民營企業檔案收集中存在的問題及對策

文/浙江省杭州市杭州娃哈哈集團有限公司 馮愛玲 何衛冰

一、檔案收集中存在的問題

改革開放以來，我國的民營企業像雨后春筍般迅速發展壯大起來。隨著企業規模的逐漸擴大，檔案在企業的日常經營活動中顯得日益重要，很多企業負責人意識到檔案是公司的寶貴財富，要求收集好進行存檔。由于檔案是原始的歷史記錄這一特性，事后無法再造，如果當時形成的文件材料沒有及時留存，后續想要利用非常困難。檔案收集工作的質量直接影響了日后的使用，從而對企業的日常生產經營活動產生直接或間接影響。

本人在多年的檔案管理工作中發現，雖然企業中各職能部門大多能積極配合檔案室的工作，按時將本部門產生的材料移交到檔案室，檔案室為保證文件電子版的準確性、完整性，會通過一些現代手段，比如BPM系統端口與檔案管理系統對接以直接完成文件的電子版的歸檔工作。但由于種種原因，企業檔案在收集中還是存在一些問題。一是檔案材料收集不齊全，比如請示批復，只歸檔了批復，沒有對應的請示；職代會材料只歸檔了會議議程等材料，而會議中的選舉材料、選票、照片沒有歸檔；申報評獎材料只歸檔獎狀獎杯等結果材料，申報材料卻未歸檔。二是檔案資料不完整。雖然各類檔案都能按期歸檔，但在利用過程中卻發現部分檔案存在缺失情況。比如企業中層干部會議例會材料，個別月份沒有歸檔；企業的采購合同雖然每年都能及時歸檔，但是在利用過程中卻發現有個別合同未歸檔情況；照片檔案雖然按年度歸檔，但也存在部分活動的照片未歸檔情況。三是檔案資料不準確。各類檔案資料雖能完整歸檔，但是在利用過程中存在部分檔案資料不實用的情況。如設備安裝布局圖、公用管網竣工圖、給排水竣工圖等歸檔圖紙與現場實際不一致，究其原因是歸檔的圖紙并非最終版本；企業負責人出席大型活動或內部會議的講話稿，歸檔的電子版和實際講話紙質版內容有出入，因歸檔的是草稿或中間的修改稿，而非定稿。

二、問題形成的原因

（一）企業負責人對檔案工作不重視。民營企業相關負責人對檔案工作不了解，或認為檔案不會產生直接經濟效益，所以對檔案工作不夠重視，沒有安排專業的檔案人員來管理檔案，甚至沒有獨立的檔案室、檔案庫房。

（二）文件形成人員檔案意識淡薄。部分技術人員觀念存在偏差，認為自己設計的材料是自己的心血，屬于個人的財富，不肯拿出來“共享”；科研人員只重視結果，中間的實驗過程、數據沒有及時記錄下來存檔；企業職工在工作中憑借個人經驗，認為對工作用處不大就對材料隨意丟棄，不進行保存或歸檔。

（三）行政指導不足。由多個部門參與策劃組織的大型活動檔案材料會分散在各個部門，如果缺乏行政指導，可能存在收集過程中有推諉扯皮現象，導致歸檔材料不齊全。

（四）缺乏有效的考核機制。檔案室位卑權小，對各部門、子公司的歸檔情況沒有考核權限或者考核力度占比過小，對部門、子公司的考核結果不會造成大的影響，導致各部門、子公司對檔案歸檔工作不夠重視。

三、解決檔案收集問題的對策

針對以上檔案收集中存在的問題及原因，檔案人員可以從以下幾方面著手，提高檔案收集的完整性、準確性，從而保障檔案工作的正常開展。

（一）制定可操作的檔案歸檔制度。檔案室會同各職能部門制定出可操作性的歸檔制度，細化歸檔范圍和歸檔要求。比如科研檔案，需要了解研發各個階段會產生什么材料，之后列出應歸檔清單及要求，同時將歸檔要求列入項目檔案管理制度中，通過制度進行約束，確保科研人員能按制度要求對科研活動產生的材料及階段性的經驗總結進行整理及歸檔，以便為以后的科研活動提供借鑒作用。

（二）加強檔案知識的宣貫。通過企業集團報、企業微信公眾號等方式在企業內部對檔案法、歸檔制度等進行專題宣傳，加強員工的歸檔意識。在宣貫中要讓員工明白，工作中產生的各種資料特別是技術材料不僅是自己的財富，更是公司的財富，不能自己私藏，技術材料的歸檔是一項法定義務。通過典型檔案利用案例的宣傳，使各部門負責人了解檔案的重要性，積極配合檔案室做好本部門的資料歸檔工作，在行政上對文件形成人員進行制約。引導員工變被動為主動，能支持并將工作中產生的材料進行認真整理，做好歸檔工作。

（三）檔案員根據企業情況及時修訂歸檔范圍。民營企業對內部機構進行調整后，工作內容也會變化，原來的歸檔范圍可能不適應新的機構設置，檔案室要及時與調整后的機構負責人進行溝通，了解機構調整后的工作內容，會產生哪些材料，哪些材料需要歸檔，及時修訂歸檔范圍及要求。不讓任何重要材料遺漏在歸檔范圍之外，不讓重要材料處于無人監管的狀態，從而避免公司檔案收集不全，影響公司的生產經營活動，甚至給公司造成重大的經濟損失。

（四）對文件的形成進行超前控制。歸檔文件的質量很多是在文件形成時就已經決定了的，事后無法彌補，比如重要會議的會議記錄不全、重要活動的照片、視頻等沒有及時拍攝，這些都會影響歸檔文件的完整性。所以檔案人員需提前介入檔案收集工作，從源頭抓起，在文件形成初期就對相關部門人員進行提醒、督促，對文件形成質量進行監督。檔案人員需關注企業文件，對企業的工作計劃進行了解，遇到重要活動，要提前聯系活動組織人員，并提醒活動策劃人員、實施人員注意保存活動實施中產生的文字材料、圖片、視頻等，在活動結束后及時收集整理做好歸檔工作。生產安裝、基建施工中可能會根據實際情況來施工，導致歸檔的圖紙在后續利用時經常發現跟實際施工不一致的情況，這會給后面的維修工作帶來嚴重的影響，因此要提醒并督促技術人員，如遇現場施工變更，應及時對整理好的圖紙進行更改，要保證最后歸檔的竣工圖紙跟實際現場施工情況完全一致。

（五）檔案室要對歸檔材料嚴格、全面驗收。檔案室不能被動接收，不能收到什么就是什么，要對各職能部門、技術部門歸檔的材料對照歸檔范圍及要求進行逐一核對，不僅要看歸檔的種類是否齊全、每類材料是否完整、更要對歸檔材料的準確性進行驗收；如果有電子版的，要檢查電子版是否可以打開，是否與紙質材料一致，確保歸檔材料的完整性、準確性；對驗收結果進行通報。

（六）建立健全的考核制度，建立責任追究制。部分檔案的特殊性決定了在收集整理中只能對檔案類別進行驗收，很難對檔案的準確性、完整性進行驗收，只能在日后的提供利用中才能發現問題，但是已經無法彌補。鑒于這種情況，檔案室應采取相應的措施，不只是對當年歸檔情況進行考核，還要建立事后追溯考核機制，對發現問題的責任部門及責任人進行事后追溯考核，通過行政手段進行約束。比如合同，法律事務部門會在年初歸檔上年度簽訂的合同，檔案室只能驗收合同類檔案已經歸檔，但是具體簽訂了多少份合同，有沒有遺漏很難驗收，在事后利用發現問題時必須對責任部門進行考核。

（七）建立檔案管理網絡。檔案來源于各部門和子公司，同時服務于各部門和子公司，檔案的產生部門和利用部門對本部門檔案的內容和重要性最為了解，因此檔案部門應牽頭建立檔案管理網絡，在各部門、子公司設立兼職檔案員，負責所屬部門及子公司檔案的收集移交工作。檔案室負責對各部、子公司兼職檔案員進行檔案業務指導、培訓，積極開展多種形式的培訓和交流活動，將檔案收集移交的及時性和完整性納入該兼職檔案員的月度工作考核和年度工作考評中。

（八）定期舉辦檔案展覽。員工沒有歸檔意識，大多源于對檔案沒有概念，不知道什么是檔案，認為檔案跟自己無關，都是領導、秘書、技術員的事情。檔案室可以通過選擇一些公開檔案舉辦檔案展覽，提高全員的檔案意識，比如照片檔案展覽，選擇年代久遠的組織活動的老照片、老廠房照片等在展廳、會議室、食堂場所舉辦展覽，員工看到自己年輕時和同事一起工作、活動的場景肯定很驚喜，定能勾起他們對年輕時的歲月的記憶，甚至他們會感嘆，檔案室還有這么珍貴的照片！以后搞活動如果有好的照片也會積極送到檔案室歸檔，積極配合檔案收集工作。

四、結語

總之，由于民營企業的復雜性，作為民營企業檔案員，不僅要不斷學習檔案業務新知識，提高自身業務水平，還要時刻關注企業組織架構的變化，及時與各職能部門、子公司積極溝通，才能制定出適合本企業的可具操作性的檔案歸檔范圍及要求，進而做好本企業的檔案收集工作，為本企業的檔案管理工作奠定堅實的基礎。