淺析檔案數字化建設中的若干問題

文/內蒙古鄂爾多斯市第三高級中學 黨霞

在我國經濟文化經濟建設的過程中，數字化、電子化時代的到來為我國未來的發展創新帶來了新的機遇與挑戰，這就要求我國在諸項事業的建設過程中都朝著數字化的方向邁進。檔案事業作為我國社會建設中不可或缺的一項重要事業，也需要不斷加強數字化、電子化方面的建設力度，相比較于西方發達國家，我國在科技方面的發展是相對緩慢的，這就需要投入更多的精力建設數字化檔案。當然，在建設的過程中還存在這樣或那樣的問題，我們必須要找到有效解決上述問題的辦法，才能更好地建設我們的檔案事業。本文重點對數字化檔案建設過程中存在的一些問題進行探討，為今后這些問題的解決提供有效的途徑。

一、對檔案數字化與檔案數字化建設的理解

（一）檔案數字化的含義。所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。數字化具有直觀、簡單、速度快等優點。檔案數字化、電子化是隨著多媒體技術、計算機網絡技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫”，它將各種傳統載體中的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以網絡化的形式傳輸，數字化的形式存儲，并利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷共共享共享和利用的目的。經過數字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行整合，使檔案利用服務方式更加靈活多樣，最大限度地實現了檔案資源的共享。

（二）檔案數字化建設的主要內容。從數字化的內容來看，檔案數字化的對象主要包括以下兩個方面：一是紙質檔案進行數字化，即將原有館藏的紙質檔案、傳統載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換。二是對正在形成中的電子類文件進行及時歸檔、、保存，做到電子文檔的真實有效、齊全完整。從檔案數字化的發展順序來看，數字化的內容分為以下兩個層次：一是檔案目錄的數字化，即建立檔案目錄數據庫資源，嚴格規范檔案信息的著錄標準，科學選定檔案目錄的數據庫結構樣式。二是檔案全文信息資料的數字化，即采用掃描錄入的方式將檔案資料的全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄、索引，或是經OCR(光學字符識別技術)識別后采用文本格式存儲檔案原貌內容，輔之以全文檢索數據庫技術。

（三）檔案數字化建設的重要意義。1.進行檔案管理的主要目的是為了滿足用戶需要。之前傳統的檔案服務是通過紙質材料、圖片材料以及聲像材料等向客戶提供所需的檔案信息。現階段，互聯網技術不斷發展，人們逐漸習慣利用互聯網技術來獲取所需要的資源信息，相關研究人員對未來檔案用戶類型和用戶需求進行了論述，在未來發展中，中國將出現更多的檔案網站在線用戶，檔案服務由實體檔案館逐漸轉換為數字化檔案館，人們也會通過數字化、智能化以及信息化的形式更加方便地獲取檔案信息。2.管理數字化有利于實現檔案信息資源共享。對于已經習慣將互聯網當作主要資源信息獲取渠道的現代人而言，如果少了數字化檔案作為支撐，人員將無法有效檢索、搜集、下載檔案信息，使得檔案信息需求無法得到滿足。未來用戶的檔案新需求會由實體化向著內容化轉變，由紙質型材料轉換為電子型材料，從到館查閱的方式轉換為互聯網檢索形式。只有順應時代發展潮流，重新定位檔案用戶以及用戶需求，才能夠不斷提升服務水平，發揮出檔案信息的整體價值，如今，檔案管理數字化、電子化建設已經成為當前信息資源共享發展、長足發展的必然趨勢。3.管理數據化有利于增強檔案的保存性，完善檔案管理。電子檔案的出現，不但提升了管理效率和質量，還有效緩解了閱覽室、館藏庫房緊張的情況，增強了檔案的保存性。傳統檔案管理職能主要是以保管和應用為主，而信息化時代檔案管理職能正在向著信息搜集、管理和服務改變。傳統的管理模式無法適應信息化時代檔案的管理要求，只有對其進行創新，改進檔案的搜集、整理、保存手段，合理的配置資源，才能夠有效管理，為用戶提供更加優質的綜合性服務。4.管理數字化有利于提升檔案可利用性。傳統的檔案內容比較單一，只有專業研究人員才會去閱讀和利用，對于信息化時代的網絡用戶而言，館藏資料產生的作用并不大。從相關統計數據可以看出，館藏檔案利用效率不足10%，檔案信息利用的復雜化是產生此問題的主要原因。因此，可以采用轉換檔案信息的形態和載體性質來解決。檔案信息的管理和開發工作在我國具有十分重要的作用，它有利于檔案信息資源的深度開發和廣泛利用，為我國信息資源建設提供可靠的信息保障、后盾。

二、檔案數字化建設存在的問題

（一）傳統檔案建設理念的束縛。在我國經濟建設不斷深入發展的背景下，我國各行各業檔案管理的建設必須兼顧整體性，承擔一定的社會責任、社會義務，一定要認清自身檔案管理發展與社會外部因素之間的關系，促使檔案信息化建設與社會發展的總體方向保持高度的一致性、統一性。但是從檔案信息化建設的現狀來看，我國檔案建設具有一定的滯后性，難以與社會的發展保持同步。在傳統觀念的束縛下，數字化檔案建設進程被制約。現代數字化檔案建設需要行業、單位更新觀念，擺脫傳統觀念束縛，積極建設現代化的檔案管理制度。轉變觀念創新發展不是一朝一夕就可以完成的，需要循序漸進的原則逐漸完善建設。

（二）缺乏健全的檔案管理體系。數字化檔案管理依賴現代化技術水平，這對各單位、各部門資源管理提出了更高的要求與挑戰。但是不少單位和部門對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設流于形式，未觸及到深層次管理層面。從形式上看，單位規定了檔案管理的規章制度，但是行為規范只局限于對檔案整理的操作規程與交接格式等，而對檔案歸檔整理收集之后的具體交接情況與檔案真實性未實施有效的監督、追溯。這就使得檔案管理發生問題時，責任到人難以真正實施。因為原本負責檔案管理的人員變動、檔案交接與整理分析職能相分離等問題都影響責任審查。因此，對于數字化檔案管理建設，需要著重加強管理體系建設。

（三）缺乏檔案專業人才。人才機制，是檔案管理建設的核心力量，數字化檔案建設對人力資源的理論知識儲備、技能水平、檔案管理素養以及人力資源調配都有具體化要求。而當前檔案數字化建設中，人才短缺與人才管理問題突出。一方面，檔案管理室的配套基礎設施薄弱，計算機功能少。另一方面，檔案管理的人才素質薄弱，不少事業單位的檔案管理人員為瀕臨退休的老員工或是計算機技能不過關的非正式員工，這使得檔案數字化建設更加流于形式。因此，檔案數字化建設中，既需要強化人才培養，為檔案管理人員提供上崗培訓機會，鍛煉其計算機操作技能與檔案整理分析技巧，同時也需要加大設備投資，更新計算機系統，為數字化檔案建設提供硬件基礎。

（四）缺乏有效的軟硬件技術保障。技術機制是保障數字化建設的重要工具。與傳統紙質不易保存一樣，數字化檔案也存在一些技術局限。諸如，數字化檔案一鍵刪除、修改極為快速，且不可還原，同時復制粘貼功能也使得檔案原件與復制件差別無二，原件的獨一無二性受到制約。此外，計算機系統的不斷升級換代，使得檔案格式不斷變化，字體、格式、形式、讀取方式等，因此無法簡單憑借載體與格式判斷檔案原件的原始性。因此單位的檔案數字化建設需要注重開發新功能、新技術，設定諸如身份認定、智能檢索、操作跟蹤等創新技術，對原始文檔進行追蹤審查。

三、改進檔案數字化建設的具體措施

（一）加強檔案管理者的數字化意識。檔案數字化建設是一個漫長的過程，它既是將檔案管理建設工作與互聯網信息技術融合，也是檔案管理者不斷深入認識現代檔案信息管理客體之間的一個過程。所以需要不斷加強檔案管理者的數字化意識，同時大力宣傳檔案數字化管理的先進理念，以期引起社會各行業單位管理者的高度重視。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質。要重視選拔、任用檔案數字化管理的復合型人才，提高他們的綜合素質，綜合素質指的是檔案管理人員的專業能力和管理意識。第一，對單位檔案管理人員展開不定期的思想政治教育，推動檔案管理人員在參與工作實踐的過程中確定科學的人生觀和價值觀，盡可能提高其愛崗敬業的精神。第二，專業技術的提高離不開培訓和繼續教育，所以要定期對檔案管理專兼職人員進行專業理論知識培訓，使其及時掌握計算機應用技術、技巧，加強檔案數字化管理服務能力、建設能力。第三，檔案管理人員要利用現代化檔案管理的技術和手段，推進檔案管理工作的系統化和規范化。

（三）建立完善的檔案數字化建設制度。目前，大多數團體組織中，信息工作是分開進行的。傳統的信息活動和檔案、情報部門之間相互分離，同時新型信息活動之間相互保持一定距離。信息工作處于分離狀態，使得傳統信息活動和新型活動難以形成合力，同時也不利于檔案數字化建設。因此，必須建設完善的信息管理機制，整合團隊組織中的各信息部門，使之形成合力，為各自做好自身的信息生成、傳播和利用提供有效的管理機制。首先，制定檔案數字化制度的時候，要對國家的相關檔案管理法規進行仔細的研究，對單位內部的實際發展情況進行分析，保證制定的檔案管理制度既能規范于國家的檔案管理法規，也能符合單位具體發展的需求。其次，要嚴格落實實施制定的檔案數字化管理制度，盡快解決內部檔案數字化管理的混亂狀態。最后，在檔案管理制度的基礎上設立專門的檔案管理崗位，并有效的落實責任問責制度。

（四）提高檔案數字化整理的技術手段。對檔案信息進行安全的保存是檔案歸檔整理的前提，數字化檔案信息一般存儲在計算機中，所以要加強計算機的防侵害設置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。

四、結束語

綜上所述，檔案管理朝著自動化、數字化和智能化的方向發展，雖然很大程度上提高了檔案信息管理建設的效率和質量，但是檔案信息資源變得越來越復雜，使的檔案數字化建設中的問題層出不窮。所以各單位各組織需要強化檔案管理者的數字化意識，多方面提高檔案管理人員的綜合素質，建立完善、系統的檔案數字化建設制度，提高檔案數字化整理的技術手段，促使檔案數字化管理、建設工作水平的不斷提高。