大數據時代檔案服務科學化探討

文/嶗山國家森林公園管理處 李永紅

一、理論概括

大數據技術是集信息搜集、信息處理、信息檢索和信息分析為一體的信息技術。伴隨大數據技術的成熟，許多單位檔案部門開始逐步將這一技術融入檔案服務工作當中，很大程度上改變了傳統的檔案管理機制。大數據時代檔案服務工作意義重大，主要表現在以下層面：第一，提高單位對檔案資源的檢索效率。大數據技術的運用，使得檔案管理人員不再為檔案資源的檢索而苦惱。在相應的系統當中，檔案管理人員既可以通過數字化編目來查找檔案資源，也可以直接在存儲系統中進行快速檢索。第二，提高單位對檔案資源的搜集能力。大數據技術的運用，使得檔案管理人員搜集檔案資源的范圍不再局限于本單位。檔案管理人員可以根據工作的需要，在互聯網環境中搜尋離散的檔案資源，進一步實現檔案資源的整合，確保檔案資源搜集工作的全面性。第三，推動檔案服務工作走向靈活化和智能化。辦公自動化是未來單位辦公的發展趨勢。在這種背景下，單位有必要逐步加快檔案數據化建設，平衡好辦公自動化與檔案信息化之間的關系，為單位實現可持續發展鋪墊基礎。第四，推動檔案服務工作的安全化。大數據技術的運用，使得檔案資源的表現形式發生了改變，檔案資源被竊取和篡改的幾率大大減少。

二、大數據時代檔案服務科學化的路徑

（一）以大數據技術為基點，搭建云服務平臺。互聯網技術的深入發展使得互聯網技術愈發穩定，為大數據技術在互聯網中的運用提供了可能。首先，檔案管理人員可以將檔案管理系統與網絡云系統進行關聯，利用大數據技術處理云系統中的各項檔案資源。通過大數據技術，檔案管理人員可以對檔案資源進行充分壓縮，將其轉化為數據代碼的格式，節約云系統終端的檔案儲存空間。其次，檔案管理人員應當以大數據技術為基點，深入挖掘檔案信息資源的價值。通過大數據技術，檔案管理人員可以迅速對云系統內部的檔案資源進行掃描和檢索，為檔案需求主體篩選出關鍵性的檔案資源，增強檔案服務功能。最后，檔案管理人員可以利用大數據技術來提高檔案服務工作的抗風險能力，增強云服務平臺的安全性。在云服務平臺當中，各種檔案資源以數據代碼的形式呈現。因此，檔案管理人員可以通過大數據技術中的點對點技術來實現檔案資源的傳輸，減少云服務平臺被病毒程序入侵的可能。

（二）以大數據技術為基點，搭建共享平臺。從辯證法的視角來看，任何單位在各項資源有限的情況下，其處理和利用檔案資源的能力有限。因此，單位之間只有加強檔案資源共聯共享建設，才能在節約檔案經費的同時，提高檔案利用率。首先，檔案管理人員可以利用大數據技術對檔案資源進行高效化處理，將其變為可供直接利用的數字化資源，為搭建檔案共享平臺鋪墊基礎。其次，各個單位之間在互聯網上建立一個檔案傳輸終端后，利用互聯網技術和大數據技術對檔案資源進行傳輸，使檔案資源能夠在安全、穩定和高速的環境下進行互聯互通。最后，檔案管理人員可以結合本單位檔案管理工作的一貫制，探索搭建跨區域、跨設備和跨平臺的檔案大數據管理平臺，實現檔案數據管理的系統化。面對海量的檔案信息資源，若不加以科學化、規范化和系統化處理，就難以展開檔案資源整合、分析與采集工作，也會影響到檔案事業的正常發展。

（三）以大數據技術為基點，開展信息咨詢服務。為了提升檔案資源的利用效率，單位可以優化檔案管理部門的職能，延伸檔案管理部門的服務內容。單位可以利用大數據技術在檢索數據資源上的優勢，為社會主體提供信息咨詢服務。許多單位的檔案管理都具有一定的特色，其內部的檔案資源大多涉及某一專業領域，社會價值極高。從彰顯檔案價值、提高檔案利用率的角度出發，單位探索構建信息咨詢服務機制，能夠推動單位檔案管理事業邁向更高的階段。

三、結束語

檔案服務效能是衡量單位整體檔案服務水平的重要依據，也是檔案管理工作的歸宿。只有切實提升檔案服務效能，才能充分挖掘檔案資源的價值，提升單位檔案服務軟實力，贏得檔案需求主體的好評與認同。單位之所以對檔案進行科學保管和高效利用，根本原因在于檔案資源作為信息資源的集合體，具有充足的價值，能夠為單位其他工作的開展提供依據。大數據技術作為一種信息資源處理技術，對檔案服務工作的推動力明顯，給檔案服務工作變革帶來了新的契機。在文化與科技交融的時代背景下，檔案管理人員應當用科技思維武裝頭腦，以科技手段為智力支持，真正實現大數據技術與檔案服務的融合。