信息化背景下文書檔案管理工作研究

文/寧德市中醫院行政科 林英華

一、文書檔案管理信息化的基本概述

文書檔案管理信息化指的是通過信息化技術、互聯網技術對文書檔案相關信息進行采集、整理等一系列管理。我們稱這樣的管理就是文書檔案管理的信息化。文書檔案樣式較多，管理的內容也十分豐富。文書檔案需要對企業或者事業單位的相關活動內容進行記錄，并且還需要對文書檔案記錄進行管理和統籌規劃。文書檔案的常見形式主要包括視頻影像、圖片、文字等。文書檔案管理的數據十分浩大，如果一直采取過去傳統意義上的人工管理，則需要消耗巨大的人力、物力，嚴重影響文書檔案的管理效率。因此，隨著互聯網技術的發展，利用互聯網技術推動文書檔案管理的信息化建設對于提高文書檔案的管理效率具有重要促進作用。

二、當前文書檔案管理信息化存在的主要問題

（一）對文書檔案管理信息化認識不到位。目前，由于工作人員管理理念落伍，對文書檔案管理信息化概念認識存在缺陷。許多工作人員認為文書檔案管理的信息化建設就是利用電腦打打字，添加點數據。對文書檔案管理的信息化建設仍然停留在這個層面。也正是因為這個原因，導致工作人員在文書檔案管理的信息化建設中，往往抱著過去的傳統觀念，不能做到與時俱進。甚至有部分人認為電腦管理會帶來很多問題，不利于文書檔案管理工作的開展。因此，有部分工作人員還存在抵觸心理。這些都是當前文書檔案管理信息化建設的“中梗阻”，有待解決。

（二）文書檔案管理工作流程比較繁瑣，信息化程度普遍不高。目前，雖然很多企業或者事業單位都采購了大量的計算機用于文書檔案的信息化管理，但是由于文書檔案管理的工作流程比較復雜，導致文書檔案管理的信息化程度普遍不高。在實際管理工作中，文書檔案管理有許多工作仍然停留在紙質化記錄層面。另外，市場上由于技術支撐不足，造成許多文書檔案管理工作信息化受阻。例如，如何將過去文字信息浩大的紙質資料快速轉成電子文檔成為一個難題。許多文字掃描工具識別率和文檔出錯率較高，對于文檔轉換工作的校對工作需要消耗大量的人力，不僅沒有提高文書檔案的管理效率，反而大大降低了管理效率。

（三）文書檔案管理信息化存在安全性問題。安全性是文書檔案管理工作最為重要的工作。許多文書檔案管理工作都需要一定的保密性。然而，目前在文書檔案管理信息化建設中，保密性成為制約其快速發展的問題之一。信息化建設會使文書檔案管理中的許多資料上傳數據到互聯網上，管理工作人員在通過互聯網從數據服務器上獲取數據或者傳輸數據的過程中，很可能會導致數據被解包。除此之外，外網防火墻之外的數據攻擊也可能導致部分數據被篡改或者被獲取。這些都是文書檔案信息化建設中必須引起重視的問題。

三、信息化背景下文書檔案管理的優化措施

（一）創新理念，完善文書檔案信息化管理制度。在信息化背景下，企業或者事業單位應該創新工作理念。首先，管理決策層通過在企業或者事業單位內部開展理念植入培訓活動，提高工作人員的文書檔案信息化管理理念，讓其以歡迎的姿態、學習的姿態擁抱文書檔案的信息化管理。其次，決策人員還應該在單位內部開展文書檔案信息化操作流程技能知識培訓活動。通過技能培訓，提高工作人員的信息化操作技術，提高其有關文書檔案信息化管理的專業知識儲備，進而提高日常的工作效率。完善文書檔案信息化管理制度是企業或者事業單位必須做出的工作內容之一。從制度層面予以完善能夠解決傳統文書檔案管理中的漏洞和不足之處。制度完善可以從以下層面開展工作：（1）建立文書檔案信息化管理工作長遠規劃和當下發展規劃。（2）建立標準的、科學的、合理化的文書檔案管理制度。（3）建立職責清晰的權責分配制度。（4）建立高效率、全覆蓋的監督管理制度。（5）建立完善的績效考核以及工作評審制度。（6）建立獎懲制度。通過完善制度建設，提高工作人員的工作積極性，提高工作效率。

（二）引進完善的信息化工具。完善的信息化工具對于提高文書檔案管理的信息化具有重要作用。首先，企業或者事業單位應該針對文書檔案管理的信息化建設工作，積極地與社會上一些互聯網系統開發公司進行合作。通過結合企業自身的文書檔案管理的實際情況，讓互聯網公司為其開發文書檔案管理的信息化工具。在與互聯網企業合作過程中，企業應該在系統的研發需求中將企業自身的文書檔案管理工作流程、工作特殊性、工作權限等內容體現出來。除此之外，完善的信息化管理工具應該具備智能查詢系統，通過智能查詢系統，工作人員可以在搜索框中輸入文書檔案的關鍵字，文書檔案管理系統就可以根據鍵入的關鍵字在指定的范圍內進行搜索。系統的智能查詢系統應該包括精確搜索和模糊搜索，同時還可以指定搜索的范圍。另外，系統應該在登錄時劃定賬號權限，不同的賬號具備不同的操作權限，增加文書檔案管理數據的保密性、安全性。

（三）通過建立新模式，規范文書檔案管理的信息化流程。企業或者事業單位應該通過建立新模式，規范文書檔案管理的信息化流程。公司的決策部門在建立新模式時應該注意工作的遞進性。首先，應該對文書檔案按照項目管理的方式不同進行劃分，通過分類讓管理更加高效。例如，視頻文檔、圖片文檔、文字文檔等按照文檔的記錄形式不同進行劃分。或者根據文檔的不同用途進行劃分。其次，在新模式中，明確文書檔案信息化管理中應該對不同的操作做出明確的解釋。例如，什么樣的權限能夠對文書檔案進行編輯或者刪除銷毀；什么樣的權限可以使工作人員設置外網瀏覽功能。什么樣的權限可以允許工作人員下載文檔。通過這些明確說明，能夠讓新模式對文書檔案管理的信息化建設做到有章可循、有規可依，更加明晰工作人員的工作職責。最后，在新模式中，決策部門應該注重工作人員的職責素養培養。職業素養培養不僅要求工作人員具備先進的管理理念以及嫻熟的工作技能，同時要求工作人員樹立強烈的責任意識。文書檔案管理工作沒有強烈的責任意識無法勝任。因此，企業或者事業單位應該強化工作人員的責任意識，提高其職業素養。

四、結束語

綜上所述，文書檔案的信息化管理為未來文書檔案管理工作提出更高的標準和要求。企業或者事業單位在進行文書檔案信息化管理工作中不僅要關注文書檔案管理的工作流程，還應該注重管理的質量和管理效率。本文通過對信息化背景文化檔案管理的信息化工作分析，為未來我國企業提高文書檔案管理工作提供了方向。