加強行政審批檔案管理利用的若干思考

文/淄博市政務服務中心 黃衍潔

一、行政審批檔案管理與利用中存在的問題

（一）檔案管理思維落后。想要加強行政審批檔案的管理工作，需要先了解其弱項所在。由于在檔案管理的工作期間，總會有一些工作人員忽視了對檔案的保存，同時忽視了檔案保存的重要性，沒有預防檔案管理后會出現的一些具體問題，所以當問題出現的時候沒有及時地進行解決，反而在一定程度上造成了資料的受損，以及對檔案的可利用性造成嚴重損失，工作人員只會覺得把檔案保存起來就是工作的任務，豈不知保存檔案的重要意義在于后期的繼續利用的目的。然而實際上，檔案保存工作的存在意義便是為了以后有需要的時候，可以供需要的人或者是事，便于在很快的時間內查閱想要找到的相關信息資料，可供人們隨時查找翻閱，但是對于當下的工作人員來說，并不在意工作的意義，只在于工作的形式，只要保存了資料和檔案就是完成了工作的需要，所以想要更好地加強行政審批檔案管理工作，需要從員工根本的工作職能培訓入手，讓其明白工作的重要意義。對于現代社會來說，雖然在一定程度上的工作需要已經越來越信息化和現代化，并且網絡的出現也給工作帶來了不少的便利，在一定程度上節省了工作支出以及工作的成本，為現代化的工作提供了很大的便利。但是，雖然網絡簡化了部分辦公，可是依舊不能變得完全信息化，依然也需要人工操作，比如檔案的管理工作，還是在某些方面依然需要人工進行保存，并沒有隨著時代進步而進步，所以，檔案的儲存依然采用紙質的方式進行保存、人工記錄，所以深入思考之后，便會發現，落后的檔案管理工作模式，會影響行政部門的工作效率。

（二）檔案利用存在制約。1.信息高度分散。檔案保存存在一些現實問題。由于行政審批涉及的行業以及部門比較多，由不同的部門進行管理和支配，所以由此可見資料的存儲過于分散，而且查閱起來又比較麻煩，需要各級領導的同意，給工作在一定程度上帶來了麻煩，無法在很短的時間內查到需要的檔案和資料。這樣一來，資料分散保存的現象導致很難實現檔案管理工作的效率最大化。2.系統難以兼容。檔案保存工作還有一個問題，具體如下，因為行政審批開始到工作結束有一個漫長的經過，需要經歷多個繁瑣的過程，但是經過一些機構的改革之后，將分散的檔案進行了集中處理，所以經手行政審批的工作人員是否能夠及時的完成行政審批的工作，取決于這些人的工作效率以及個人對工作的態度，這些工作的弊端都會在一定程度上出現客觀問題，會導致審批檔案相關的信息數據遺漏，甚至使檔案信息內部數據割裂和過于分散。而且，由于工作不夠謹慎，所以行政審批的電子文件以及相對應的紙質文件，不能夠相對應的保存，會出現電子文件與紙質文件不同時在檔的記錄，所以，這也是導致檔案管理工作出現不兼容的問題的主要因素。

二、加強行政審批檔案管理的策略

（一）行政審批檔案信息化管理。1.加快行政審批電子檔案信息化建設。加強行政審批檔案管理工作，首先要加快檔案的信息化建設。就目前情況來看，加快行政審批的管理辦法是當前政府進行的重點工作。電子檔案信息化速度的加快，也在某種程度上降低了紙質文件保存的成本，同時在原來的基礎之上，延長了紙質文件的使用率，提高了對檔案的保存質量和完整性。2.改善檔案信息化基礎設施建設。加強檔案管理工作也需要對檔案信息化的基礎設施進行改善。隨著信息化社會的發展，電子檔案信息化建設也是政府很重視的一項工作，會得到政府人員的高度關注。同時，電子信息檔案的發展也是將來的必然趨勢，所以現在就需要著手于檔案事業工作的措施進行研討。電子信息的內容主要包含了對網絡安全環境的建設，還有計算機硬件的環境建設以及系統安全軟件建設等方面。

（二）行政審批檔案規范化管理。加強行政審批檔案管理工作，還需要對管理工作人員的工作守則進行規范化處理。具體改進措施實施如下：1.管理人員的篩選、監督和評估。管理人員是管理部門工作的一把鑰匙，管理部門的工作進展以及工作效果如何，都取決于這把鎖的鑰匙，如果鑰匙保存的好，那么檔案管理以及工作的進展就會很可觀，但是一旦這把鑰匙出現問題，那么管理工作也就會存在風險，給整體的工作帶來了很大的麻煩和損失。當一個公司或者一個企業涉及需要設立檔案管理部門，就說明這個企業的規模并不會很小，所以，這個管理部門就相當于掌握了這個企業的所有信息資料以及相關人員的檔案，所以檔案管理部門的人員任用也是很謹慎的一個選擇。所以，這就要求企業必須加強對工作人員的管理和規范化要求，以便達到整個管理體系的規范化管理。同時在人員選拔上還要謹慎挑選，沒有責任心的人，還有工作不夠仔細認真的人是不予任用，經過嚴格篩選以及培訓之后才可以正式上崗工作。而且，對于已經上崗工作的人員，還要加強其日常工作的監督，確保他們養成專業的工作素養。最后，還要對相關的工作人員進行工作的考評，用標準來規范他們的日常工作態度，在考評中發現他們存在的問題，并且給出及時的糾正辦法，這也是在另一方面上保障企業的利益不受到危害。2.完善管理人員的獎懲制度。對工作人員的選拔問題解決之后，還要在日常生活中設立工作考評制度以及獎懲制度。制度的設立都是為了更好地保障管理工作的穩定正常進行，同時，這也是完善一個企業規范化制度的過程。制度的設立是用來約束工作人員的工作態度以及工作素養，獎勵可以促進工作人員的工作積極性，相反，懲罰便是為了約束工作人員嚴格遵守工作守則，起到懲戒的作用，可以防止以后的工作中不再出現類似的錯誤情況，較少犯錯的概率。政策則是對表現良好的員工進行表彰，這是一種激勵也是一種樹立榜樣的做法。3.工作部門嚴格分工、各司其職。對工作人員進行了規范處理之后，還要對部門之間的協作關系進行規范化要求。部門工作的分工要明確，各司其職，有利于自己部門進行合理的安排以及工作按守則進行工作的考評。同時部門工作的嚴格分類工作也有助于自己部門的檔案的管理，有利于獎懲制度的進行，誰的問題誰承擔，這樣一來就不會有人推脫自己的職責和義務，可以更好地制約企業工作的開展。尤其是對于工作過程比較繁雜的企業來說，嚴格分工明確的制度可以使工作進行的程序簡單化，在一定程度上提高了工作效率。

三、加強行政審批類檔案利用的策略

（一）整合行政審批檔案資源管理。加強行政審批檔案的利用率，首先需要進行資料以及檔案的整合管理。分批管理則會加大管理人員的工作量，所以將檔案以及資料進行統一管理，不僅可以促進檔案的以及資料的使用率，還在一定程度上減少了資料管理的工作，同時也有助于檔案管理部門的工作人員的工作效率。并且，注定行政審批工作，還有檔案信息的管理工作也是一種提高部門管理規范的一種具體表現。同時，還要對于借閱檔案以及資料的工作人員要及時進行登記，以保障檔案的安全性還可以明確的標記此檔案是否被及時的歸還。

（二）統一行政審批檔案數據系統。加強行政審批檔案的利用還可以通過對數據兼容問題的解決。解決了審批業務系統的問題和檔案管理之間的數據兼容問題，也是加強行政審批的檔案管理工作。解決二者之間的問題也就是加快了信息傳遞的速度，加快了審批的節奏，審批人員以及檔案管理人員能夠及時地對接工作，還可以及時地轉移審批人員的相關審批意見，便于審批工作的進行。在此同時，統一行政審批的管理系統，也是對管理部門的一種促進作用，在審批部門與檔案管理部門之間進行數據交換以及信息共享的時候，可以滿足各個部門對信息以及資料的利用需求。