信息時代檔案管理工作創新研究

文/濟南市臥虎山水庫管理處 王軍

一、信息時代檔案管理工作應遵循的原則

信息科技和現代網絡技術為信息化檔案管理的基礎，讓檔案管理工作同互聯網技術融會貫通，通過計算機有效地收集、處理、整合、歸檔數據和資料等，便于給企事業單位、民眾和政府機構提供良好的檔案服務。換而言之，信息時代的檔案管理工作摒棄傳統人工管理方式，有效地轉變為數字化管理模式。其工作應遵循以下原則：

（一）細則規范建設。不同單位在考慮建設自身的檔案管理系統，一方面需根據自身的實際狀況進行建設，另一方面也需同我國相應的法律法規相結合，進而制定出規范并有針對性的檔案管理思路。

（二）檔案管理基礎設施建設。數字化、現代化及信息化等為檔案管理工作的基礎，企事業單位可與政府相關部門形成有效聯動，進而形成層級分明、反應迅速的信息化網絡管理平臺。

（三）資源管理建設。對各個檔案資源進行高效的整合、有效拆分，實現檔案資料的整合，最終建設內容充實的檔案管理中心。

二、信息時代檔案管理工作的創新方式

（一）理念創新。在檔案管理工作探索、創新中，單位中的檔案管理人員必須在理念上有所創新，才能保證檔案管理信息化的順利展開。其一，檔案管理人員應接受信息技術所帶來的新事物，逐漸扭轉傳統的管理辦法，更快地融入新的管理模式之中。其二，以往的檔案管理工作中具有較大人為性。單位管理部門應當及時組織檔案管理人員進行培訓，建立新制度以規范行為，促進檔案管理信息化的便捷性、安全性、可靠性。

（二）工作內容的創新。檔案管理工作的內容創新十分重要，主要包括信息錄入、修改、維護、系統維護。1.信息錄入方面。以往的檔案管理模式主要是通過檔案管理人員手工錄入的方式進行。這種方式有很大的弊端，降低了檔案的可信度。隨之檔案信息化，錄入工作全部轉到平臺系統上，當事人在線填寫，管理人員多重審核進行錄入。不僅保證了檔案信息的真實性，更提高了檔案管理的效率。2.信息修改方面。傳統方式是當事人填寫修改信息并發出申請，經管理人員及上級層層審核同意后由其他檔案管理人員進行修改。這種多重審核的方式雖保證了可信性，但效率低下。檔案信息化后，當事人在線修改信息，相關管理人員在線審核同意后即可由管理系統自動執行修改操作，便捷省力。3.信息維護方面。傳統方式由專人負責對紙質檔案進行分類整理和定期檢查。對于存在大量檔案資料的單位而言，這種方式效率低下，檔案中的錯誤也不易被發覺。檔案信息化中，管理人員只需對檔案數據庫按需篩選，即可快速找出所需資料，以便于對電子檔案的整理和檢查。當然，如進行相應的編程，也可實現檔案數據庫的自檢。檔案信息化為各單位所帶來的一項新的工作內容就是系統維護。檔案信息化后，檔案均以電子存檔的方式保存在各單位的檔案管理系統中?？紤]到病毒侵襲、系統漏洞、黑客等風險或許會導致檔案數據丟失、受損，各單位需安排專人定期對其檔案管理系統進行維護。其中，維護人員與檔案管理人員不應共用同一套系統訪問，以防止系統維護人員篡改檔案數據或檔案管理人員在系統中植入程序。

（三）管理制度的創新。在以往檔案管理中，因紙質檔案管理具有一定的“彈性空間”，進以導致“人治”成為最為典型的管理方式。然而，隨著檔案信息化的推進，這種“人治”的管理方式已逐漸被規范取代。電子檔案的客觀性較強，且系統數據能夠隨時隨地由平臺進行記錄，非專業人員隨意篡改的可能性很小。因此，單位上級部門在制定檔案管理制度時通常只需要關注檔案管理人員即可，其主要可以從以下方面著手：1.規范操作制度。因大多數檔案管理人員可能從未接觸過電子檔案，對信息化工作流程感到陌生和無從下手。因此，各單位有必要制定一些具有輔導講述、說明性質的操作制度及文件，幫助檔案管理人員迅速熟悉工作。2.建立保密機制。檔案資料具有機密性，保密是檔案管理工作中的重點。各單位應根據電子檔案的特點及時更新保密制度。由于電子檔案系統本身具有良好的安全性，因此這項保密制度更多的是針對系統的操作者，也就是系統維護人員和檔案管理人員。首先，雙方絕對不允許共用同一套訪問密碼。其次，在關鍵控制點設置雙人或多人驗證。再次，在數據庫中安裝監控系統，在出現異常訪問時及時通知上級管理部門。最后，嚴格控制各檔案工作人員的系統權限。

三、結語

綜上所述，完善檔案工作的規范化管理，對于促進企事業單位各項工作的有序開展具有舉足輕重的作用。信息時代，不僅各大單位中的整體辦公環境趨于信息化，檔案工作繁瑣且復雜，更需得到各級領導和同事的共同重視，在實際工作中推進檔案工作的創新發展和完善建設。只有強化檔案管理工作的信息化進程、創新檔案管理工作模式、不斷提升歸檔意識、強化對工作人員的專業培訓水平，才能推動檔案管理工作更上新層次。