文書檔案管理特點(diǎn)與創(chuàng)新策略研究

文/甘肅天水名城保護(hù)投資發(fā)展有限責(zé)任公司 雷宇丹

當(dāng)今社會(huì)，文書檔案管理是一個(gè)企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的核心，具有較強(qiáng)的技術(shù)性、服務(wù)性以及監(jiān)督性。在實(shí)際生產(chǎn)管理中，所有企業(yè)發(fā)展都會(huì)涉及文書檔案管理工作。該部分內(nèi)容可以使企業(yè)單位的文書檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。尤其是新時(shí)期發(fā)展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業(yè)管理水平，同時(shí)現(xiàn)代化的管理手段也可以使企業(yè)檔案管理更具合理性與時(shí)效性，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要條件。

一、文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)文書檔案管理較為繁瑣。文書檔案管理涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面，傳統(tǒng)文書檔案管理主要是以紙質(zhì)形式為主，將企業(yè)發(fā)展中涉及的重要信息進(jìn)行收集、整理、匯總、分類、入冊(cè)、保存、借閱，從而保證企業(yè)文書檔案的完整性與安全性。在實(shí)際管理中，傳統(tǒng)的文書檔案管理具有范圍大、數(shù)量多、易損壞等特點(diǎn)，想要查詢資料必須經(jīng)過(guò)諸多流程，查找時(shí)間較長(zhǎng)，很大程度上降低了文書檔案的時(shí)效性，導(dǎo)致文書管理工作的繁瑣度增加。

（二）檔案管理內(nèi)容較為豐富。文書檔案管理具有一定實(shí)效性，是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展的真實(shí)寫照。日常管理中，文書檔案管理主要涉及企業(yè)行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案、會(huì)議檔案、科技檔案以及黨群檔案等一系列重要書報(bào)和電子資料。在很大程度上反映了文書檔案的多樣化、豐富化。在一些特殊性行業(yè)中，文書檔案可能還會(huì)涉及一些政府資料管理，如：重要的“紅頭文件” “政府綱要”等，這些資料具有一定的特殊性，因此需要重點(diǎn)管理。

二、文書檔案管理的創(chuàng)新策略研究

（一）提升文書檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)。文書檔案具有一定的特殊性，需要企業(yè)各部門之間緊密配合。尤其在現(xiàn)代化的管理模式之下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)快節(jié)奏的發(fā)展需求，企業(yè)想要提高工作效率，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)。首先，要注重提升文書檔案管理人員思想觀念的創(chuàng)新意識(shí)，要懂得在企業(yè)管理中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化管理手段，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力的缺點(diǎn)。其次，企業(yè)要加強(qiáng)技術(shù)革新的創(chuàng)新意識(shí)，及時(shí)更新文書檔案的軟硬件設(shè)施，對(duì)企業(yè)文書資料信息及時(shí)進(jìn)行加工組織和存儲(chǔ)，以便于提供檢索、演示等服務(wù)，支持日常辦公和檔案資料的調(diào)用，使企業(yè)文書檔案管理更加科學(xué)化、現(xiàn)代化、智能化。第三，企業(yè)要通過(guò)制度來(lái)保證創(chuàng)新意識(shí)的有效實(shí)施，要將文書檔案創(chuàng)新管理研發(fā)納入企業(yè)年初工作計(jì)劃中，通過(guò)硬性要求來(lái)有效提高文書檔案管理的創(chuàng)新性研究。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理辦法。合理有效的文書檔案管理辦法可以提高企業(yè)管理質(zhì)量與效率。新形勢(shì)下，企業(yè)為了提高文書管理質(zhì)量，已逐漸將創(chuàng)新管理辦法納入實(shí)際的員工績(jī)效考核工作中。在實(shí)際管理工作中，企業(yè)文書檔案具有一定的保密性和特殊性，會(huì)涉及眾多商業(yè)機(jī)密，因此，企業(yè)要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求建立完備的電子檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)重要的商業(yè)機(jī)密進(jìn)行加密處理，同時(shí)還要對(duì)已處理或廢棄文件進(jìn)行銷毀。其次，要?jiǎng)?chuàng)新人員選擇辦法，傳統(tǒng)企業(yè)中該部分工作主要是由后勤人員進(jìn)行管理，企業(yè)想要提高文書檔案管理效率必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)立獨(dú)立的文書檔案管理部門，在人才選拔上除了注重人員的專業(yè)管理技能，還要加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、職業(yè)操守等項(xiàng)目考核，從而為企業(yè)選拔一批新型管理人才。最后，入職初期公司還要根據(jù)發(fā)展需求加大員工專業(yè)技能與創(chuàng)新意識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)企業(yè)還要不斷鼓勵(lì)員工研究管理辦法，從而最大限度優(yōu)化管理。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理制度。新時(shí)期發(fā)展條件下，企業(yè)除了要轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)之外，同時(shí)還要不斷創(chuàng)新文書檔案管理制度，要保證文書檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。首先，企業(yè)要將現(xiàn)代化的發(fā)展要求與國(guó)家相關(guān)法律制度進(jìn)行結(jié)合。其次，要對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與修改，使文書檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化、靈活化，改善傳統(tǒng)文書檔案繁瑣、不及時(shí)等管理現(xiàn)狀。最后，要構(gòu)建現(xiàn)代化的管理制度，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展不斷創(chuàng)新文書檔案管理方式，要有計(jì)劃、有目的地對(duì)現(xiàn)有文書檔案進(jìn)行分類、修編、保存，從而有效推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理制度的創(chuàng)新與實(shí)施。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的應(yīng)用。當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，越來(lái)越多現(xiàn)代化管理手段被運(yùn)用到實(shí)際的文書檔案管理工作中，這也使得文書檔案管理工作更加信息化、便捷化。首先，要在原有基礎(chǔ)上建立專業(yè)的信息管理平臺(tái)。其次，建立信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，利用信息管理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有文書數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析、處理、匯總，為企業(yè)提取更具價(jià)值的信息，真正意義上實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書檔案管理關(guān)乎一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，為了使企業(yè)辦公更加科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，企業(yè)除了要提高自身管理意識(shí)之外，還要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新文書檔案管理制度，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，從而使文書檔案管理更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。