企業職工檔案管理中存在的問題及對策

文/吉林省大安市企業職工檔案室 于雪

企業職工檔案作為一項文字資料，其記錄的主要內容包括職工的個人籍貫、政治面貌、工作經歷等，其與職工的許多方面都有直接聯系，如職工職稱評定、失業保險、養老保險、工資晉級等。相關調查發現，在市場經濟條件下，企業職工檔案管理受多種因素的影響，存在著諸多問題，對職工的切身利益與勞動力市場的正常運轉造成了嚴重影響，因而很有必要采取一系列有效的解決措施。

一、當前職工檔案管理中存在的問題

（一）缺乏深刻認識。當前，檔案管理工作并未引起高度重視，主要表現在檔案室缺乏先進的設施，且管理水平長期未見提高，先進的現代計算機應用技術并未在檔案管理工作中得到運用。即使部分企業已分離出檔案室，將其作為一個獨立的部門，但思想上仍然是因循守舊，未改變對檔案工作的看法，因而導致檔案管理工作進展不大，員工的工作強度雖大，但效率卻不高。

（二）缺乏先進的管理設施。科技的飛速發展，讓科學化、數字化的管理方式被運用到企業檔案管理工作中。在企業檔案管理中可引入一些現代化元素，進而促進檔案管理效率的提高。通常，紙質檔案為企業職工檔案材料的主要形式，如果時間過長就會導致紙張變黃、變脆，字體不清。若將一些新的設備運用于企業職工檔案管理工作中，或通過一些管理軟件把紙質檔案轉化為電子檔案，便于將存儲空間與整理時間減少，使分類整理更加方便，時間得到節省，并防止檔案管理人員發生存錯檔、漏存檔的情況，實現檔案管理的現代化、信息化與數字化。

（三）檔案管理方法落后。不標準、不規范是大多數檔案室建設存在的問題。一些單位未設置專用檔案室，沒有配套“六防”設施，所以導致檔案資料發生霉變或被蟲蛀，使之美觀整潔與完整性大受影響。同時檔案管理仍以手工管理為主，只要不丟失就行。不斷更新的科學技術手段，擴大了職工檔案信息管理系統，也大幅提高了計算機信息的水平，但部分先進的技術未被充分挖掘與發揮，所以并未被廣泛運用于檔案管理中，以致于無法提高管理效率，浪費了資源。

二、規范企業職工檔案管理的對策

（一）加強相關知識宣傳，提高職工檔案管理認識。作為一項原始記錄，企業職工檔案中的內容包括職工學習、工作與參加保險等情況，是職工接續社會保險、享受各項福利待遇的重要依據，與每位職工的切身利益息息相關。新時期，職工檔案內容的側重點已經由職工政治歷史情況、工資審批晉級逐漸轉化為其他多個方面，如養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金等。人事檔案管理部門可根據檔案內容為員工辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況說明；為員工代辦申報職稱；按照檔案確定退休年齡；結合檔案調整工資等。

（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平。職工檔案管理是一個動態過程，職工檔案管理的各個環節均應建立一套科學完整的規章制度，包括檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等，并在具體運用中加以完善，保證工作有序進行，避免出現無章可循的情況，讓職工檔案工作逐漸走上制度化、規范化的道路，切實將人事檔案“見證歷史”的作用發揮出來。對檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔和鑒別制度予以完善，在第一時間收集、補充、更新人事檔案資料，認真細致鑒別收集檔案材料是否具備完備的手續、是否準確精煉表述、觀點有無模糊不清，進而保證人事檔案收集與歸檔的完整，達到不丟失、不積壓，將事實客觀公正地反映出來的目的。對現代化管理標準予以貫徹落實，盡量保證信息的準確性、唯一性，做到準確、有序，條目清楚，查找方便。

（三）加強檔案管理的設施建設，提高職工檔案的存儲時間。配備相應的管理設施是實現企業職工檔案管理現代化管理方式的重要環節。企業應設立專門的職工檔案管理部門，并配備相應的現代化設備，包括計算機、傳真機、復印機、掃描儀等。而從軟件設施方面而言，配備相應的軟件設施能夠讓檔案的存儲時間延長，使檔案的借調更加方便，從而更好地管理企業職工檔案。

（四）加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。首先要將檔案管理人員選準用好。檔案管理工作具有很強的政策性，按照新形勢下檔案工作的需求，堅持發展的眼光，并結合長遠的需要對負責人事檔案工作的人員作出合理選擇。從事職工檔案管理工作的人員除了對人事工作、檔案工作非常熟悉外，還必須能夠熟練操作計算機和相關網絡技術。由于職工檔案管理工作還具有很強的保密性，因而工作人員必須具備鑒定的立場，樹立牢固的保密觀念。在調整崗位時，需將保持檔案管理員隊伍穩定的重要性考慮到，盡可能不對檔案管理員進行調整，以讓該隊伍的專業性得到保證。同時，還需利用學習、業務培訓等方式，豐富檔案管理人員的專業知識，提高其業務技能，并對其知識結構予以優化。在崗位目標管理中加入檔案管理人員的工作成績，并結合年終考核，切實提高檔案管理人員的素質。

三、結語

總而言之，企業職工檔案管理工作要想取得長遠發展，必須對自身的管理理念進行不斷更新，加強創新發展，同時也應與時代發展要求保持同步，不斷完善自身資源，進而實現自身應用價值的最大化發揮。