高校辦公室人員如何有效提高公文寫作水平

文/中國民用航空飛行學院 駱瑞嵐

一、高校辦公室人員提高公文寫作水平的必要性

“文如其人，人如其文”。請示報告和往來函件等各種公文的質量反映了工作人員乃至所在單位的綜合能力和辦事作風，影響著各級單位對外宣傳形象。高校辦公室涉及的公文種類主要包括請示、報告、通知、函、紀要等，各高校雖強調提高公文寫作質量，也組織工作人員參加公文寫作培訓，但仍出現格式不規范，錯別字連篇的問題。究其原因，是各級工作人員特別是二級單位工作人員對提高公文寫作水平的必要性認識不足，不肯靜下心來下真功夫。高校辦公室人員提高公文寫作水平的必要性主要體現在四個方面：

（一）是開展日常工作的迫切要求。公文是各單位內外交流工作內容的重要載體，是工作的“語言”。公文寫不好，直接影響工作的正常開展，甚至造成工作的南轅北轍。提高公文寫作水平是高校辦公室開展工作的基本要求。

（二）是提高工作效率的基本需要。公文質量的好壞很大程度上影響著工作效率的高低。若公文質量低，出稿時間慢，將會直接影響日常業務的效率和單位效益，嚴重的還會影響學校重要工作進展，成為學校建設發展的阻礙。

（三）是整合組織資源的重要手段。一篇公文的完成需經過起草、修改、定稿、簽發等多個環節，是每個環節參加者智慧的結晶，使組織資源得到了整合。

（四）是鍛煉思維和實現自我的必由之路。起草公文是各單位、各部門工作人員的基本功，即使是專業技術人員，也必須了解一定的公文寫作知識。通過反復寫作，使個人思維得到整理，全面掌握學校或各單位工作內容，及時理清思路，同時發現自己的不足與缺陷。

二、現階段存在的主要問題

（一）過度注重格式，忽略文章內容。《黨政機關公文處理工作條例》中規定了公文寫作的文種與格式，很多機關單位在日常起草公文時過于注重文章的格式，甚至將其作為寫好文章之根本。公文格式固然重要，但其只是輔助開展日常工作和解決問題途徑的重要載體。掌握和運用好格式，是辦公室人員寫好公文的基本功，切不可本末倒置，將其作為制勝法寶。

（二）網絡資源豐富，選材良莠不齊。進入21世紀以來，信息技術尤其是互聯網高速發展，網絡資源共享給辦公室人員日常辦公提供了很大便利。但網絡資源內容參差不齊，規范性、真實性和嚴謹性均有待考證，不可全然照搬照抄。現如今很多人在接到公文寫作任務時，首先在網絡上搜集有關資料，模版內容甚至文章結構大部分照抄網絡上的材料，不免出現內容不恰當，格式不規范等問題。

（三）單純依賴模板，懶于深思熟慮。模板往往是過去工作集體智慧的結晶。套用模板確實能提高工作效率和公文寫作水平，尤其是剛入職的人員能快速上手。但過度依賴模版，不經過思考和研究，公文寫作的質量也許會止步于前，甚至出現“越努力越落后”的現象，并且如果單純套用模版，輕慮淺謀，遇到形式變化和突發情況，便會顯得力不從心，出現條理不清晰、邏輯不嚴密、格式不規范等問題。

（四）培訓效果有限，缺乏反復實踐。俗話說：“光學不練假把式”，縱觀現今公文寫作培訓，授課內容不乏內容陳舊，不注重培訓的實際效果，且部分參加培訓的人員只是被動接受培訓，缺乏培訓成果轉化的積極性、主動性，因此理論與實踐還有很多差異，培訓效果微乎其微。公文寫作水平必須經過長時間的反復實踐、多寫多練才能提高，從量變到質變，而不是依靠短暫的理論學習。

三、提高公文寫作水平的有效途徑

（一）提高興趣，克服懶散思想。“興趣是最好的老師”，是最好的動力，沒有興趣就沒有學習。公文寫作確實枯燥無趣，但興趣是可以培養的，辦公室工作人員要從各個方面培養自己對公文寫作的興趣，只有工作人員培養期公文寫作的興趣，明確自己的職責要求，才能激發工作人員提高公文寫作水平的主動性和積極性，專心致志地鉆研，從而真正提高公文寫作水平。懶惰是成功的絆腳石。無論從時間、工作量還是工作標準來講，公文寫作對于工作人員確實是苦差事。要想起草公文行云流水、一氣呵成，就得徹底改變懶散思想，吃常人不能吃的苦，要有敢吃苦、能吃苦、勤吃苦的思想意識，孜孜以求，將勤補拙。

（二）強化學習，打牢理論根底。沒有較高的政治素養和扎實的理論功底，是不可能寫出高水平公文的。強化學習是提高公文寫作水平的重要途徑。要認真學習黨的路線方針政策和上級機關的政策文件精神，學習公文寫作等業務理論知識，提高自身的政治素養和業務能力，打牢理論基礎。讀書破萬卷方能下筆如有神。要養成閱讀的習慣，制定學習計劃，系統開展有針對性和實效性的學習。定期與身邊同事溝通交流，結合寫作中的心得和困難，增強理論轉化能力，提升學習的實效性。只有始終堅持不懈學習，才能提高自身政治素養和業務能力。

（三）廣積素材，建立科學數據庫。辦公室人員日常工作會涉及大量的文件材料，比如學校年度總結、重點工作任務、二級單位年度總結和計劃、各大會議材料和紀要等。平時沒有太多時間和機會專門到基層調研、了解情況，通過收集和閱讀這些材料，可以迅速、全面地掌握學校大體情況和了解各單位工作。同時，要對收集來的材料按模塊進行分類，建立自己的數據庫，定期對數據庫中的材料進行查漏補缺，不斷完善。公文寫作通常時間緊、任務重，有了科學的數據庫，撰寫公文時才能有針對性地找到所需材料，避免“巧婦難為無米之炊”的現象，緩解時間壓力。

（四）領會意圖，揣摩精神要義。正確領會領導意圖是寫出高質量公文的關鍵。首先，不同領導公文寫作風格不一樣，工作人員必須從領導的言談舉止中把握不同領導的寫作風格，把握領導日常公務活動中的觀點和主張，接到寫作任務時，根據不同領導的風格撰寫公文。其次，公文不同于小說等其他文體，主要目的是解決問題，要抓住機會多與領導溝通，反復領會把握領導所思所想，要解決什么問題？工作的意義和要求是什么？此外，還要學會“當領導”，也就是要站在領導的高度、廣度和深度上思考問題，以領導的口吻撰寫公文，力求在寫作上和領導高度保持一致。

（五）謀篇布局，構建文章思路。為文如造屋，好的謀篇布局決定了公文寫作的成敗。由于公文寫作的特性，如何謀篇布局，搭好文章架構，是提高公文寫作水平的有效途徑。由于公文的特殊性，其結構往往由文種來決定，寫作格式和內容也不相同。首先，要確定寫作的文種，提綱才會有所遵循。其次，要理出公文主題思想，由主題確定文章標題。再次，收集梳理材料進行分類剖析，加以篩選，確定主次內容。最后，反復揣摩其他幾個環節成果，精心設計全文提綱，只有這樣，才能寫出主題鮮明，結構嚴謹，層次清楚的高質量公文。

（六）千錘百煉，提高文字功底。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要想提高公文寫作水平，只有多寫多改多練才行。前期可從通知、會議記錄、科室總結等小材料著手，等基本功練扎實以后開始嘗試寫一些大材料，如黨代會報告、全委會報告等。對于寫好的公文一定要反復修改，沉下心檢查判定是否政策符合、內容合適、邏輯清晰、格式規范、無錯別字等，在千錘百煉中掌握規律，提升自己。同時，收集日常工作中領導或同事修改后的公文，反復對比修改的地方，琢磨為什么這樣改，學習借鑒他們的經驗，提高自己公文寫作水平。