電子檔案信息安全管理面臨的問題及化解途徑

文/中山市南頭鎮檔案館 吳穎婕

一、電子檔案信息安全管理所面臨的問題

電子檔案信息安全管理所面臨的問題主要存在于兩個方面：一是著重于“管理”方面存在的問題，即，對電子檔案的信息整理、儲存、保管種種事項。二是著重于“電子信息安全”，即，電子檔案本身的安全性和對抗侵犯性。因此，從電子檔案信息安全的問題展開來講，主要是以下幾點：

（一）管理人員或部門的人為差錯。電子檔案和傳統紙質檔案都需要有專門人員進行管理維護，但是在目前的電子檔案信息安全管理中，存在著某些管理人員安全意識不高、對檔案管理系統操作熟練度不夠等現象。電子檔案的信息安全和管理人員的安全意識是息息相關的，管理人員如果對電子檔案的重要性采取忽視、無視或者輕視的態度，不盡職盡責，那么很容易出現檔案信息遺失或出錯的情況。筆者針對此問題進行過問卷調查，發現電子檔案信息出現的安全紕漏問題，竟有56%是由于工作人員玩忽職守造成的。這是一個沉重的數據，同時也提醒電子檔案信息管理人員一定要重視本職工作，重視檔案安全。對電子檔案管理軟件的不熟悉是造成電子檔案信息安全出現問題的第二個人為原因。眾所周知，紙質檔案需要依靠檔案盒和檔案室進行保存，而電子檔案同樣需要借由專門的數據管理軟件進行整合。和紙質檔案相比，電子檔案可以整合更多數據，保存也更加便利。但是由于專業性較強，電子檔案整合軟件的應用門檻也比較高，需要經過專門培訓才可上崗。有些檔案管理人員對軟件操作熟悉度不夠，從而造成檔案遺失或損毀的例子時有發生，足以引起警惕。

（二）機械或網絡故障。電子檔案的虛擬保存設施是軟件或網絡云端，物理保存設備是電子計算機或特定終端機。舉例說明，如果某個存有電子檔案的筆記本不慎損壞，那么其中所儲存的電子檔案就會遭到損毀。同樣，有些電子檔案由于其敏感性，其儲存設備是不許接入網絡的，一旦接入網絡就會存在被盜取的風險，這樣就對檔案本身的安全和整體安全造成破壞。

二、電子檔案信息安全管理問題的化解途徑

（一）加強員工培訓，塑造合格管理隊伍。對電子檔案信息進行管理的員工一定要進行入職前的專業培訓，培訓要從思想和技能兩方面同時進行。首先要讓電子檔案管理者明確自己工作的重要性，要知道電子檔案信息的管理是事關單位或公司發展的重要工作，不是“養老工作”，不可以懈怠。要規定嚴格的規章條例，例如明確上下班時間、明確上班時間嚴禁玩手機等。只有嚴格職場環境制度，電子檔案信息管理者才能認真工作，從而最大程度上減少人為錯誤的出現。其次，要對員工進行上崗培訓。由于電子檔案信息管理軟件的專業性較強，要確保員工在進行電子檔案管理的時候做到熟練應用各種數據管理軟件。可以安排為期一個月的崗前培訓，在培訓結束后還要進行實戰檢測，確保人員的技能掌握情況。其次，由于電子檔案管理軟件更新換代較快，除了掌握一種軟件程式的應用外，員工還需要掌握盡可能多的軟件，以備不時之需。

（二）定期排查維護，確保硬件安全。電子檔案信息管理所依托的計算機或終端機要進行定期的檢修和維護，以一個月為期限，對硬盤主板內存進行排冗掃描，及時排查錯誤，避免事故發生。除了防止硬件設備出現問題外，還可以從軟件安全上著手。比如建立斷電保護機制，使計算機可以在遭遇緊急關機的時候保留檔案內容。或者建立云檔案傳輸機制，但是要注意有些檔案的密級程度較高，如果運行云檔案管理要注意保密工作。

三、結語

電子檔案已經成為檔案儲存的趨勢，它最終將代替紙質檔案承擔大部分的信息記錄工作。因此我們探究電子檔案信息安全管理面臨的問題及解決途徑具有十分重要的意義，這不僅是為了當下，而是順應了未來發展的趨勢。