點提前到立項階段，主動掌握項目文件形成與運轉的控制權，將工作重點移到指導、監督和檢查項目文件的形成積累過程。

（二）建立完善的制度體系和新校區基建檔案工作管理網絡。構建新校區基建檔案管理制度體系，明確參建各方對檔案管理的職責、范圍和內容，提出歸檔要求。同時對各類基建檔案加以規范。構建新校區基建檔案工作管理網絡，規定文件形成單位負責歸檔文件的收集與積累及質量，檔案管理部門負責對新校區基建項目文件管理工作進行監督、指導、檢查。建立一支由新校區建設部門檔案人員為主，各參建方資料員為輔的新校區基建檔案工作隊伍，統一對文檔的管理要求、標準及口徑。

（三）建立工程項目文檔一體化管理模式。檔案部門應該與文件形成部門協作，參與文件的形成、流轉過程的控制管理，讓文件的動態管理與檔案的靜態管理相結合，實現文件控制與檔案管理一體化。

（四）加強關鍵節點的文件管控，確保檔案收集的質量過關。首先，應以合同條款等明確檔案形成、整理和移交的要求。明確項目驗收環節中相關責任人應檢查驗收檔案資料，確保基建檔案收集的質量過關。其次，應實行“三參加，兩檢查”文件管理制度，“三參加”是指檔案人員參加項目合同評審會，將歸檔要求納入合同專門條款；參加設備儀器開箱驗收會，管控文件的齊全完備；參加單項驗收評審會，審核文檔準確完整。“兩檢查”是指對項目文件實行定期檢查和隨機抽查，規范文檔形成流程，確保歸檔文件符合項目標準要求。