信息化時代高校檔案管理安全性問題探討

文/西安工程大學檔案館 李瑛

在現在信息技術不斷發展的背景下，信息技術在高校信息檔案管理中應用的越來越廣泛，信息技術在高校檔案技術管理中的作用也越來越大。在信息技術的幫助下，高校檔案信息收集、管理與查閱變得十分方便。但是隨著網絡信息技術的發展，高校檔案信息化管理的過程中也出現了很多的問題。因此在實際的檔案管理過程中，需要相應的檔案管理人員根據實際情況提出解決措施，保證高校檔案信息管理的安全性。

一、高校檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案管理保障制度不規范。在檔案管理過程中，由于對檔案綜合管理的認識不夠、方法過于單一，各個管理部門之間獨自管理檔案，不相互合作，不相互溝通，也不進行檔案之間的互通與交流，導致檔案資料內容不齊全，銜接不通順，整體上不能相互統一，造成了檔案資料的不齊全、不完整。這也從某些方面反映出一些部門不重視檔案資料，不關注檔案資料的完整度，也沒有采取相關措施去完善檔案資料，也反映了部分部門不負責任的態度問題。檔案一定要具有完整性，一旦缺失就會影響以后相關檔案的查找。有些檔案資料對于黨和政府事業的發展有很大的幫助，但因為檔案的缺失導致有價值的檔案在需要時無法及時找到，可能會影響一些單位對一些問題的解決進程。另外，檔案的不完善會造成相關信息的不完整，信息的缺失不利于對檔案進行科學的管理，對新時代企業事業單位的發展有一定的阻礙，也會使企事業單位中的制度無法跟上時代的發展。檔案管理屬于相關部門的售后整理工作，并不是部門管理的重要崗位，因此，有些部門領導忽視了對檔案的管理和保護。

（二）檔案管理人員的素質偏低。信息化時代要求高校檔案管理人員必須是高素質的人才。要求他們不只是擁有檔案管理的意識和知識，更重要的是能夠操作多種系統的計算機軟件，能夠熟練地使用不同的計算機管理軟件，學會維護系統，努力提升自身的安全意識，這樣才能夠保證檔案信息的安全性。但是在我國的高校檔案管理中，檔案管理人員的素質普遍偏低，對于檔案管理的安全性意識也偏低，不能夠很好地適應現在信息化時代的發展。還有部分高校檔案管理人員各方面的能力有所欠缺，沒有專業化的信息管理知識。也就是說我國嚴重缺乏信息管理方面的人才。

（三）檔案管理資金不足。在檔案信息管理的過程中，很多信息管理與維護都是需要資金的，對于系統的維護需要大量的資金，但是資金的缺乏會嚴重地影響到檔案管理的效率，會影響到對高校檔案信息化的管理，很多高校雖然已經建立了相應的信息管理數據庫，但是由于各部門之間互相不配合，導致信息管理工作難以正常有序地進行。還有的學校主動尋求外界的幫助，與外面的公司合作開發檔案管理軟件，用來管理檔案數據。但是由于公司與學校的知識層面不同，所以開發出來的軟件在實用性方面就有所欠缺。因此為了更好地管理高校的檔案數據，就需要高校的檔案管理人員強化檔案管理意識，加強在檔案管理方面的投資，這樣才能夠更好地對高校檔案進行信息化管理。

三、高校檔案信息化管理安全性的措施

（一）提升領導信息化檔案管理的意識。首先，應通過對檔案法律法規的宣傳，使領導意識到檔案管理工作的重要性，從而得到相關部門領導的支持和認可，讓相關部門領導重視對檔案的保護，從實際出發，與實際相結合，加強對檔案法律法規的執行力度。其次，各級管理部門不僅要加大對相關工作人員的培訓，也不應該忽視對相關領導的培訓。這樣才能使部門領導重視檔案管理工作。最后，相關的檔案管理機構應根據時代的發展需求對檔案管理工作做出相應的改革措施，建立起一套完整的管理制度，用來管理檔案。要想要做好檔案的管理工作就需要在思想上意識到檔案管理的重要性，并且需要在實際中做好相應的管理工作。在檔案管理過程中如果出現了問題，一定要及時地進行相應的調整，確保檔案管理工作的順利開展。一方面，負責檔案管理的工作人員一定要具有強烈的責任心，在日常生活中做好檔案的管理工作。只有檔案管理的領導和工作人員都能夠意識到檔案管理的重要性，才能夠保證檔案管理工作順利地開展。另一方面，有關部門也可以提高檔案管理部門人員的福利待遇，加大對檔案管理的投入，以此來激勵相關工作人員更好地完成本職工作。檔案管理人員要在心里對檔案管理工作重視起來，堅持遵守自己的職責，不斷地根據檔案管理的現狀對檔案管理工作做出相應的改變，以便更好地展開檔案管理工作。

（二）規范化檔案管理方式。在對檔案進行管理的過程中需要做到規范化，使得檔案管理的效率得到提升。在對檔案進行整理與分類的過程中需要制定相應的檔案分類整理的制度與原則，科學合理地對檔案進行歸類管理，在有序并且制度化的狀態下對眾多的檔案進行分類管理。具體的就是在檔案管理統一制度的基礎之上制定檔案管理標準，使檔案管理能夠更加符合單位實際的發展特點，這樣的方式也能夠使得單位中的檔案管理工作更加規范與具體。在進行檔案整理的過程中，工作人員需要找出檔案管理工作中存在的問題，對存在的問題進行深入的分析，使得檔案管理能夠更好地滿足單位的發展需求。在管理工作中逐漸提高檔案管理的穩定性，使得檔案管理工作能夠更好地進行。在實際的檔案管理工作中需要對檔案管理進行明確的分工，將各個方面責任都落實到個人身上，增加工作人員的責任心，增加工作人員對檔案管理工作的重視度。

（三）加強監督確保信息安全。檔案管理的信息化必須要有效地處理好文件的隱私性與開放性之間的關系，注重保護檔案的知識產權。隨著信息化不斷地發展，現在的信息之間的距離變得越來越近了，相應的信息之間的保密性也受到了一定的挑戰。檔案管理部門既需要做好內外部的管理又需要解決好檔案的信息化建設問題，這樣才能夠更好地保證檔案信息的安全。檔案管理部門必須要提高安全意識，對相應的計算機檔案進行管理，提高計算機管理的意識，這樣就能夠有效地提升計算機檔案的安全性。與此同時，還必須要保證檔案信息的有效性，檔案管理人員一定要保證檔案管理數據信息的有效性，確保信息數據能夠有效傳輸。另一方面，相關的信息管理部門一定要制定安全保障制度，這樣才能夠更好地保證檔案信息的有效性和安全性。只有保證檔案信息的有效性，遵守相關安全保密制度，才能夠更好地保證檔案信息的安全性，才能夠更好地管理高校的檔案信息。

四、結束語

高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映個人學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料。高校檔案是學校考察、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。高校檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。高校信息管理是社會發展的必然選擇，現階段的教學任務就是處理好信息時代高校檔案管理的安全性，這是時代賦予高校信息管理的任務。在信息化的管理下，高校檔案管理工作變得更加簡單，處理信息的速度變得更加高效。但是在享受著信息帶來的便利的同時，高校檔案信息管理工作也面臨著很多的挑戰，其安全性受到嚴重的威脅。因此，高校信息檔案管理部門應該加大對信息檔案的管理力度，高效率地管理高校檔案。