事業單位檔案管理信息化建設分析

文/濰坊市奎文區愛國衛生服務中心 江云

信息時代，先進的信息技術在我國的各行各業都有著一定的應用，并且促進了我國的國家建設以及經濟發展，所以為了能夠更好地適應事業單位當前的發展要求，應該努力地提升信息化技術在事業單位檔案管理工作中的應用效率，提高檔案管理工作的信息化水平，采用先進的信息化技術來管理檔案信息。本文主要是針對我國檔案管理信息化建設的特點以及現狀進行了分析，然后提出了一些促進事業單位信息化建設的建議，希望能夠將信息化技術在我國的事業單位檔案管理中的作用有效地發揮出來。

一、檔案管理信息化建設的特點

（一）檔案管理數字化。傳統的檔案管理方式主要是以紙質檔案為主，而資料查詢也需要行仔細查找才可以，而信息化檔案管理則是通過相應的信息化技術將紙質檔案上的信息轉化為數字化信息,在電腦等設備或者是網絡中儲存，一般在進行信息化檔案管理的過程中，都會通過各種信息化技術來構建一個數據信息平臺，檔案管理人員通過操作相應的技術與軟件，將各種信息進行分類歸納，然后通過設置相應的數據檢索程序，向人們提供數據信息資料查詢功能。

（二）檔案管理網絡化。檔案管理信息化的關鍵就是運用網絡進行各種數據資料的傳輸，在進行檔案管理信息化建設的過程中，主要是以互聯網為運輸載體進行資料傳輸，從而能夠實現檔案數據的快速收集與傳輸功能。互聯網是檔案管理各個信息化技術的鏈接通道，是實現檔案管理信息化建設的重要元素之一。

（三）檔案管理智能化。當前我國可持續技術不斷地發展，各種智能化技術也已經被研究出來，而在進行檔案管理信息化建設的過程中，智能化也是管理信息化中的一部分。作為信息化檔案管理，在檔案資料收索、篩選過程中有著一定的促進作用，由于各種先進技術的應用，使檔案管理工作更加智能。而信息化檔案管理工作在進行的過程中由于其智能化的特點能夠有效地縮短檔案內容的獲取時間，從而提升檔案管理的效率。

（四）檔案管理的簡易化。相較于復雜的傳統檔案管理工作，信息化檔案管理工作由于采用了多種先進的技術，能夠快速地實現相應的管理目的，大大簡化了檔案管理的工作流程，原本需要多個環節的工作，通過信息技術能夠直接實現。

二、檔案管理信息化建設的重要性

當前傳統檔案管理模式的弊端越來越突出，已經不能夠滿足當前我國事業單位發展的需要，所以當前應該要努力地加強檔案管理信息化的建設。

（一）提高事業單位資源的利用效率。加強檔案管理信息化的建設能夠有效地促進我國事業單位在進行檔案管理過程中各種管理資源的利用效率，以最小的成本實現檔案管理效率的最大化。事業單位工作人員通過信息化技術對各種信息數據進行分析，從而提高自身的決策科學性以及合理性，在人力資源調動上面能夠更加的合理，提高人力資源的利用效率，降低事業單位正常運行的人力成本，并且還能夠對事業單位的人力資源起到一定的優化效果。

（二）提高檔案管理工作的效率。隨著事業單位不斷地發展，各種檔案資料的數量不斷地增加，而傳統的手工檔案管理模式工作效率不能夠全面地進行檔案館管理，并且在進行檔案信息檢索的過程中，由于檔案的繁多，也會出現各種問題。而在進行檔案管理信息化建設之后，工作人員可以通過相關的信息化技術來進行檔案管理，信息化技術則是能夠有效地避免各種人工問題，采用數字化形式來展現事業單位的檔案信息，從而深化檔案管理工作的信息化。并且通過相應的檢索工具能夠實現高效的信息檢索，在短時間內就能夠查找到人們所需要的檔案資料。

三、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）事業單位檔案管理信息化制度不夠完善。由于大多數的事業單位缺乏對于檔案管理工作的重視，所以在進行檔案管理信息化建設方面也并不太關注，導致在進行建設的過程中，大多數的單位都不能夠清楚地掌握自身的發展狀況，導致信息化檔案管理制度不符合自身的發展需求，從而影響到了信息化檔案管理工作的開展。還有就是一些事業單位雖然具有比較完善的信息化檔案管理制度，但是卻不能夠有效的落實，在制度落實中存在著一定的問題，缺乏比較有深度的管理操作。并且在進行檔案管理工作調整過程中，由于不能夠明確工作人員的具體工作責任，導致工作人員在進行工作的過程中，導致檔案管理工作比較混亂，使檔案管理信息化建設只能夠停留在表面，并不能夠充分地發揮信息化技術在檔案管理中的作用。

（二）事業單位檔案管理信息化建設的資金投入力度不高。由于檔案管理信息化建設工作不能夠受到事業單位領導的重視，使得檔案管理信息化建設經費不多，不能夠有效地實現信息化建設，并且對于檔案管理工作的開展也有著一定的影響，再有就是財政部門在進行撥款的過程中，由于沒有考慮到檔案管理工作信息化建設的項目，導致資金出現不足的現象，或者是一些經濟不太發達的地區本身的經費不足，導致在進行檔案管理信息化建設的過程中受到經費的限制，信息化建設不夠完善，進而使得檔案管理工作人員在工作的過程中由于設備條件比較差、工作比較繁重等因素影響到自身的工作積極性，從而影響到檔案管理工作效率的提升。

四、加強事業單位信息化建設的有效措施

（一）提高信息化檔案管理意識。為了能夠加強事業單位的檔案管理信息化建設的力度，首先就是要提高對于檔案管理的重視程度，在進行事業單位運行的過程中，相關的領導人應該能夠明確在事業單位發展的過程中檔案管理工作的重要意義，同時還應該要在資金支持方面提高相應的傾斜力度，從而使事業單位的檔案管理人員得到充足的資金進行檔案管理信息化建設。引入先進的信息化技術設備，提高檔案管理信息化水平，加強檔案管理工作人員工作訓練，提高工作人員的工作能力以及技術設備的操作熟練度，確保檔案管理工作能夠順利高效地開展。

（二）完善信息化檔案管理制度。要做好事業單位檔案管理信息化建設工作，還要做好檔案管理信息化制度的完善工作，要能夠從事業單位的實際發展情況出發，將檔案管理工作的實際情況同事業單位的發展需要以及當前的科學技術水平有些結合起來，從而制定出符合事業單位發展要求的信息化檔案管理制度并且不斷地進行完善。由于檔案管理從傳統管理方式往信息化管理方式轉變，所以還應該要做好相應的工作調整，優化工作程序，明確工作崗位，做好工作人員工作責任的劃分，要做好相應的制度落實工作，還應該要制定有效的信息化檔案管理工作的監督制度，以此來約束工作人員的工作行為，確保檔案管理工作能夠順利地開展。

五、小結

當前我國的事業單位在發展的過程中會產生越來越多的檔案資料，給自身單位內部的檔案管理工作增加了壓力，導致檔案管理工作不能夠有效進行，并且信息化技術在我國的應用越來越廣泛，對于我國的各行各業都有著一定的促進。為了能夠更好地滿足事業單位發展的需求，事業單位應該要加強檔案管理工作信息化建設，從而提升檔案管理工作的工作水平通過各種先進的技術來提高檔案管理效率，更好地為事業單位的發展提供幫助。