檔案保護體系構建的探索

文/江西省核工業地質局檔案館 胡珺珺

檔案作為一種信息的載體，在當今社會有著極其重要的作用，檔案保護是實現檔案事業可持續發展的基礎和條件。這就要求檔案工作人員采取科學的保護措施，減少檔案材料的損壞速度，最大限度延長檔案使用壽命。只有及時有效地保護好各類檔案，才能更好地為本單位及社會提供利用，才能充分發揮檔案的真正作用。

一、檔案保護工作存在的問題

（一）開展檔案保護工作的緊迫感不強。在實際工作中，人們更為重視檔案是否丟失、損毀、失泄密，而忽視檔案隨著時間延長而形成的不可逆的損害，對檔案保存現狀的調查，確定損害程度，從而采取保護措施的研究和實踐不足；開展保護工作前期需要鑒定、調查摸底等，工作量大，耗費時間人力物力多，增加了工作難度，也使人們望而卻步。

（二）大量重要檔案亟待保護。新中國成立以來，各項事業蓬勃發展，隨之也產生了大量的檔案資料，檔案在保管過程中，因制成材料、字跡材料、時間、保管條件、使用損耗等多種因素導致出現了不同程度的破損，其中有些檔案非常重要而且是孤本，若不能及時加以保護，將造成不可挽回的損失。

（三）檔案保護的人才儲備不夠。檔案保護技術性人才的缺乏是我國在檔案系統修復中存在的嚴重問題之一，對于檔案搶救和修復工作的有序開展帶來了不利的影響。我國大多數從事檔案工作的人員都非檔案專業出身，不具備系統的、專業的檔案管理知識，缺乏專門的檔案保護能力。在從事檔案工作后，又缺乏檔案保護方面的業務指導和培訓。部分檔案管理者在對檔案進行修復中，采用了不當的修復手段，甚至對檔案造成了二次傷害。檔案行政管理部門在組織檔案業務培訓時，多數注重檔案的整理歸檔方面的培訓，檔案保護方面的培訓少之又少。另外，檔案保護也很少能作為一項專門工作由專人負責實施。

（四）檔案保護的經費投入不足。檔案保護需要大量的經費投入，從檔案館（室）的基礎建設到保管場所的設施設備，從檔案修復材料設備到檔案數字化軟硬件投入都需要大量的經費。檔案館（室）不能直接產生經濟效益，特別是檔案保護這項工作，耗時耗錢，卻見效慢，導致很多單位不愿投入大量經費到檔案保護中去。

二、檔案保護體系的構建

檔案保護是一項系統工程，貫穿于檔案工作的各個環節，筆者認為可以將檔案保護分成三個階段，從而形成一套完整的檔案保護體系。

（一）預防保護階段。“以防為主，防治結合”是檔案保護工作的基本原則。其中，“防”的目的是防止或減少外界不利環境條件對檔案制成材料的破壞，保證檔案完好無損。一是檔案館建設的要求。檔案保護的預防是從檔案館建設設計這個階段開始的，檔案館的建設必須符合《檔案館建筑設計規范》《檔案館建設標準》等相關要求，包括檔案館的耐火等級、抗震等級，檔案館址的選擇和總平面的布置，建筑設計、檔案庫房、檔案業務和技術用房、檔案防護（檔案外圍結構的保溫、隔熱；溫濕度要求；防潮、防水、防光；防塵、防污染、防有害生物和防盜等）、防火設計、建筑設備等方面都有明確的要求。二是檔案裝具方面的要求。檔案裝具是指檔案館（室）存放并保護檔案的裝置或容器，包括檔案密集架、防磁柜、檔案盒的制成材料都有要求。三是庫房日常管理要求。要求庫房溫濕度控制符合國家規定范圍，庫房需配備空調、除濕機、消毒柜、防盜防火報警系統等，庫房應定期更換防蟲藥物，定期打掃衛生等。

（二）治理性保護階段。對已經受到損害的檔案，需要采取搶救和修復措施，各個檔案管理部門可以根據檔案的重要程度和破損程度選擇檔案修復的優先順序。常用的修復手段就是修裱法。修裱是指使用黏合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案上，以恢復或增強其強度和耐久性的技術，修裱工作要絕對尊重檔案原件的面貌。《檔案修裱技術規范》規定了修裱基本原則、質量要求、工具設備環境要求和操作程序，特別是對于手工修裱的工序、修裱材料和黏合劑的質量、修裱的技術及其效果、修裱室的環境條件都做了明確、詳細的規定。《紙質檔案搶救與修復規范》為檔案搶救與修復系列規范，分別在紙質檔案破損等級劃分、保存現狀調查、修復質量規定及搶救修復具體操作等方面進一步完善了檔案修復標準。檔案修復人員都應參照以上規定，再結合實際情況開展檔案修復工作。

（三）再生性保護階段。為延長檔案壽命，可以將檔案信息從一種載體轉移到另一種載體上進行保存。常用的技術手段就是紙質檔案數字化，與傳統紙質檔案相比，數字化實現了傳統記錄工具的集合，數字形態的檔案能更為方便、快捷地實現遠程管理和利用。數字檔案信息的長期可讀性、憑證性和安全保障體系也成為檔案保護的重要內容。

三、幾點建議

（一）提高檔案保護意識。一是提高領導對檔案的保護意識。切實重視檔案安全管理工作，在檔案保護方面提供人力、物力、財力保障。將檔案保護作為檔案工作的一項重要內容，納入檔案人員的業績考核內容。二是提高檔案工作人員對檔案的保護意識。增強檔案工作人員的責任意識、保密意識、安全意識，充分利用現代技術，實現檔案的保護，提高檔案工作人員的管理能力。三是提高社會公眾對實體檔案的保護意識。加強檔案工作的宣傳度，檔案是人民在社會實踐中產生的原始記錄。檔案的保護不僅是將資料轉變為檔案之后的保護，而應是全過程的保護，從檔案形成前、形成時到形成后的前端、中端、末端的保護控制。這就需要人民群眾增強對檔案的保護意識，在日常的行為活動中，對即將形成檔案的資料做好前端的質量控制，在檔案整理過程中，要確保檔案的整理達到安全保護的要求，檔案形成后的利用過程也應注意保護檔案的完好無缺失，全過程全方位對檔案進行保護。

（二）提高檔案管理人員的檔案修復能力。搶救和保護檔案是檔案工作者的重要職責之一，是一項長期、艱巨、功在當代、利在千秋的任務。但是，由于經費不足、重視程度不夠等多方面的原因，使得部分檔案部門缺乏專業修復設備，檔案人員的專業修復知識也非常匱乏，檔案修復能力遠遠無法滿足日常修復工作，檔案管理部門應該定期開展檔案修復專業知識的相關培訓，提高基層檔案人員的檔案修復水平。

（三）加快檔案信息化進程。國家檔案局提出了逐步實現“存量檔案數字化，增量檔案電子化”的信息化戰略，全國各地、各行各業檔案數字化建設正如火如荼地進行著，檔案數字化建設的當務之急也是必然趨勢。即使暫時沒有發生破損的檔案，也應該納入數字化的工作計劃中。在檔案未發生破損之前完成數字化掃描才能保證數字化檔案的質量，從而保障檔案的完整、準確與安全。