多載體形式會議記錄歸檔與整理

文/平頂山市疾病預防控制中心 王秀琴

會議記錄是一個單位應歸檔的重要檔案信息資源之一，會議記錄對單位業務工作的開展和承載歷史的記憶起著重要的憑證和依據作用，在檔案查閱利用中占有十分重要的地位。然而在實際工作中，會議記錄的歸檔和整理卻因各種因素出現這樣那樣的問題。筆者結合長期在辦公室從事會議記錄和檔案工作的實際，提出一些粗淺的認識和看法，希望能對多載體形式會議記錄的歸檔和整理工作有所幫助和啟發。

一、會議記錄的概念

會議記錄是指在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，形成的會議記錄。“記”有詳記與略記之別，略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論；詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄常常要借助音錄、像錄作為記錄內容，最大限度再現會議情境。

二、會議記錄與會議紀要的區別

會議紀要有別于會議記錄。會議紀要源自會議記錄，是從會議記錄中整理后正式印發的紅頭文件。二者的主要區別是：第一，性質不同。會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定公文。第二，功能不同。會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作檔案存檔。會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。第三，載體樣式不同。會議紀要作為一種法定公文，其載體為文件，享有《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》所賦予的法定效力。會議記錄的載體是會議記錄本。第四，稱謂用語不同。會議紀要通常采用第三人稱的寫法，以介紹和敘述情況為主。會議記錄中，發言者怎么說的就怎么記，會議怎么定的就怎么寫，貴在“原汁原味”不走樣。

三、會議記錄的歸檔現狀

會議記錄是一個單位應該歸檔保存的重要檔案信息資源，有些會議記錄會整理印發出正式的會議紀要，有些沒有印發正式的會議紀要，這些會議記錄在檔案的查閱利用中與會議紀要有著補充作用，利用就更加普遍。會議記錄的歸檔不僅包括紙質的會議記錄本，還應包括會議錄音、錄像、照片等特殊載體的會議記錄。實際工作中，會議記錄的歸檔整理不盡如人意，好多單位沒有歸檔。究其原因，有些是因為檔案工作人員認為僅紅頭文件需要歸檔，屬歸檔范圍，不知道會議記錄也應歸檔；有些是因為會議記錄者認為這是其本人的工作筆記，應該自己保存；有些是因為單位人員更替快，人事調動了，會議記錄也隨著人員調動被帶走了；有些是因為單位領導認為會議記錄的都是保密的內容，會議記錄本只能由少數重要人物掌握和保管；有些是因為會議記錄往往好幾年的會議記錄在一起（特別是小的單位更容易出現這種情況），不能按時歸檔；還有些是因為只歸檔了紙質的會議記錄本，而忽視了特殊載體會議記錄（錄音、錄像、照片等）的歸檔。以上種種原因造成了會議記錄未歸檔或歸檔不全、歸檔不及時，即便是歸檔的會議記錄，在整理上也出現很多問題。

四、會議記錄的歸檔整理

（一）紙質會議記錄的歸檔整理。單位開過會議后，一般會整理出正式的會議紀要或文件印發，但也有未出臺正式文件的。出過會議紀要或其它正式文件的會議記錄，這種情況下會議記錄只是會議紀要和正式文件撰寫的依據，正式的會議紀要或文件出臺后，這些會議記錄查找利用的就很少，查閱利用價值也就不大；一種是沒有出過會議紀要或其它正式文件的會議記錄，這時的會議記錄就成了立檔單位業務活動的唯一原始記錄，查考利用價值比較大。

紙質會議記錄的整理是會議記錄本的整理，一本會議記錄本，有時會記錄一年的會議，有時會記錄幾年的會議。會議記錄本的整理原則是盡量不拆裝，盡量保持檔案的原貌，特別是記錄一年會議的會議記錄本，更不用拆成一次一次的會議記錄來按每次會議記錄為一件來整理，可以把整本會議記錄作為一件來整理；如果是記錄幾年會議的會議記錄本，可以按年度拆分開為多件，有幾個年度，就拆分成幾件來整理。會議記錄編頁碼以件（本）為單位，每件（本）編一個順序的頁碼，并在每件（本）的最前面加上封皮和目錄，封皮上標注本件（本）的基本信息，如黨委常委會議記錄（2017年），目錄上標注每次會議的具體名稱和所在頁號，以方便查找利用。如果大單位會議較多，一年同一類的會議記錄分成若干本，還需要在封皮上標注上本冊會議記錄的具體時間，如黨委常委會議記錄（2017.1.1-2017.6.30）等等，依此類推。

（二）特殊載體會議記錄的歸檔整理。特殊載體會議記錄的歸檔整理，也就是會議錄音、錄像、照片的歸檔整理，好多單位一般只是歸檔紙質會議記錄本，而對于會議的錄音、錄像、照片等特殊載體會議記錄檔案的歸檔卻沒有引起足夠重視，特別是會議錄音，只是被當成了秘書們整理會議記錄的工具，整理出會議記錄或印發出會議紀要后就銷毀了，因此好多重要的原始音像資料都沒有保存下來，給單位造成了很大的損失。為保證會議記錄和檔案資料的完整系統性，一定要把與會議相關的錄音、錄像、照片等聲像檔案進行歸檔，并按照相應檔案（錄音、錄像、照片檔案）的整理要求進行分類和整理，以保存完整的歷史記錄，為單位的各項工作服好務。