加強水利工程勘測設計科技檔案管理的思考

文/江蘇省工程勘測研究院有限責任公司 杜麗雯

近年來，我國的水利工程得到大力建設。在水利工程建設中，勘測設計是其中的重點任務，在勘測過程中，將形成較多的科技檔案，需要做好這部分檔案的管理，為未來工作的開展打下基礎。

一、管理措施

（一）加強制度建設。在檔案管理工作中，其具體管理效果的好壞同檔案制度的建立、完善具有十分密切的聯系。對于檔案管理制度來說，需要從以下方面做好工作：第一，制度建設。需要聯系實際工作的需求做好鑒別歸檔制度、轉遞制度等的建立，對具體工作當中的值班考勤、服務流程以及保密記錄等制度做好完善，以此保證該項工作具有較好的秩序性。第二，資料收集。文件資料是形成檔案的基本內容，對此需要從文件資料的收集環節抓起，對于重要文件檔案，需要加強對附件、正文以及底稿的檢查，看其完整性是否能夠滿足要求。工程竣工資料，需要做好開工竣工圖紙、隱蔽工程記錄以及開工竣工報告的檢查。對于重要的會議記錄以及報表等等，也需要及時收集，有效控制不同類型檔案的前期收集工作，保證相關檔案在提供利用以及管理方面能夠充分發揮作用。第三，鑒定管理。在檔案質量控制工作中，對于文件的鑒定是其中的關鍵環節，鑒定的質量情況也將對檔案質量產生影響。在實際工作中，對于不同部門上交的報表、文件以及圖紙資料等，需要對其進行嚴格的鑒定，對不同材料的重要程度做好區分，按照制度標準對殘缺資料做好補救措施的應用。根據文件的形成特點、規律等保持好文件間的聯系，保證分類清楚。

（二）強化服務理念。對于檔案管理這項工作來說，其目的是為實際工作開展提供服務。在實際檔案管理工作中，無論是數字化檔案還是實物化檔案，都具有自身的重要作用。對此，在實際管理工作中，需要對“保管”引起重視的同時重視服務，始終將服務放在工作首位，拓寬服務領域、創新服務機制，以此推進該項工作更好發展：第一，服務方式。要對歸檔力度進行加大，不斷提升歸檔率，保證相關材料的準確、及時入庫，按照最全、最快的原則為使用者提供服務，對以往檢索工具不配套、簡單的特點進行積極轉變，對圖檔管理系統進行充分的利用，對具有現代化特征的電子數據庫以及檢索手段進行建立，形成內容穩定、形式統一的檢索體系，以此對不同使用者的需求進行滿足。第二，服務理念。要對以往工作當中被動式的服務理念進行轉變，保證服務的主動性，通過現場咨詢、跟蹤服務等方式積極主動參與到相關活動當中，保證檔案信息的及時供應，為相關工作的開展提供翔實的檔案信息。第三，服務手段。作為檔案的管理人員，需要提供適用的編研資料以及檢索工具，以此為技術人員查詢工作的進行提供便利。要做好信息源的積極提供，及時公布所收集到的相關資料，對于借、閱等要做好細致的記錄，保證檔案的應用安全以及應用效果。

（三）轉變管理方式。在現今計算機、網絡技術不斷發展的過程中，水利工程勘測檔案信息化管理也會向著數字化、電子化的方向發展。作為設計單位，即需要能夠積極轉變觀念，通過投入方面的加大保證檔案管理工作能夠向著信息化的方向發展，不斷提升數字化水平：第一，要對原有的工作方式進行改變。首先，要將原有的手工管理方式轉變為計算機管理方式，包括電子文件管理、檔案統計以及登記等等。同時將原有實體檔案向著信息化檔案的方向發展，對檔案進行網絡化利用，在對安全性作出保證的基礎上對檔案信息資源在企業生產發展當中的作用進行充分發揮，對檔案信息資源水平進行提升。第二，要在現有的基礎上對檔案信息化管理模式進行研究。根據勘測單位實際工作開展中對于檔案的使用要求以及管理要求，將傳統檔案借閱、保管實現對用戶需求的轉變，對快速數據檔案利用、數據加工處理服務以及查詢技術資訊服務等模式進行轉變，通過技術方式的應用對電子文件完好性以及歸檔準確率問題進行解決。同時，要根據勘測工作需求做好檔案信息化管理系統的設計與應用，在對目前相關規范、規定要求進行滿足的情況下對不同電子文檔類型提供支持。第三，要積極創新技術，保證檔案在利用、查詢方面的快速性。對于目前部分電子文件來說，其通常具有較大的容量，在普通網絡環境下無法保證速度。對于該種情況，則可以聯系自身需求做好檔案信息管理平臺的研發，以此對檔案服務的下載利用、快速傳輸與瀏覽等目標進行實現。如可以通過高倍率壓縮、高保真還原技術的應用對檢索、瀏覽的快速性進行實現，對于檔案管理人員大量重復錄入信息的問題，可以應用OCR以及圖像解析技術，以自動的方式將信息添加到系統中，進一步提升工作效率。

二、結束語

在本文中，我們對加強水利工程勘測設計科技檔案管理的方式進行了一定的研究。在未來工作中，需要對檔案管理這項工作引起充分的重視，加強對于檔案管理方式的創新優化，不斷提升檔案管理工作的水平。