社會保險電子檔案和紙質檔案長期并存的思考

文/松原市社會保險檔案管理中心 劉海明

在以往社會保險檔案管理工作開展的過程當中，紙質檔案是重要的載體。而隨著科學技術的快速發展，當前電子檔案也逐漸成了檔案的重要構成類型。而在社會保險工作開展的過程當中，其檔案歷程較長，目前正處于一個紙質檔案和電子檔案長期并存的狀態。而兩種檔案特點及管理方式上，存在一定的差異性，我們應該在具體工作開展上對于兩種檔案的異同進行有效分析，并且做好二者并存的管理。

一、電子檔案和紙質檔案的分析

電子檔案和紙質檔案，其本身的載體存在著很大的差異，其更加符合人們的閱讀習慣，是以往檔案管理工作當中的一個重要的形式。而隨著信息技術的快速發展，電子檔案本身數字化的方式對檔案信息進行存儲，人們在進行檔案查閱的過程當中，只需要通過利用計算機等終端設備就可以進行實現。對于紙質檔案來說，電子檔案本身具有更強的便利性，在大量檔案管理上，這種電子檔案在具體使用的過程當中也更加便捷。紙質檔案本身對于信息的記錄上，其整體容量相對較小。而隨著科學技術的發展，電子檔案整體的存儲量則是“無窮無盡”的。相對于電子檔案來說，紙質檔案的體積較大，在具體管理上需要對于其存放的環境進行充分的考慮和控制。另外，在對于檔案唯一性方面，二者也存在一定的差異。紙質檔案在進行信息辨別上，具有良好的優勢。電子檔案本身可以受到計算機的修改和復制等，唯一性存在一定的不足。可以說，電子檔案和紙質檔案存在一定差異。在當前二者并存的狀態下，我們應該結合二者的具體特點，做好相關的管理。

二、社會保險電子檔案和紙質檔案長期并存下的管理思路

（一）完善社會保險檔案管理工作的開展制度。從當前電子檔案和紙質檔案并存的角度來說，要想提升檔案管理工作的開展水平，必須要構建一套科學可行的管理策略和思路，更好地適應新環境下檔案工作的新特點。在具體工作當中，應該充分發揮電子檔案管理的特點，結合電子檔案本身所存在的無痕跡特點和可復制性的特點，在具體管理上應做好針對性的管理和控制，圍繞電子檔案特點，構建一套全方位的管理制度和策略，讓電子文件的管理更加規范，避免出現管理方面的誤差。而對于紙質檔案的管理上，針對紙質檔案管理保存方面要求較高的情況，我們應做好合理的優化和改進，提升紙質檔案管理的規范性，減少保存過程當中所出現的各方面問題。

（二）構建電子檔案和紙質檔案的有效關聯。檔案信息本身是非常重要的資源，結合電子檔案和紙質檔案的具體特點，我們應該做好二者之間的有效關聯，這樣才能更好地實現二者的配合利用，提升檔案資源的利用效率。社會保險檔案內容十分重要，如果其管理和利用上存在失誤和問題，就會造成很大的影響，對于廣大人民群眾的利益方面會造成一定的損害。針對于此，我們應合理分析當前社會保險檔案當中電子檔案和紙質檔案的具體情況，做好二者之間的轉換。針對紙質檔案，可以有步驟、有計劃、有范圍的對其進行電子化的轉化，并進行相應的歸檔控制和管理。對于電子檔案，我們可以結合經常利用的內容，劃分范圍地進行打印，制作成紙質檔案進行利用，這也有助于提升整體檔案的利用率。另外，圍繞電子檔案和紙質檔案的特點，我們也應做好備份等方面的管理，保證穩妥。

（三）提升社會保險檔案管理隊伍的綜合能力和素質。在社會保險檔案工作的開展上，面對電子檔案和紙質檔案長期并存的狀態，我們應該結合實際情況，做好隊伍的管理，提升隊伍的檔案管理水平，讓其能夠更好地適應電子檔案和紙質化檔案管理的工作特點。部分檔案管理人員，其雖然對于紙質檔案具有良好的管理業務能力，但是他們對于電子檔案的管理上沒有經過專業的學習和培訓，操作方面的效率不高，容易出現錯誤和問題。針對于此，我們就可以進行專項的培訓，讓其能夠對于相關技能進行更好地掌握，提升其整體的管理水平。另外，在相關培訓方面工作的開展上，我們也應該對于培訓工作的內容進行創新，依據當前社會保險檔案管理和利用等方面的要求和特點，做好相關調整，讓培訓工作具備更強的針對性。

（四）混合文件管理系統的構建。為了滿足兩種檔案同時存儲和管理的要求，我們可以構建一個混合文件管理系統。采取科學化的管理標準，讓文件管理系統當中的文件能夠與不同載體的檔案形成映射。例如，對于同一文件來說，在不同載體形式的管理上，應該具備相同的檔案號和記錄，同時對于紙質檔案和電子檔案的存儲地址進行分別記錄。混合文件管理系統的構建和應用能夠滿足兩種檔案共存的需求，同時在實際管理上也能夠對于兩種不同載體檔案進行實時化的管理和上傳。系統當中也可以整合相應的借閱和加密等相應的功能，這樣能夠實現對于混合文件的有效管理。而對于不同的業務類型來說，混合文件管理系統本身在應用上也可以針對社會保險檔案的具體特點，滿足其不同形式化的管理需求，這樣能夠更好地實現兩種檔案形式的有效共融。另外，在這一文件系統當中，其本身也應該提供一個標準化的接口，這樣才能夠實現動態化的管理，對于檔案的實際使用情況進行有效的控制，在發現問題及時快速的解決。利用標準化管理結構，也能夠對于電子文件的形成和保存進行規范化的管理，結合不同檔案的不同載體采取分類管理的標準，確保其日期、全宗號、文件頁碼等重要信息和紙質檔案相一致。檔案管理人員在進行調用的過程當中，可以通過標準接口來進行集成化的管理和調用，這是提升檔案管理工作開展效率的一個重要的手段。

（五）實現一體化管理。對于檔案服務系統的構建來說，構建一個一體化的管理平臺，能夠對于檔案文件管理的多元化需求進行更好地滿足，同時也是當前電子檔案管理工作開展的一個重要的發展方向。在電子檔案和紙質檔案的同步管理上，我們應該深入分析和探討，結合檔案調用的多方面需求，滿足其不同資源形式檔案的利用特點。一體化管理平臺的應用，能夠為用戶提供更加便捷的檔案方面的服務，同時也能夠通過網絡滿足用戶遠程檔案借閱等多方面的需求。用戶可以隨時隨地的接入這一網絡平臺當中，對于電子檔案的資料進行調用。借助于權限管理系統，可以讓用戶與文件信息更緊密，這樣一來在用戶需要借助網絡信息資源進行導航，根據用戶角色的不同來高速、準確確定為用戶所需內容，這種模式的應用也達成了電子檔案與紙質信息檔案的綜合一體化管理。一體化管理系統的應用，在提升了檔案管理效率的同時，也滿足了用戶實際使用過程當中的多方面需求，對于社會保險檔案管理水平的提升來說是具有推動作用的。

三、結束語

總的來說，在當前社會保險檔案管理工作開展當中，我們應該意識到電子檔案和紙質檔案是長期并存的狀態。我們應該結合兩種檔案的具體特點和情況，做好相關管理工作的調整，提升檔案工作方面的針對性和適應效果，這樣才能更好地滿足社會保險檔案管理工作的開展要求，同時這也是支持我國社會保險事業健康持續發展的一個必要的舉措。