高職院校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題與對策

文/湖北國土資源職業(yè)學(xué)院 許冬凌

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

高職學(xué)院內(nèi)部校區(qū)的建設(shè)是集中性的教育部門素質(zhì)以及提升教育效率的主要保證，而且現(xiàn)在高職學(xué)院的體系建設(shè)中，對于檔案信息化的普及程度并不強，而檔案信息化可以很好地，對現(xiàn)有學(xué)習(xí)人員自身的素質(zhì)進行分配，從而使得他們找到屬于自己的學(xué)習(xí)環(huán)境來進行更好的學(xué)習(xí)。所以現(xiàn)在的高職學(xué)院對于檔案信息化的建設(shè)非常重視，而高職學(xué)院在進行學(xué)校檔案信息化建設(shè)時，經(jīng)常遇到許多難題，造成現(xiàn)在的信息化無法正常運行，這主要是因為現(xiàn)在信息化科技不夠以及信息化技術(shù)重視不夠所導(dǎo)致的。

（一）信息化建設(shè)有利于提升檔案利用服務(wù)水平。數(shù)字化與信息化改變了檔案信息的存儲載體和形式，拓展了檔案資源管理工作的服務(wù)領(lǐng)域，提高了檔案資源管理的工作效率，實現(xiàn)了檔案資源的效益及價值最大化。數(shù)字化處理后的檔案信息資源能夠突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在時間上和空間上的限制，使得信息傳遞和導(dǎo)出更加便捷。所以針對現(xiàn)在大信息化的建設(shè)，就必須要通過實現(xiàn)檔案資源的共享，加大新的自由模式，實現(xiàn)被動為主動的轉(zhuǎn)變，才能夠提高現(xiàn)在的服務(wù)水平

（二）檔案信息化有利于檔案資料保存。高職院校檔案部門保管的原有的檔案處理大部分是通過紙質(zhì)來進行，不但會造成環(huán)境的污染，會大量的占用空間，并且處理起來非常的麻煩，也不利于長期的保存，因此隨著現(xiàn)在各種技術(shù)的不斷研究，檔案數(shù)量的不斷增加，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在信息的供求，逐漸呈現(xiàn)出檔案數(shù)量太少，但空間不足，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案儲存過于狹窄，也就影響了現(xiàn)在信息處理的基本速度。由于電子檔案存儲載體信息空間量大，同時具備傳輸快，便于檢索等特點，很好地解決了快速增長的檔案信息和有限檔案保管條件之間的矛盾，有效地增強了檔案信息資源保管的能力。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案信息化建設(shè)意識不強。目前有部分高職院校檔案管理者缺乏檔案資源數(shù)字化、信息化管理觀念，管理方式保守、固化。片面地認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是走走形式，就是簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程。因此檔案管理方式依然比較落后，僅僅停留在立卷、歸檔、鑒定、保管等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上。所以高職院校管理者必須具備創(chuàng)新和改革意識，檔案信息化管理才能得到發(fā)展。只有充分意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高檔案管理者的信息化意識和能力，才能保障高職院校信息化管理的順利推進。

（二）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。由于缺乏資金投入，造成很多高職院校檔案設(shè)施設(shè)備落后，檔案數(shù)字化管理基本空白。盡管有些高職院校目前具備一定的信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，比如計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機等，但實際上已經(jīng)成熟應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)軟件管理檔案信息的比例并不高，總的來說還停留在運用計算機進行基礎(chǔ)性管理的階段。可以說，如果缺少了檔案信息管理系統(tǒng)，檔案信息化就是一句空話。使用檔案管理系統(tǒng)進行管理，不但可以很好地集成管理體系，還可以提供現(xiàn)在的管理效果和信息處理的監(jiān)督。所以隨著檔案信息化的全面推進，加強檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)是必不可少的環(huán)節(jié)。

（三）檔案工作隊伍素質(zhì)偏低。檔案效益具有隱蔽性，所以部分高職院校對檔案工作并不重視。認(rèn)為檔案部門就是“資料回收站”，收集、分類、存放檔案資料，全憑經(jīng)驗運作即可。這就導(dǎo)致高校檔案工作隊伍整體年齡偏高，學(xué)歷偏低；單一經(jīng)驗型偏多，復(fù)合技術(shù)型偏少；同時高校檔案工作人員以女性為主，文史類專業(yè)居多，工科類專業(yè)甚少，與信息化建設(shè)所需的“精通檔案管理專業(yè)和計算機專業(yè)的創(chuàng)新復(fù)合型人才”相距甚遠(yuǎn)，從而導(dǎo)致現(xiàn)有高職院校檔案工作隊伍基礎(chǔ)薄弱。

三、推動高職院校檔案信息化建設(shè)的途徑和方法

（一）強化檔案管理信息化意識。一是要提高認(rèn)識，樹立檔案信息化建設(shè)意識，就是在現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上通過培養(yǎng)學(xué)校內(nèi)部的管理層人員，對檔案信息技術(shù)管理的重視，使他們了解檔案信息管理技術(shù)對于學(xué)校內(nèi)部建設(shè)的重要性，而高中職業(yè)學(xué)院內(nèi)部對于各項檔案的處理需求非常大，對于人員資源的分配有著非常高的要求，因此通過以上教育，使他們了解檔案管理技術(shù)對優(yōu)化檔案以及信息處理的重要性，使檔案管理在學(xué)校內(nèi)部有效進行。而有必要的情況下，成立專門的黨政建設(shè)部門，隨時對學(xué)校內(nèi)部的管理層人員進行黨政教育，使其明白檔案處理技術(shù)的重要性。

（二）強化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。一是加強現(xiàn)在信息化基礎(chǔ)設(shè)備的完善，使其能夠充分反映基本信息數(shù)量，并且通過信息數(shù)量進行最基本的信息數(shù)據(jù)分析，而設(shè)備的設(shè)置是要確保其基本的防護能力安全屬性得到保證。其次就是要確保相關(guān)的設(shè)備能夠擁有一定的軟件進行保護，這樣才能夠使其擁有更好的效率，用來加強其對于信息處理的效率和能力。管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的物理數(shù)據(jù)層、概念數(shù)據(jù)層和邏輯數(shù)據(jù)層設(shè)計合理，便于錄入、利用。而針對現(xiàn)在檔案處理技術(shù)的轉(zhuǎn)型升級，就要確保管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型升級，有利于企業(yè)發(fā)展，并完善學(xué)校內(nèi)部信息檔案技術(shù)。檔案管理軟硬件設(shè)備、設(shè)施與學(xué)校的其他設(shè)備、系統(tǒng)之間具有兼容性，能適應(yīng)檔案信息化管理要求，逐漸實現(xiàn)所有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，擴大網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)范圍。

（三）強化檔案信息化管理人才隊伍。高職學(xué)院在進行現(xiàn)代復(fù)合型管理人才培養(yǎng)時，一是要注意基本的管理素質(zhì)，對他們進行計算機技術(shù)培訓(xùn)使其成為高級綜合性人才。二是利用教育培訓(xùn)平臺，同時對于現(xiàn)有的管理人員，加強其對于現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)力度，確保其能夠很好地分析高職學(xué)院內(nèi)部的環(huán)境，綜合現(xiàn)有信息進行綜合的基礎(chǔ)操作，使其能迅速掌握前沿的信息技術(shù)應(yīng)用能力，適應(yīng)社會信息技術(shù)的發(fā)展。三是建立健全績效考核制度，將檔案信息化業(yè)務(wù)水平納入技術(shù)考核體系，考核的重點主要集中在檔案管理信息化建設(shè)的開展進度上，且將考核成績作為晉升和職稱評定的依據(jù)。

（四）強化檔案信息化安全保障體系建設(shè)。高職院校檔案信息化安全是一項系統(tǒng)工程，沒有有效的安全管理，其他任何努力都是徒勞。檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案事業(yè)得以順利開展的最根本保障。在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中，必須要建立健全檔案信息安全規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份和檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，從安全管理組織、制度、措施上必須遵循信息安全規(guī)范，堅持保密和利用并重的原則，增強檔案信息安全保障能力，確保檔案信息的安全性和完整性。

四、結(jié)束語

綜上所述，高職學(xué)院內(nèi)部的檔案建設(shè)管理是一個非常大的工程，需要我們投入非常大的精力進行建設(shè)，所以針對高職學(xué)院中的種種問題，我們就要實現(xiàn)它的管理上的優(yōu)化以及信息的高級技術(shù)化，繼而實現(xiàn)高職院校信息資源共享，最終實現(xiàn)檔案信息資源的利用價值。