新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探

文/山東省社會保障基金理事會 張新顏

創新是引領發展的第一動力，在創新的時代中，在“互聯網+”的新形勢下，事業單位檔案管理工作如何面對信息網絡時代帶來的變革，如何適應社會發展的潮流？不少事業單位當前的檔案管理工作不能跟進社會的發展步伐，影響了融入社會信息化的進程。因此，探究新形勢下事業單位檔案管理與創新策略，意義重大。

一、新形勢下事業單位檔案管理創新的意義

檔案是事業單位在各項工作中日積月累形成的具有保存和參考價值的資料。檔案存在的目的除了“保存”就是“使用”，用得好，用出效益，才能保證檔案擁有持久的生命力。因此創新事業單位檔案管理方法，踐行“以用為本”，通過電子化、數字化、智能化的管理模式，實現檔案業務全生命周期管理，進一步加快辦事效率，提升事業單位的服務水平和服務力度，在新形勢下具有極其重要的作用。

二、新形勢下事業單位檔案管理存在的問題

（一）現代化管理意識有待進一步提升。一些年長的事業單位檔案管理工作者受到長期的傳統檔案管理思想的影響，在接受新方法、新技術和現代化管理方式方面需要提高積極性。

（二）現代化管理機制有待進一步完善。一些事業單位的檔案管理機制老舊、傳統，有的雖然引進了高效的管理平臺，但配套管理制度不健全，新技術擱置，并未發揮真正功效。

（三）現代化管理技術手段有待進一步摸索。新形勢下，事業單位檔案管理部門在對存量檔案數字化、新增檔案電子化的過程中，不能百分之百保證電子檔案的真實性。比如在電子檔案的復制過程中，由于采用的方法、軟件或格式不同導致檔案失真的現象常常存在。數字化、電子化檔案不同于傳統的紙質檔案，在使用和管理過程中，以往的管理方法不再適用，新的管理方法無論是對于檔案管理者還是對于使用者來說都需要長時間摸索和適應。

（四）專業化人才不被重視。傳統檔案管理觀念根深蒂固，認為檔案管理不能產生直接的經濟效益，因此檔案管理部門被邊緣化，檔案業務知識普及少，專業化檔案管理人才配備不全，現有管理人員工作積極性不高。

（五）忽視保存電子檔案的原始資料。新形勢下，數字電子檔案開始廣泛使用，不少事業單位就忽視了保存電子檔案的諸如紙質、影像等原始資料。

三、新形勢下事業單位檔案管理創新策略初探

實現檔案業務全生命周期管理，踐行檔案的“以用為本”，需要從管理觀念和技術、管理制度和機制以及人才吸引和保障等方面探究新方法。

（一）管理觀念創新。管理觀念創新，體現檔案服務的社會和經濟效益。要明確檔案是事業單位非常重要的無形資產，檔案管理人員應本著管好、用好檔案的理念，針對人事檔案、技術檔案、會計檔案或文化檔案等不同特點，深入體會其保存意義，摸索不同檔案的管理方法。檔案管理觀念的創新還應體現自身的自主性，比如將單一功能的檔案管理工作發展為集檔案、資料、信息、統計、情報多位一體的信息網絡中心，在數據為王的信息時代，充分發揮信息載體的作用，使檔案資源成為科技創新、技術改造的動力之一。

（二）技術手段創新。1.采用專業的綜合檔案管理軟件系統。當今電子信息化時代下的事業單位檔案管理應選擇融合性強的綜合檔案管理軟件系統。管理軟件功能應涵蓋：（1）檢索功能健全。（2）模塊化設計，能夠快速擴展和適應不同需求和業務。（3）支持平臺擴展和融合，實現與業務系統之間的信息交互。（4）安全性、保密性高，備份完善。2.數字電子檔案的過程控制。在數字化、電子化檔案的過程中，要保證采集檔案的真實性，可以采用優化的技術手段，比如使用縮微復制技術、光盤備份技術做好檔案的數字采集和多重備份工作；在用好綜合檔案管理軟件系統的基礎上建立電子檔案查詢網站，開發微博、微信等信息平臺，同時做好安全備份。3.數字電子檔案的原始資料管理。原始資料可以通過高速掃描儀或專用的掃描軟件掃描，將原始資料尤其是紙質資料加工為高質量的影像文件，可以設置不同的格式，保存在服務器或電腦中。

（三）管理制度和機制創新。為適應社會的高速發展，需要不斷創新檔案管理制度，明確檔案工作的年度方針和目標以及檔案管理者的義務和責任，制定相應的考核辦法，精益化管理，使得檔案管理工作職責明確、獎罰分明。

（四）人才吸引和保障。知識型、創新型的檔案管理人才是切實落實新形勢下的檔案管理工作的核心力量。一方面要科學選拔和培養檔案管理人員；完善檔案管理人才培養機制，激發人才學習主動性。另一方面要制定和落實激勵政策，吸引專業化管理人才的入駐，同時激發人才的內在成長動力，使高素質的檔案人才能夠全身心投入到檔案管理工作中。

四、 結語

新形勢下的事業單位檔案管理應“以用為本”，借助互聯網，嘗試跨界融合，創新驅動，建構全新的事業單位檔案管理模式。