淺析竣工資料管理策略與運行方式

文/中國石油工程建設有限公司 嚴峰；中國石油工程建設有限公司北京設計分公司 高華

隨著工程科學化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來越高，我們與發達國家同行還存在很大的差距，自身的文檔科學化水平需進一步提升，針對竣工資料管理中職責不明確、制度不健全，整編標準不統一、檔案管理未納入合同管理、檔案工作與工程建設不同步、竣工資料的齊全、準確、及時性不夠等問題，以及國際慣例不適應、當地標準法律規范不熟悉、竣工資料內控機制不健全、竣工資料提交滯后等差距，對工程項目竣工資料管理策略與運行方式進行了分析。

一、明確編制工作的意義，健全檔案管理制度

工程竣工資料是工程建設項目全過程的最原始、最真實的記錄，是進行工程維修、改建、擴建、組織生產的寶貴信息資源。工程竣工資料是各種隱蔽工程的眼睛，只有以工程檔案為依據，才能對工程項目進行科學的改擴建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費和損失。要從項目全過程管控全局，整體籌劃項目文檔文控和資料工作，形成權責明確、科學高效、運行可控的文檔工作體系。遵循公司檔案管理規章制度要求，做好公司檔案管理規章制度與項目生產實際的融合、對接工作。要明確工作流程、工作職責和管理方式，持續推進、完善歸檔范圍確認制和備案制。把項目文控和檔案管理納入項目質量、HSE和內控管理體系中，規范、統一項目文檔管理的記錄表式和內容格式，加強項目執行過程中文檔形成階段的質量控制，提高項目文控和檔案管理的標準化、規范化水平。

二、加強竣工資料與工程建設同步化管理

為使項目檔案資料管理和控制與工程建設項目同步進行，從項目建設開始，就要制定明確的工作總體目標，然后圍繞總體目標，制定不同階段的工作進度計劃，環環相扣，實行目標管理，一個階段一個階段有序推進。

三、推行檔案信息化管理，提高檔案管理效率

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的周期性過程。從工程立項到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位和部門來實施的，協調工作量大、作業流程多，信息化管理可有效提高工程檔案管理效率和效益。應用文檔信息管理系統，實現文件與信息的全程管理，系統應具有兼容與開放性，能夠通過網絡與外界聯通便于信息的分享與交流。實現設計、施工、采購、試運等運行在統一管理平臺的全程管理。

四、加強業務指導培訓，提高人員業務素質

項目單位是工程竣工檔案移交工作的負責人，要組織參建單位項目管理人員、技術人員、檔案人員參加業務培訓，使工程人員了解檔案的管理知識，檔案人員了解工程建設程序和專業知識，學習檔案業務、管理理論、工作方法、計算機使用等相關知識，掌握新設備或應用軟件的操作技能，充分發揮新技術或應用軟件在檔案管理中的作用。同時深入施工現場，對建設項目實施過程中形成的文字材料、圖紙等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性。

五、做好事前控制，保障檔案資料管理質量

項目單位是工程檔案質量控制管理的主導單位，在工程準備階段，項目單位要把檔案方面的規定要求向參建方進行宣傳貫徹。為了確保建設項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，在項目建設初期要對文控與檔案管理進行精心策劃，召開竣工資料專題會議，明確管理責任部門和歸口部門，編制切實可行的程序文件等，以文件或正式通知的形式明確文檔業務部門的日常管理職責和歸檔責任。

六、增強檔案資料管理意識，加強過程管理

定期召開竣工資料匯報會，質量項目部對資料進行檢查，加強協作與制約，赴廠家進行竣工資料宣講與督促，加強資料日常管理與過程整改等，建立起有效的工程檔案資料管理保證體系，制定可行的工程檔案資料過程控制制度，保證工程檔案資料控制措施落實到位；加強對現場技術人員、資料管理員檔案知識培訓和檔案法律法規的宣傳、提高檔案理論素養，防止工程檔案資料不真實、不準確、不規范，與工程進度不同步、資料記錄不及時、出現“回憶錄”等情況，避免因工程檔案資料驗收不合格，導致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現象發生，實現工程施工進度與檔案資料收集整理的統一。

七、按約定規范辦事程序，按時完成檔案資料

工程檔案資料是在工程建設的全過程中形成的。一個工程項目從立項到竣工驗收，往往需要幾個月、幾年甚至十幾年、幾十年的時間。工程項目檔案資料可按建設程序劃分為：工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等部分。工程檔案資料管理水平，實際是建設、監理、施工單位是否履行合同約定的程序，嚴格按照國家標準、規程、規范規定和國際慣例進行實際操作形成的結果。因此，只要認真履行合同約定的標準、嚴格按照控制程序辦事，就必然形成高水平的過程檔案資料。

八、結語

在綜合研究中發現，無論是西方先進公司還是集團公司項下的工程項目，都將竣工資料提交列入合同要求，作為項目合同關閉的最后必備條件。總之，竣工資料的收集整理工作是一項系統工程，它涉及各專業、各部門，要保證工程竣工檔案資料的齊全、完整、準確、系統，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，須依靠檔案管理部門、工程管理部門、建設單位及業主、監理單位齊抓共管，提升管理水平，嚴格按照檔案法律法規辦事，才能保證一流的竣工資料檔案形成和提交。