新形勢下會計檔案管理相關問題研究

文/昭通市彝良縣價格認證中心 張廣平

隨著現代信息化產業的迅猛發展，我國很多單位已經有將資料轉化為數字化的能力。新形勢計算機技術貫穿在人們生產生活的全過程中，對于快速提高會計行業檔案管理電子化進程效率。加快健全發展現代管理模式，充分激發會計檔案管理資源潛能，有著重大意義。

一、會計檔案管理現狀

隨著依法治國理念在我國社會主義建設過程中的深入推進，會計檔案管理也應該可以找到相關法律支撐，走上有法可依的法治軌道。在現今依托互聯網與大數據多媒體的迅速發展背景之下，傳統的會計檔案管理環境發生了變化，傳統方法受到來自于互聯網、多媒體、云存儲技術這類先進技術的強烈沖擊。并且隨著法律法規的不斷修訂完善，原有法律、法規如今已不能解決一些在會計檔案管理過程中出現的問題。目前我國的檔案管理制度長期存在著諸如檔案管理制度不完善所造成的大量會計賬簿、會計報表、銀行賬單丟失的問題，這些固有的問題所帶來的對于經濟管理工作的負面影響十分嚴重。隨著此類問題的積壓，目前我國已經逐漸意識到問題解決形勢迫在眉睫，也意識到一些目前實施的會計檔案管理法規的不足之處，在相關部門的關注與討論下，財政部在2015年5月向社會征求意見，公開修訂1998年頒布的《會計檔案管理辦法》。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）領導觀念傳統，不重視檔案電子化。由于目前單位領導思想過于傳統，沒有緊跟社會發展腳步，觀念比較落后。缺乏給予足夠的重視到會計檔案電子化管理。造成忽視檔案追隨電子化發展的主要原因源于普遍社會觀念的偏差。很多公司會計檔案的定位就是為了對付上級領導檢查工作以及審計。除此之外，并且由于一些領導，出于對個人利益或所在公司單位內部團體利益，利用某些手段強迫會計人員粉飾真實財務狀況，導致會計數據失真。并且由于缺乏完善規范制度，制約會計檔案工作，也使得會計檔案的真實性無法保障。對內部的工作而言，這樣固有的觀念就會使一些行政事業單位和企業忽視了會計檔案亟待電子化的現實需求，其所需要關注的關于存儲、管理、共享便利性等功能等升級被擱置。

（二）工作人員知識儲備受限。在會計檔案管理初期階段，管理人員所采用的方法為一般管理方法，這種方法主要來源于歷史學文獻學等學科。隨著會計檔案管理向電子化方向的發展，必須將其管理人員傳統思維與現代信息化相結合。原有會計檔案管理人員在以往的工作環境中，對傳統的紙質化檔案管理已經形成了定式，雖然其對會計管理理論知識以及方式方法輕車熟路，但是缺乏現代化信息系統操作思維。很多老員工不懂電子文件以及關于信息儲存、檢索以及傳輸的技術。年輕的檔案管理人員雖然比較了解后者，但是卻缺乏老員工所具備的會計檔案管理知識。

（三）檔案數據存在一定風險。相關軟件開發時間較短，整個體系系統并不成熟，還有待完善提高。在具體的電子化實踐中由于工作管理人員工作上的不到位以及失誤，電子檔案被破壞，其真實性更不能得到保障。加上電子數據本身所具備的容易復制特性，電子數據可以被輕松更改，那么最終就很難鑒定和區分檔案資料與原始數據。并且在實際工作中，會計檔案電子化其數據保存以及應用在整個流程上的進行上不能得到全方位的安全保障，存在較大風險。這也是因為電子檔案保存在計算機上，而電子計算機無法避免不被病毒所攻擊。這一現狀目前無法全面解決，是因為尚無法完全保證所有存儲介質的質量以及安全性、可靠性達到設計標準，并且閃存盤和硬盤的工作受環境條件的影響較大，電磁環境、自然災害等不良環境條件 會影響閃存盤和硬盤的使用壽命，這也加大了電子檔案管理的難度，使得數據的完整性在存儲較長時間后難以保證。

三、提高人力資源管理發展水平的對策

（一）培育領導新管理觀念。從管理者的角度上，注重各級領導在管理人員培訓、資金保障等方面的相應支持，以加快會計檔案管理的科學化進程。在現代的發展過程中，單位領導者思想需要更新。及時摒棄困守舊思想而造成的管理障礙。上級領導部門需要加大對下級部門會計檔案管理督察工作，及時劃分清楚，財務部與檔案部門管理職權。樹立健全符合現代要求的會計檔案管理理念，使用創新型思維進行管理。從內部環境和外部環境切入，共同創造符合現代化辦公需求的會計檔案管理。

（二）完建數據從收集至應用保障工作。在會計檔案數據整體過程實施中，要逐條落實責任制，將每條數據對標到個人。建立完善數據上傳及儲存的相關制度以及監督機制，以此來確保數據的保密性。在數據保管的過程中，要特別注意對比相關數據是否一致，并且利用多人儲存監督的方式保證數據一致。對于數據網絡傳輸中，為防止在傳輸過程中，相關數據被惡意修改，甚至抹去，必須要單獨建立網絡共享制度，將用戶管理人員和使用人員相隔離。用這樣互相分離的工作人員機制確保工作個體無法單獨對數據進行修改操作。在會計檔案電子化管理及網絡信息系統上，需要注意不同數據相互結合，并且在數據上傳過程中，需要有加密設定。

（三）培訓專業會計電子檔案的管理人員。我國目前會計檔案管理工作中存在許多不足。相關部門之間溝通銜接不連貫，上級部門對下級部門檢查缺失，財務部與檔案管理部缺少溝通，造成了混亂現象。因此，規范會計檔案管理要確切落實到其所涉及的各個環節中。從數據收集到最后的保管植入高新技術，組建專業團隊。吸納高素質的專業性人才是組建團隊的基礎。在人才培養過程中，要注重對會計、計算機技術以及檔案管理三方面進行培養。培養方式可以分為職前以及職后。職前培養主要是通過全國各大院校的高等教育。職后的培養方式可以由企業對接進修教育或引進相關專業人才進行繼續教育。通過這兩種方式來培養具備復合型知識的人才。大力重視現在人才的培養和引進。將考核的重點放在能力水平上為現代人才創建一個公平的競爭平臺。從精神層面上面給員工鼓勵和支持。讓他們放心大膽地干事業，在這樣的工作環境下，努力培養單位的新人才儲備。

四、總結

在現代化互聯網、多媒體云儲存等高新技術的環境下，我國會計檔案現代化管理的研究也在不斷深入拓展。筆者認為，會計檔案工作模式創新迫在眉睫，長期拘泥于過去的管理方式會阻礙企業長久發展。學會正確利用會計檔案管理才能對企業發展的科學研究有保障。新形勢下我國目前面對的會計檔案管理問題比較多。由于數字化檔案管理起步晚、發展緩慢、沒有得到相關領導的重視、缺乏法律規范與安全保障導致我國會計檔案管理落后于先進的歐美國家。首先，對這一問題的解決需要企業提高重視、建立起來管理組織框架，培養具備會計專業知識、檔案管理知識、計算機知識的新型復合人才，提高管理人員專業知識水平。其次，國家層面應該針對會計檔案管理工作制定相應管理辦法。通過完善的法律體系，利用數字化加密技術對檔案進行安全保障落實。會計檔案管理電子化是技術進步帶來的必然革新。將極大有效提高工作效率，對促進管理有著規范化的現實意義。在未來的工作中也需要科學靈活的調整管理方式，利用電子化服務為檔案管理提供便利。