新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設探究

文/云南省建水第一中學 李翠松

隨著我國綜合國力的持續(xù)提升，市場經濟轉型的不斷深入，事業(yè)單位正處在改革發(fā)展的重要階段。對檔案管理工作來說，事業(yè)單位改革意味著諸多變化，檔案管理工作涉及的內容、工作、職責也更為廣泛，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經無法適應當前改革的步伐，檔案管理工作也迫切需要進行變革。規(guī)范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎，歷來是企業(yè)管理高度重視的內容，對事業(yè)單位檔案管理工作來說，規(guī)范化標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質量，提升事業(yè)單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發(fā)生率。所以，為有效保障事業(yè)單位改革的有序推進，加強事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設勢在必行。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對檔案管理規(guī)范化標準化建設的重視不足。從事業(yè)單位實際情況來看，諸多事業(yè)單位仍舊將工作的重點放在經濟效益方面，片面認為檔案管理工作本身不具備經濟效益，在實際工作進程中對檔案管理重視程度不足，導致檔案管理規(guī)范化標準化建設嚴重滯后于事業(yè)單位改革。

（二）檔案管理規(guī)范化標準化制度建設較為滯后。科學合理的制度是保障各項工作開展的先決條件。但從事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理工作仍舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，顯然無法滿足事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況，檔案管理規(guī)范化標準化制度建設存在嚴重的滯后性。

（三）檔案管理數字化建設步伐較為緩慢。進入“互聯(lián)網+”時代，數字化建設已經成為各行各業(yè)發(fā)展的主旋律，檔案管理工作自然也不例外。但從事業(yè)單位檔案管理工作實際情況來看，因為檔案管理規(guī)范化標準化建設的滯后，導致檔案管理數字化建設的整體情況不夠理想，僅有部分內容實現(xiàn)了信息化管理，且因為數字化建設欠缺統(tǒng)一的規(guī)范與標準，事業(yè)單位檔案管理數字化建設步伐較為緩慢。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化的措施與建議

（一）加大內部宣傳教育力度。為有效推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化工作的開展，事業(yè)單位領導層必須要將檔案管理規(guī)范化標準化納入日常工作，將其提升到發(fā)展戰(zhàn)略的高度。與此同時，事業(yè)單位需要全面加大檔案管理規(guī)范化標準化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應當包含事業(yè)單位內部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規(guī)范化標準化的開展，同時主動參與進來，共同推動檔案管理的規(guī)范化標準化建設。

（二）建立健全立卷歸檔標準。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作在立卷歸檔組合方面不夠規(guī)范，其正是制約事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設的主要原因，建立健全立卷歸檔標準成為關鍵所在。這就需要事業(yè)單位檔案管理全面按照“以我為主”的立卷歸檔原則，保障檔案保管利用價值的最大化。實際工作進程中，事業(yè)單位必須要嚴格落實有關要求，致力于完善以下幾個方面的問題：首先，有效明確立卷歸檔的重點，針對各種文件、資源進行全面的區(qū)分，諸如各種文件資料本身在內容、形式等方面類似，必然需要針對相關問題實施系統(tǒng)的研究，避免檔案管理存在重復、信息冗余的現(xiàn)象。其次，全面掌控立卷歸檔對應的時效性，必須要完成現(xiàn)行文件任務之后，才能夠開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規(guī)范性。最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產生巨大的影響，同時案卷對應的立卷方法、裝訂質量同樣至關重要，必須要嚴格按照規(guī)范的流程標準來協(xié)調立卷方法、案卷裝訂質量，保障立卷歸檔的規(guī)范化標準化。

（三）完善檔案管理制度與機制。規(guī)范、標準的制度是推動各項工作有序開展的重要基礎，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設同樣離不開管理制度。從事業(yè)單位實際情況來看，應當針對檔案管理機制進行全面的優(yōu)化調整，基于組織保障、部門寫作、工作內容要求、崗位職責劃分等諸多層面進行全面的優(yōu)化。具體來說，事業(yè)單位應當基于檔案管理工作實際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，將對應的責任明確到個人，并安排專門負責人，針對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行全面的監(jiān)管。與此同時，事業(yè)單位還應當組織檔案管理規(guī)范化會議，通過內部協(xié)商共同制定規(guī)范化、標準化的檔案管理機制，針對相關職能部門的職責、義務進行明確的規(guī)定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進行協(xié)調合作，規(guī)范檔案資料收集的完善性、利用的安全性。基于檔案管理制度與機制的全面完善，使得事業(yè)單位檔案管理工作能夠嚴格按照制度、機制來開展，整個管理工作的過程自然更為規(guī)范。

（四）規(guī)范信息化建設標準。進入信息化技術高速發(fā)展的“互聯(lián)網+”時代，各行各業(yè)均在致力于信息化建設，事業(yè)單位檔案管理自然也不例外。信息化管理作為顯著的特征在于標準化、規(guī)范化以及便捷化，這就需要事業(yè)單位全面推進檔案管理信息化建設，綜合參考信息化建設要求建立檔案管理工作的相應規(guī)范、標準。具體來說，為有效滿足檔案管理信息化建設的相關要求，必須要針對檔案管理整個流程建立系統(tǒng)的標準、規(guī)范，檔案管理隊伍在開展相關操作的過程中，均能夠嚴格按照相關標準、規(guī)范來進行操作，基于統(tǒng)一的操作模式、規(guī)范的處理體系，使得檔案信息資料處理實現(xiàn)信息化轉化，保障事業(yè)單位檔案管理工作能夠進行高效的共建共享。

（五）規(guī)范檔案著錄與分類號。事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設必然離不開對應的標準、規(guī)范，建立規(guī)范標準開展檔案重組就成為首要內容。對事業(yè)單位來說，應當做好以下幾個方面的措施：首先，針對一些內容復雜、厚度過厚的檔案資料，必須要進行重新組卷處理，即將本身存在聯(lián)系的檔案進行組合，針對缺乏目錄、頁碼的檔案，需要實施目錄、編碼編著，以此來保障重組之后的檔案更為規(guī)范、標準，從而有效優(yōu)化檔案資源，提升檔案管理工作的效率。著錄工作是檔案管理信息化建設的基礎性工程，關系到檔案管理的可靠性、真實性。所以，事業(yè)單位檔案管理部門必須要嚴格遵循《檔案著錄規(guī)則》，同時綜合參考檔案管理信息化建設的具體情況，建立健全檔案管理著錄的具體細則，針對著錄行為進行全面的規(guī)范，有效推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化標準化發(fā)展。與此同時，分類號是檔案檢索的重要標準，關系到檢索的效率與質量。事業(yè)單位檔案管理部分必須要在遵循《中國檔案分類法》的同時，主動結合事業(yè)單位檔案管理信息化建設情況，構建基于信息化建設的分類標準、流程，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設奠定基礎。

三、結語

總的來說，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設作為提升檔案管理效率與質量的重要途徑，必須要引起高度重視。對各個事業(yè)單位來說，應當主動吸收借鑒檔案管理相關的先進理論、經驗，針對當前檔案管理實際進行系統(tǒng)、深入的分析，結合檔案管理信息化建設進程來建立健全相應的規(guī)范標準，通過加大內部宣傳教育力度、建立健全立卷歸檔標準、完善檔案管理制度與機制、規(guī)范信息化建設標準以及規(guī)范檔案著錄與分類號，以此來推動事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化發(fā)展。