新形勢下加強干部人事檔案管理工作路徑研究

文/德州職業技術學院 侯云波

干部人事管理工作是當選干部的基礎性工作，在日常選拔、任用干部工作中，記錄干部個人經歷和成長過程的真實記錄，通過相關規定整理起來的個人檔案，作為參考的依據，人事干部檔案工作服務于社會主義人力資源建設，是進行人力資源管理的重要參考依據，檔案管理人員應意識到檔案管理工作中出現的問題，加強對干部人事檔案的管理，發揮出干部人事檔案的資政作用，確保單位人力資源工作的順利進行，為單位干部考察做好基礎性服務工作。

一、新形勢下干部人事檔案管理工作存在的問題

近年來，干部人事檔案管理工作得到了人力資源和行政部門的高度重視，通過把人事檔案管理工作列入日常會議中，依據《檔案法》等文件的相關規定和上級部門要求，通過開展人事檔案目標管理工作，高效進行干部人事檔案管理工作。隨著社會經濟的高速發展，干部人事檔案工作中存在的問題越發凸出，需要健全和強化建設力度，進一步完成人事干部檔案管理工作。通過分析干部檔案管理工作，許多地方和部門對新形勢下的干部人事工作重視力度不夠，檔案管理人員的思想管理觀念較為傳統滯后，對干部任檔案管理工作沒有較大的提升，干部人事檔案所存儲的內容、重要資料都不夠全面，需補充的信息遠遠不夠，導致新形勢下干部人事檔案管理工作進行緩慢。而且許多領導在接收新職員時，對于人事檔案不夠關心，一些領導干部不重視干部人事檔案管理，隨著社會主義市場經濟的發展，國家人事干部制度的完善，許多人對干部檔案管理產生錯覺，容易覺得干部檔案只是單純記錄干部身份，有跟沒有都一樣。干部人事檔案工作不能面面俱到，對于相關制度機制不采取、不落實。許多地方部門人事檔案管理雜亂無章，有些單位檔案管理人員不是專職管理檔案，聘用的管檔人員沒有進行專業培訓，干部工作發生調動時，不按正常程序辦理干部檔案，檔案管理責任和界限不夠清楚，在一些年度考核、工資變動等方面形成的重要檔案材料，管理檔案人員沒有及時按分類標準進行歸類，導致歸檔的材料對于部門人事工作沒有起到準確、及時的輔助作用。而且人事檔案儲存的不夠完整，一般人事檔案都是由有管檔權限的主管部門集中管理，基層單位負責收集整理檔案材料，這樣在各基層單位收集起來的人事檔案材料，在一定程度上不能被及時采用，影響檔案的完整。還有干部檔案工作信息化建設管理薄弱。較多的時候還是采用手寫的方式，整檔工序繁瑣復雜。計算機管理雖然引入到了許多單位，但是比較普遍的現象是閑置不用，工作人員檔案信息化管理氛圍不濃，檔案室計算機等辦公設備老化嚴重，許多檔案管理軟件無法安裝，很大程度上影響了檔案辦公效率，而且對專職干部檔案工作人員的整體素質及專業培訓有待加強。

二、新形勢加強干部人事檔案管理工作的建議

（一）增強檔案管理工作者的責任意識。檔案資料是對以往工作學習等所做的總結，主要是為工作提供重要的參考依據。檔案作為人員信息最有效的證明，是個人以及國家的重要財富，是人生不可磨滅的部分，作為第一手參考資料，應建立干部檔案管理領導小組，定期地對檔案管理開展相關監督工作，發現歸檔的材料中信息存在異議時，應及時做出處理。管檔人員要有強烈的責任心，增強責任意識，面對違法亂紀情況，做到嚴于律己嚴格按規定辦理。按照干部人事管理工作分級，可以體現出對干部檔案工作的重視。通過我們收集的一些資料，分析其中的原因得知，領導高度重視的單位，檔案管理得較好，領導不重視的單位，整個管理流程就差，產生材料信息不夠完整和很多資料不整理的狀況。因此，各單位必須加強人員的認知度，督促單位領導提高對干部人事檔案管理工作的認識，只有領導重視干部人事檔案，管檔人員才能在積極進取的檔案管理工作中實現自身價值。

（二）提高檔案管理工作者的素質。隨著人事改革不斷深化推進，干部人事檔案管理工作的手段也在不斷改變，人們對于檔案管理的要求也越來越高，因此必須提升干部人事檔案管檔人員的職業素質，加強對管檔人員的各類專業培訓，通過參加培訓，樹立崇高的職業信念，從內心深處提高對檔案工作的認識和職業興趣。轉變檔案管理人員的思想觀念和技能水平的提升，從而提高綜合素質和業務能力。對于新參加工作的管檔人員，必須進行在崗培訓，使管檔人員對于制度有一定了解，明確檔案管理工作的約束性，才能使干部人事檔案工作順利進行，提高管檔人員的重視意識、責任意識，確保工作可以順利展開。干部檔案管理工作至關重要，必須高度重視，單位應選拔政治上可靠、作風正派、責任心強、高學歷的共產黨員從事干部檔案管理工作。未達到此要求的，要分階段對管檔人員進行政治理論及業務知識的培養，領導應該時常關注檔案管理人員的工作和學習環境，充分發揮在崗人員的積極性和創造性，對于基礎設施和專職管理檔案人員，首先要改善工作條件的問題，充分運用計算機等科學技術對檔案進行管理，落實干部人事管理檔案人員的待遇。

（三）注重干部人事檔案管理的作用。干部人事檔案是組織人事工作的重點環節，干部人事檔案管理是一項基礎性和經常性的工作。檔案管理人員必須要做到保質和準確。在工作中要與檔案材料形成部門經常聯系，主動索要檔案，并認真檢查，對于材料殘缺不全和內容不真實的檔案，及時修補和退回。在工作中，干部人事檔案管理要充分利用價值，建立完善各項干部人事檔案管理制度，發揮出檔案的作用。以檔案作為依據，為單位選人用人提供信息，為單位組織人事工作的開展做好基礎性工作。為領導了解職工提供真實準確、全面規范、鮮活及時的信息數據。因此，干部人事檔案管理人員要不斷改進管理模式，加快進行檔案管理的數字化建設，及時維護數據庫，使人事管理信息更加全面，有效避免信息丟失的問題，有效提高對信息資源的利用率，同時還有效地確保相關信息的安全。在檔案管理工作過程中，也要協調好各部門關系，強化干部人事檔案的統一性，嚴格規章制度的建立與完善，對人事檔案信息化管理的建設提供有效的約束和激勵機制，使得檔案信息化的法制建設得到進一步推動。

（四）加強干部人事檔案管理信息化。干部人事檔案管理工作，很多還是停留在以紙質載體作為存儲的方式，受存檔環境因素影響較大，容易出現破損，不易保存。即使有些單位進行了檔案管理的信息化改革，檔案管理部門配備的計算機也是行政部門淘汰不用的，設備陳舊，因此，干部人事檔案管理系統在原來基礎上，淘汰陳舊的管理方式，實現信息化管理，把檔案資料存儲實現數字化方式，進而進行有效的利用，讓檔案信息資源實現社會共享。目前單位所配備的電子設備中，大多也是用于簡單的諸如電子檔案目錄管理的應用。只用于管檔人員的檔案日常管理，整體來看缺乏大數據的廣泛應用意識，信息化水平也很低，達不到現代信息化的技術要求。因此，我們在利用現代信息技術的同時，需加快過渡到電子檔案管理的步伐，各單位要利用現代辦公設備，拓寬利用渠道，系統地整理紙質歸檔材料，轉化為可隨時調取的電子檔案。對于干部人事檔案工作信息化，有關部門需進行統一規劃和組織，干部人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，必須有先進的電子技術做支撐，通過實踐不斷改進新的應用技術，及時更新維護大系統平臺建設是完成電子新技術的有力保障，是保證資源信息安全的基礎，在此基礎上，利用大數據分析即可實現單位內部信息資源的共享，又能為單位人才引進、選拔任用等提供客觀科學的參考依據

三、總結

新形勢下，信息技術不斷完善，檔案管理技術的手段不斷更替，對傳統的紙質檔案要求整潔、實用，有利于保管和利用，也是干部人事檔案服務的基礎工作。利用現代管理的方法和手段，借助科技進行信息化管理，做到紙質檔案與電子檔案雙軌并進，相信在數字時代，人事干部檔案的工作可以更加科學、合理和有序，為單位組織人事工作以及社會的發展提供更高效便捷的服務。