科學(xué)管理燃氣企業(yè)檔案的實踐舉措

文/克拉瑪依市燃氣有限責(zé)任公司 許東燕

一、科學(xué)有效地建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

（一）加強對檔案管理的正確認識，集中管理檔案。在燃氣企業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作必須要各個部門有效配合才能更好地完成，可是我國很多燃氣企業(yè)存在下轄部門各自為政的現(xiàn)象，這使得檔案管理部門和其他的部門之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，這樣將會使得檔案資料管理存在很多問題、降低檔案效能。對此，燃氣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門必須要明確檔案管理的重要性，并明確該工作的意義和作用，科學(xué)有效地集中統(tǒng)一管理，以此確保檔案信息實現(xiàn)有效管理的要求。

（二）對檔案管理的流程進行優(yōu)化。檔案管理工作要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度及分級管理原則，并要建立完善的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組體系，對檔案管理工作統(tǒng)一指導(dǎo)。建立完善的檔案管理室，配置專業(yè)人員開展檔案管理，規(guī)范檔案管理流程。

（三）建立完善檔案管理制度。科學(xué)有效地落實檔案管理崗位責(zé)任制，提升檔案管理制度建設(shè)，有效管理不同文檔、資料等，確保歸檔、整理以及存儲等工作及時、準(zhǔn)確，有效提升燃氣企業(yè)檔案信息的利用率，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用，有利保障企業(yè)各項工作的開展。制度建設(shè)，應(yīng)對燃氣企業(yè)中文書、工程、設(shè)備及會計和實物等檔案科學(xué)歸檔，完善歸檔時間、要求及范圍等，利于各部門開展檔案收集整理工作，保障燃氣企業(yè)在開展檔案信息管理工作中更規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

二、燃氣企業(yè)檔案管理的實際策略

（一）對檔案資源收集的渠道進行拓展。燃氣企業(yè)發(fā)展中會涉及眾多檔案信息資源，在實際檔案管理工作中必須有計劃、有針對性地開展檔案信息的收集工作，也要拓展檔案收集渠道，制定更合理有效的檔案信息收集形式。首先，追蹤收集工作。在燃氣企業(yè)實際工作中，對各項檔案信息進行跟蹤收集，檔案管理工作人員要結(jié)合實際情況，有計劃、有針對性地開展信息收集工作，由此提升檔案信息收集效率，也能確保檔案信息的完整性，提升檔案信息質(zhì)量。其次，分階段地收集工作。在燃氣企業(yè)中的市政管網(wǎng)、跨年度工程等，需掌握企業(yè)工程進度，有效提升加強檔案信息的收集水平，并分階段來收集相應(yīng)的信息，防止施工資料丟失，更好達標(biāo)、提升檔案管理水平。

（二）開展專業(yè)化管理，對檔案資料科學(xué)分類。燃氣企業(yè)應(yīng)建立完善、科學(xué)的檔案管理機制，確保其更穩(wěn)定且有效。實際檔案信息管理工作，根據(jù)檔案大綱、信息保管的期限以及歸檔范圍等更為詳細且精準(zhǔn)分類，對檔案信息更為科學(xué)有效地開展管理工作。專業(yè)化檔案管理，主要針對檔案管理分類明確歸檔的范圍，包含行政類、人事類、財務(wù)金融類、科技類、建設(shè)工程類等，執(zhí)行國家相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的同時，更契合企業(yè)實際，制定更規(guī)范的工作過程，更有效地對檔案進行歸納與整理，完善檔案信息，為燃氣企業(yè)工作的開展提供有利信息依據(jù)。

（三）依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理。作為一個重要“數(shù)據(jù)源”，檔案工作有章可循、有標(biāo)必達，執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)（含檔案、本企業(yè)所屬行業(yè)）標(biāo)準(zhǔn)、燃氣企業(yè)檔案管理相關(guān)條款規(guī)定，要建立更嚴(yán)格的燃氣企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，并適時調(diào)整燃氣企業(yè)檔案資料內(nèi)容體系，規(guī)范燃氣企業(yè)檔案歸集范圍，制定嚴(yán)格的檔案資料歸檔質(zhì)量要求，確保檔案信息內(nèi)容更真實、準(zhǔn)確且完善，由此能夠更好地確保檔案資料具有實用性的優(yōu)勢，更好地對檔案信息管理體系進行優(yōu)化。

（四）借助現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢，發(fā)揮檔案信息的作用。檔案的利用服務(wù)宗旨能夠為企業(yè)更加及時、全面且準(zhǔn)確地查找到所需信息，能夠為企業(yè)各部門開展工作提供更為完善的信息依據(jù)，也能為相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員提供有利的信息咨詢。燃氣企業(yè)檔案管理工作應(yīng)注重檔案檢索系統(tǒng)和咨詢服務(wù)系統(tǒng)的建立，由此能夠?qū)n案信息的作用發(fā)揮出來。現(xiàn)代化檔案管理，應(yīng)科學(xué)有效地借助計算機檢索及存儲優(yōu)勢，有效建設(shè)檔案資料檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)快、準(zhǔn)的檢索所需信息，讓檔案管理人員依托計算機、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，查詢案卷目錄及內(nèi)容；若要想復(fù)制、傳送檔案數(shù)據(jù)，經(jīng)檔案管理人員查閱原始資料，維護檔案信息安全、縮減調(diào)卷時間、提效能。檔案管理工作利用計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)等，運用方便和安全的檔案管理軟件系統(tǒng)，事半功倍、精準(zhǔn)高效；也要確保輔助設(shè)備（如專業(yè)掃描儀、條碼機、裝訂設(shè)備、移動存儲等）精良，為檔案文件掃描、錄入、檢索工作提供保障；同時利于檔案信息能準(zhǔn)確、高效輸入，保障檔案信息的全面性。對檔案管理人員、資料送交人員等開展制度、程序、技術(shù)培訓(xùn)和更新，增強各工作人員專業(yè)及融合能力，提升檔案管理工作的整體水平、信息利用效能。

三、結(jié)束語

燃氣企業(yè)應(yīng)重視檔案管理，檔案工作人員應(yīng)科學(xué)有效改善傳統(tǒng)檔案管理思想，與時俱進，進一步提升燃氣企業(yè)檔案管理的質(zhì)量以及水平，以此為燃氣企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。